Contact

DIGITAAL (SAMEN)WERKEN

Sharepoint documentenbeheer ... pfffffff!

Bart H

Bart Hoornaert - 15/11/2021

Operationeel verantwoordelijke & Teamlead Procesteam

(smart) in transition

continu verbeteren

digitaliseren

​change management

Documenten op Sharepoint ... moet dat echt?

De server werkt nu toch ook? We doen het al altijd zo. Waarom moeten we nu (weer) veranderen? Heeft dat wel een voordeel voor ons? Het schijnt lastig te zijn…
Redenen genoeg om de hakken in het zand te zetten als in de organisatie een traject start rond digitaler samenwerken wordt aangekondigd.
​In veel gevallen houdt dit ook een ‘switch’ in van documentenbeheer op de server naar een cloudomgeving zoals Microsoft SharePoint.

Sharepoint documentenbeheer

De wandelgang maakt of kraakt het project

Het IT team is vaak al overtuigd van de nodige stappen. Ook het management is (hopelijk) ook betrokken bij de keuze en de te nemen stappen.

Toch is de ‘waarom’-vraag geen onbelangrijke om zowel bij het management en leidinggevenden even bij stil te staan. Straks, bij de uitrol, zijn zij immers de collega’s die in de wandelgang de kritische vragen krijgen van ongeruste medewerkers.

​Beeld je in dat een leidinggevende op zo’n moment antwoord “Ik weet het ook niet hoor? Ik zie er ook het nut nog niet van in, maar dat zal wel komen”. Of nog erger “Ik sta er ook niet achter, maar het moet”. Nog los van het feit dat we dan niet kunnen spreken van goed leiderschap, kunnen we dit beter voorkomen.

5 hoofdredenen om te schakelen naar SharePoint documentenbeheer

Hoe voorkomen we verkeerde communicatie?
Door in te zetten op de juiste info.
Daarom delen we alvast 5 hoofdredenen om te schakelen naar SharePoint documentenbeheer

  • Altijd de laatste versie:
    Ook op een server kan je een link naar een document maken, maar van zodra een medewerker een nieuwe versie wegschrijft, met een nieuwe filenaam om de vorige versie niet kwijt te zijn, verwijst die link niet meer naar de laatste referentie.
    Bij SharePoint-documentenbeheer heeft de documentenbibliotheek een derde dimensie. Elk document heeft ‘in de diepterichting’ alle vorige versies beschikbaar. Een Nieuwe filenaam is dus niet meer nodig en links naar documenten blijven op die manier steeds actueel. En meteen is ook de kans dat iemand een verkeerde versie opzoekt verdwenen.
  • Vlotter samenwerken op dezelfde file:
    Het kon ook al op een server, met meerdere mensen dezelfde file openen en daarop samen werken, maar het loopt toch niet altijd even vlot of efficiënt. Met meerdere personen in dezelfde file werken vanop eender welke plaats op deze planeet, dit kan nu veel transparanter en handiger. Je ziet ook meteen waar collega’s in hetzelfde document actief zijn.
  • Geen VPN, remote desktop,… meer nodig:
    Eén wachtwoord, met als best-pratice daarbovenop een MultiFactorAuthenticatie (zie kader), biedt je op eender welke PC toegang tot je data.
    ​Geen aparte verbindingen meer nodig om een veilige connectie te maken naar de server
  • Meer vrijheid in structuur:
    ​Bij serverbased documenten staan deze in mappen. En vaak map-in-map-in-map-… Deze structuur is vast en niet voor iedere medewerker of opzoekmoment interessant. De metadata en views binnen SharePoint lossen dit op.
  • Lokaal synchroniseren van de data:
    ‘Ik bewaar mijn files lokaal want ik heb niet altijd toegang tot de server…’. Een excuus wat vaak voorkomt ter verdediging waarom er toch zoveel data lokaal staat, soms zelfs nog op de c-schijf van de laptop.
    ​Ook daar is via de synchronisatiemogelijkheid via SharePoint een oplossing voor. Je data lokaal is identiek als deze op de online omgeving, en van zodra je terug online gaat wordt ook jouw update terug gesynchroniseerd zonder omwegen.
Multifactor Authentication

Nog niet overtuigd?  Dan is hier nog een bonustip

Al ooit eens iets online besteld op één van de vele webshopplatformen? Enkel als je exact de naam of artikelcode kent zal je dit via de zoekfunctie op die manier opzoeken. De kans is groot dat je echter eerst een aantal filters gebruikt hebt om je keuze te verfijnen en zo de schoenen of jurk te vinden die je zocht. Logisch en gemakkelijk toch?
Wel, diezelfde werkwijze is ingebakken in de SharePoint documentenbeheer bibliotheken en de metadata. En dus als je net zoals die webshop bij de opzet goed nadenkt over de structuur is ook de terugvindtijd van documenten gemakkelijk!

Eigenlijk komt het neer op gewoonte en omgekeerd denken.
Waar je op een server eerst de map selecteerde en dan de file wegschreef, zal je bij SharePoint eerst het document wegschrijven en het dan correct identificeren ook wel ‘taggen’ genaamd. En het is die kronkel die bij velen in het begin voor verwarring zorgt.

​Zoals met nieuwe gewoonte die je jezelf wil eigen maken, kost dit de volgens opvoedkunde gestelde 21 dagen om dit als natuurlijk te laten aanvoelen. Volharden, doorzetten en elkaar erop wijzen om daarna de vruchten te plukken.

Let's do it!

​We zeggen dus zeker niet dat de omschakeling gemakkelijk is, maar eenmaal de stap is gezet zal de beloning des te mooier zijn.

ONZE REALISATIES

Cases Firma X

De uitdaging van Firma X

Firma X

Welke uitdagingen helpt Lumeron oplossen? Ontdek een aantal concrete projectbeschrijvingen van onze klanten. Dit maakt het allemaal nog iets concreter.

Lees meer
Transport robbyns

Investeren in organisatiekwaliteit

Transport Robbyns

Hoe kan je in economische uitdagende tijden toch zorgen voor stabiliteit en groeiambities? Ontdek hoe Transport Robbyns dit heeft aangepakt en hoe Lumeron hen geholpen heeft. ​

Lees meer

INSPIRATIEBLOG

Red Dot Chart

Een red-dot chart maakt kwaliteitsproblemen visueel

‘Wie niets doet maakt geen fouten’, al is dat de grootste fout op zichzelf… Van zodra je op een productievloer start met het produceren van eender welk onderdeel ontstaan er talloze opties om fouten te maken. Door elke processtap grondig te analyseren, vanuit risicodenken  (LINK: zoveel mogelijk foutkansen weg te werken, duidelijke instructies op te maken en medewerkers goed op te leiden, kom je al een heel eind.

Lees meer
Blog Continu verbeteren is een doe woord

Continu verbeteren is een "DOE"-woord!

Iedereen heeft het begrip "continu verbeteren" zeker al eens gehoord maar waar draait het nu eigenlijk om? Wat wil dat zeggen, "we moeten continu verbeteren"? En is dat wel altijd het geval?

Lees meer
Cover photo symbol

De libel als Lumeron-symbool

Af en toe krijgen we de vraag hoe we aan onze Libel komen als symbool. Daar zit zowel betekenis als een leuke anekdote achter

Lees meer