De project-stuurgroep, niet zomaar een overleg

• Op geregelde tijdstippen de voortgang en de impact op doelstellingen en risico’s monitoren. Dit houdt in dat de leden van de stuurgroep goed op de hoogte dienen te zijn van de status en voortgang van deze projecten.
  • We stellen geregeld vast dat voor diverse leden de inhoudelijke afstand te groot en de beschikbare capaciteit onvoldoende is om continu een goed beeld te kunnen vormen van de status binnen het project. Om aan dit probleem tegemoet te komen, doet men er goed aan iemand (onafhankelijk) aan te duiden die de nodige informatie verzamelt ter voorbereiding van het stuurgroepoverleg.
• Het nemen van beslissingen in situaties waarin de projectleider geen bevoegdheden heeft of waarin er sprake is van tegengestelde belangen of conflicten.
• Opdracht geven voor een project. Als opdrachtgever is de stuurgroep de projecteigenaar en dus meteen ook verantwoordelijk voor de succesvolle uitvoering ervan. De stuurgroep zal het dagelijkse projectmanagement toevertrouwen aan een  projectleider, die binnen afgesproken grenzen (tijd, geld, scope & kwaliteit) vrijheidsgraden heeft gekregen. Binnen deze grenzen neemt de projectmanager zelfstandig beslissingen. Hij is wel verplicht te rapporteren naar de stuurgroep zodra het project buiten deze grenzen dreigt te komen. De stuurgroep heeft als taak te bewaken dat de grenzen niet worden overschreden.

• Is afhankelijk van de impact van de projecten. Hierbij hanteren we volgende regel: enkel diegenen die geïmpacteerd worden door een project zitten mee in de stuurgroep. Een stuurgroep(lid) moet de veranderingen voor de organisatie kunnen zien en voelen en daarop kunnen sturen.
• In projecten die alle bedrijfsprocessen beïnvloeden zal de stuurgroep dan bestaan uit vertegenwoordigers uit de gehele organisatie. Deze vertegenwoordigers moeten wel bevoegd zijn beslissingen te nemen die de gehele organisatie beïnvloeden. Voor een project dat enkel impact heeft op de bedrijfsprocessen van één welbepaalde afdeling, zal de stuurgroep bestaan uit leden die binnen deze afdeling kunnen beslissen en die de gevolgen van bepaalde beslissingen kunnen inschatten.
• Het is ook noodzakelijk dat er binnen de stuurgroep een duidelijke beslisser (voorzitter) is. Hij/zij is degene die in geval van verschil van mening/inzicht een beslissing kan nemen en die op verzoek van de projectleider ook buiten de stuurgroepvergadering kan optreden.

Bent u ook volop bezig met het (re-)organiseren van uw organisatie en processen. (H)erkent u de noodzaak aan het invoeren van een gedegen projectmanagement. Denk dan zeker aan het opzetten van een stuurgroep met een goede voorbereiding en de juiste personen rond de tafel.

Ondersteuning nodig bij het opzetten van uw stuurgroep om er de juiste vragen te stellen en projecten op de rails te houden? Neem contact op met onze experts.