Contact

STRATEGIE

De project-stuurgroep, niet zomaar een overleg

Abdon M

Abdon Moens - 09/03/2021

CEO - Advisor Bedrijfsstrategie

De Project-stuurgroep ​niet zomaar een overleg

Een goed functioneerde stuurgroep is cruciaal voor het slagen van een project. Ze neemt immers deel aan het project en volgt de status ervan op een niet te grote afstand op. Wegens het belang van de stuurgroepwerking mogen we ook eisen stellen aan rol, taken en beschikbaarheid van de stuurgroepleden.

Ondanks de grote impact ervan merken we nog vaak dat de rol van de stuurgroep niet duidelijk is. Ook zijn er vaak vragen rond welke personen er zouden moeten in plaats nemen.

Stuurgroep project

Wat zijn de taken en rolverdeling binnen een stuurgroep?

  • Op geregelde tijdstippen de voortgang en de impact op doelstellingen en risico’s monitoren. Dit houdt in dat de leden van de stuurgroep goed op de hoogte dienen te zijn van de status en voortgang van deze projecten.
    • We stellen geregeld vast dat voor diverse leden de inhoudelijke afstand te groot en de beschikbare capaciteit onvoldoende is om continu een goed beeld te kunnen vormen van de status binnen het project. Om aan dit probleem tegemoet te komen, doet men er goed aan iemand (onafhankelijk) aan te duiden die de nodige informatie verzamelt ter voorbereiding van het stuurgroepoverleg.
  • Het nemen van beslissingen in situaties waarin de projectleider geen bevoegdheden heeft of waarin er sprake is van tegengestelde belangen of conflicten.
  • Opdracht geven voor een project. Als opdrachtgever is de stuurgroep de projecteigenaar en dus meteen ook verantwoordelijk voor de succesvolle uitvoering ervan. De stuurgroep zal het dagelijkse projectmanagement toevertrouwen aan een  projectleider, die binnen afgesproken grenzen (tijd, geld, scope & kwaliteit) vrijheidsgraden heeft gekregen. Binnen deze grenzen neemt de projectmanager zelfstandig beslissingen. Hij is wel verplicht te rapporteren naar de stuurgroep zodra het project buiten deze grenzen dreigt te komen. De stuurgroep heeft als taak te bewaken dat de grenzen niet worden overschreden.

Een goede stuurgroep samenstelling

  • Is afhankelijk van de impact van de projecten. Hierbij hanteren we volgende regel: enkel diegenen die geïmpacteerd worden door een project zitten mee in de stuurgroep. Een stuurgroep(lid) moet de veranderingen voor de organisatie kunnen zien en voelen en daarop kunnen sturen.
  • In projecten die alle bedrijfsprocessen beïnvloeden zal de stuurgroep dan bestaan uit vertegenwoordigers uit de gehele organisatie. Deze vertegenwoordigers moeten wel bevoegd zijn beslissingen te nemen die de gehele organisatie beïnvloeden. Voor een project dat enkel impact heeft op de bedrijfsprocessen van één welbepaalde afdeling, zal de stuurgroep bestaan uit leden die binnen deze afdeling kunnen beslissen en die de gevolgen van bepaalde beslissingen kunnen inschatten.
  • Het is ook noodzakelijk dat er binnen de stuurgroep een duidelijke beslisser (voorzitter) is. Hij/zij is degene die in geval van verschil van mening/inzicht een beslissing kan nemen en die op verzoek van de projectleider ook buiten de stuurgroepvergadering kan optreden.

Start uw stuurgroep  op de juiste manier

Bent u ook volop bezig met het (re-)organiseren van uw organisatie en processen. (H)erkent u de noodzaak aan het invoeren van een gedegen projectmanagement. Denk dan zeker aan het opzetten van een stuurgroep met een goede voorbereiding en de juiste personen rond de tafel.

Ondersteuning nodig bij het opzetten van uw stuurgroep om er de juiste vragen te stellen en projecten op de rails te houden? Neem contact op met onze experts.

ONZE REALISATIES

Kind en beer

Pleegzorg VBB - Efficiënter samenwerken met Microsoft 365

Pleegzorg Vlaams Brabant & Brussel

Een SharePoint en Teams omgeving op maat van de organisatie, zodat deze optimaal waarde toevoegt aan de interne manier van werken en met oog voor de medewerkers in de organisatie.

Lees meer
Cases Firma X

De uitdaging van Firma X

Firma X

Welke uitdagingen helpt Lumeron oplossen? Ontdek een aantal concrete projectbeschrijvingen van onze klanten. Dit maakt het allemaal nog iets concreter.

Lees meer

INSPIRATIEBLOG

Newtons cradle 256213 1280

Business excellence & het perpetuum mobile

"Als men me vraagt wat Lumeron eigenlijk doet dan is mijn antwoord vaak " organisaties in beweging brengen en in beweging houden". Omdat dit antwoord voor velen niet volstaat of nog vragen oproept geef ik meestal extra tekst en uitleg.": zegt Abdon Moens - CEO Lumeron

Lees meer
Red Dot Chart

Een red-dot chart maakt kwaliteitsproblemen visueel

‘Wie niets doet maakt geen fouten’, al is dat de grootste fout op zichzelf… Van zodra je op een productievloer start met het produceren van eender welk onderdeel ontstaan er talloze opties om fouten te maken. Door elke processtap grondig te analyseren, vanuit risicodenken  (LINK: zoveel mogelijk foutkansen weg te werken, duidelijke instructies op te maken en medewerkers goed op te leiden, kom je al een heel eind.

Lees meer
Blog Continu verbeteren is een doe woord

Continu verbeteren is een "DOE"-woord!

Iedereen heeft het begrip "continu verbeteren" zeker al eens gehoord maar waar draait het nu eigenlijk om? Wat wil dat zeggen, "we moeten continu verbeteren"? En is dat wel altijd het geval?

Lees meer