Contact

MGTSYSTEMEN

Het doel van kwaliteitsmanagement

Bart H

Bart Hoornaert - 04/08/2022

Operationeel verantwoordelijke & Teamlead Procesteam

continu verbeteren

ISO

kwaliteitsmanagement

professionaliseren

Efficiëntie verhogen is niet het doel van  kwaliteitsmanagement

Efficiëntie verhogen is alvast niet het doel van kwaliteitsmanagement…dat is de verrassende conclusie van een bevraging die we recent vanuit Lumeron deden onder onze klanten en volgers. 
Dit lijkt op het eerste zicht een straffe uitspraak en bevestigt sommigen in hun denken dat kwaliteitssystemen extra ballast op de werking gooien, en daarmee nodeloos administratief zijn. 
Is dit iets wat je herkent?

Kwaliteitsmanagement

Een kwaliteitsmanagementsysteem met een laag stof

Is bovenstaande iets wat je herkent?
Is er in jullie organisatie ook een oud kwaliteitssysteem aanwezig dat bij elke externe audit van onder het stof wordt gehaald? Als dit zo is, dan is het zeker begrijpelijk dat niet iedereen staat te springen om hieraan mee te werken. En dat is spijtig want zo gaat er heel wat positieve energie verloren om medewerkers mee te krijgen (zie ook onze blog  "Weerstand tegen verandering bestaat niet") 
 
Herken je bovenstaande niet, dan ben je bij de gelukkigen die wel al de meerwaarde van een kwaliteitsmanagementsysteem hebben ontdekt. Ik hoop even dat dit niet is omdat er ‘niet aan kwaliteit wordt gedaan bij jullie’… Dat zou pas echt vreemd zijn.

Wat is het doel van kwaliteitsmanagement dan wel?

Terug naar onze bevraging. Wat is het doel van kwaliteitsmanagement dan wel?
2 belangrijke aspecten komen boven, verdeeld over 2 focusgebieden

  • Interne focus: de werking van de organisatie zelf
  • Externe focus: de producten en diensten die we aan onze klanten leveren
Doel kms

Interne focus

De interne focus staat met stip op nummer 1, meer specifiek is volgens de helft van alle respondenten het doel van kwaliteitsmanagement “continu verbeteren”. Voor wie vol goesting doorleest in de ISO 9001 kwaliteitsmanagementnorm, daar is dit het allerlaatste hoofdstuk.
 
Ben je in jouw organisatie ook structureel samen met de collega’s werk aan het maken van het leren uit fouten, of het wegwerken van risico’s? Wel dan ben je continu aan het verbeteren. Elke dag een stukje beter, of zoals Jürgen Ingels schreef in zijn boek "50 lessen voor ondernemers":

1procent principe

Externe focus

De externe focus volgt op korte afstand. Intern een slecht georganiseerde organisatie kan (bijna) nooit leiden tot tevreden klanten. Uitzonderingen bevestigen de regel, maar vaak zijn dit dan de gelukstreffers. Echt matuur zijn die organisaties niet om stabiel te groeien.
 
Als je klanten tevreden zijn dan zal je hier zeker iets voor gedaan hebben. Het begint natuurlijk bij weten of en hoe tevreden de klant is. De gemakkelijkste parameter om dit te meten is of ze terugkomen bij jou als ze iets nieuws nodig hebben. (zie ook onze blog "klantentevredenheid daar koop ik niets mee"), maar een iets diepere klantenevaluatie kan je ook veel leren over welke van je processen nog een boost nodig hebben. Denk daarbij aan je producten of diensten zelf, maar ook aan je communicatie, je technische kennis en expertise die je te bieden hebt, en…niet gemakkelijk in deze tijden…je leverperformantie.
 
Zonder goede afspraken zal je er nooit in slagen om dit consequent goed te blijven doen, en je klanten tevreden te houden. En net dat is kwaliteitsmanagement. Dus het is absoluut geen administratieve balast maar net een middel om met het volledige team meerwaarde te brengen voor je klanten.

