De stap zetten naar Microsoft 365 is het maken van een digitale reis

Met onze gestructureerde aanpak begeleiden we jouw organisatie stap voor stap naar een nieuwe manier van samenwerken via Microsoft Teams, SharePoint, Lists, en meer. In deze blog nemen we je mee in onze aanpak en de verschillende rollen die cruciaal zijn tijdens deze transformatie.

Elke digitale transitie begint met een duidelijk doel en een betrokken team. Bij Lumeron beschouwen we jouw organisatie als The Digital Fleet: een diverse groep mensen die samen de koers uitzetten en varen naar een moderne werkplek. Van enthousiaste voorlopers tot mensen die wat extra tijd nodig hebben, iedereen heeft een plek aan boord. Ons doel is om iedereen te verenigen rond een gedeelde visie en ieder op zijn of haar manier te laten bijdragen.

Het kloppende hart van elke transformatie is het projectteam, of zoals wij ze noemen: de Migration Navigators. Deze groep professionals leidt het migratieproject en vormt het kompas voor de hele organisatie. Ze zijn verantwoordelijk voor:

• Het plannen en coördineren van de migratie.
• Het beheren van deadlines en het bewaken van de voortgang.
• Het communiceren van updates en verwachtingen naar de hele organisatie.

Bij Lumeron werken we nauw samen met dit team om ervoor te zorgen dat ze over de juiste tools en strategieën beschikken om hun rol met vertrouwen uit te voeren.

Geen migratie is compleet zonder de hulp van Onboarding Captains. Dit zijn de keyusers en adoptie-ambassadeurs die hun collega’s begeleiden in de overgang naar de nieuwe tools. Ze spelen een cruciale rol als bruggenbouwers door:

• Hun collega’s te trainen en praktische tips te delen.
• Vragen te beantwoorden en ondersteuning te bieden.
• Het enthousiasme voor de nieuwe werkwijze aan te wakkeren.

Door hun dagelijkse interactie met collega’s zorgen ze ervoor dat niemand achterblijft en iedereen zich comfortabel voelt met de verandering.

Voordat de brede organisatie de overstap maakt, vertrouwen we op de Digital Pioneers. Dit zijn de medewerkers die deelnemen aan Proof of Concept (PoC)-fases en de eerste stappen zetten in de adoptie van nieuwe technologie. Hun feedback en ervaringen vormen de basis voor verbeteringen voordat de migratie breder wordt uitgerold. Met hun bereidheid om als eerste de sprong te wagen en te leren, effenen zij het pad voor de rest van de organisatie.

De Digital Pathfinders zijn de mensen in de organisatie die gebeten zijn door nieuwe tools, ze ontdekken graag mogelijkheden en experimenteren met verschillende functionaliteiten. Deze groep biedt een unieke waarde, omdat ze niet alleen snel leren, maar ook van binnenuit kunnen meedenken over waar technologie meerwaarde biedt voor de organisatie.

We bieden hen een veilig kader waarin ze de vrijheid krijgen om zelf het pad te ontdekken. Hun experimenten en ervaringen leveren waardevolle feedback op. Door hun enthousiasme en inzicht inspireren ze hun collega's om mee te gaan op de digitale reis.

De rest van de medewerkers – Change Voyagers – zijn een essentieel onderdeel van de reis. Ze zijn misschien geen directe projectteamleden, maar ze dragen bij aan het succes van de migratie door:

• Open te staan voor verandering.
• Nieuwe tools te leren gebruiken.
• Samen te werken met collega's en vragen te stellen wanneer nodig.

Door ze actief te betrekken en goed te informeren, zorgen we ervoor dat ze zich onderdeel voelen van de transitie.

Elke organisatie heeft medewerkers die de transitie als complex ervaren. Deze medewerkers noemen we The Anchors. Ze bieden stabiliteit door vast te houden aan wat ze kennen, maar hebben vaak wat extra begeleiding nodig om nieuwe technologie te omarmen. Bij Lumeron begrijpen we dat verandering voor iedereen anders is. Daarom bieden we persoonlijke ondersteuning en praktische hulpmiddelen om ook deze groep mee te nemen.

Onze aanpak is gebaseerd op samenwerking en maatwerk. Hier is hoe wij te werk gaan:

1. Analyse en voorbereiding: Samen met het projectteam analyseren we de huidige situatie en stellen we een migratieplan op.
2. Proof of Concept: Met de Digital Pioneers testen we de nieuwe tools en verzamelen we feedback.
3. Training en adoptie: We trainen de Onboarding Captains en zorgen voor duidelijke communicatie richting Change Voyagers en Anchors.
4. Migratie: De Migration Navigators begeleiden de technische implementatie en bewaken het proces.
5. Nazorg en optimalisatie: Na de migratie blijven we beschikbaar om de organisatie verder te ondersteunen.