Transparantie en borging

Vermoedelijk hebben jullie ook toch wel een aantal zaken gedocumenteerd. Allemaal mondelinge afspraken alleen, dat blijft niet duren. Naarmate het bedrijf groeit zal je merken of gemerkt hebben, dat het duidelijk vastleggen van die afspraken zeker zijn nut heeft. Is het niet voor jezelf, dan is het voor die nieuwe medewerker die vroeg of laat start in het bedrijf. Nieuwe medewerkers hebben vaak gewoontes en werkwijzes aangeleerd bij hun vorige werkgever die net iets anders zijn. Als je niet oplet dan gaan die medewerkers niet werken zoals jij wil, maar zoals ze gewoon zijn. Daarom is transparantie nodig over de afgesproken werkwijzes. Ook dat is terug kwaliteitsmanagement. Niet te log! Wel werkbare procesinformatie.
 
Een handige leidraad om afspraken te formaliseren is:

  1. Doe je iets alleen, en weet jij als enige hoe het moet afspraken vastleggen (klinkt bizar maar dat is nu net de borging in functie van business continuity)
  2. Werk je met meerdere mensen in hetzelfde proces op verschillende tijdstippen of locaties afspraken vastleggen
  3. Werk je met meerdere mensen in hetzelfde proces, op dezelfde locatie, op hetzelfde moment de high level vastleggen

 
Klinkt misschien wat vreemd, maar laat ons eerlijk zijn. Als alle collega’s samen zitten en altijd ook samenwerken, dan is elkaar spreken en coachen nog altijd handiger dan veel papier, maar je zal al snel merken dat je in categorie 2 terecht komt, en om zaken te borgen toch een aantal zaken dient vast te leggen.

Kwaliteitsmanagement leidt toch tot efficiëntie verhogen

Kwaliteitsmanagement heeft dus niet als doel de efficiëntie te verhogen, zoals ook uit deze bevraging komt, maar als je alle andere aspecten goed vastpakt, dan zal dit ongetwijfeld ook leiden tot efficiëntie verhoging of minder efficiëntieverlies door fouten. Het is maar hoe je het bekijkt. Aan de slag met kwaliteitsmanagement, dan is het starten met een nulmeting om te weten waar je met jullie bedrijf staat een goed vertrekpunt.

ONZE REALISATIES

Cases Firma X

De uitdaging van Firma X

Firma X

Welke uitdagingen helpt Lumeron oplossen? Ontdek een aantal concrete projectbeschrijvingen van onze klanten. Dit maakt het allemaal nog iets concreter.

Lees meer
Transport robbyns

Investeren in organisatiekwaliteit

Transport Robbyns

Hoe kan je in economische uitdagende tijden toch zorgen voor stabiliteit en groeiambities? Ontdek hoe Transport Robbyns dit heeft aangepakt en hoe Lumeron hen geholpen heeft. ​

Lees meer

INSPIRATIEBLOG

Red Dot Chart

Een red-dot chart maakt kwaliteitsproblemen visueel

‘Wie niets doet maakt geen fouten’, al is dat de grootste fout op zichzelf… Van zodra je op een productievloer start met het produceren van eender welk onderdeel ontstaan er talloze opties om fouten te maken. Door elke processtap grondig te analyseren, vanuit risicodenken  (LINK: zoveel mogelijk foutkansen weg te werken, duidelijke instructies op te maken en medewerkers goed op te leiden, kom je al een heel eind.

Lees meer
Blog Continu verbeteren is een doe woord

Continu verbeteren is een "DOE"-woord!

Iedereen heeft het begrip "continu verbeteren" zeker al eens gehoord maar waar draait het nu eigenlijk om? Wat wil dat zeggen, "we moeten continu verbeteren"? En is dat wel altijd het geval?

Lees meer
Cover photo symbol

De libel als Lumeron-symbool

Af en toe krijgen we de vraag hoe we aan onze Libel komen als symbool. Daar zit zowel betekenis als een leuke anekdote achter

Lees meer