Teams & SharePoint Altijd een beetje leren

De digitale samenwerkingsplatformen landen steeds breder in de organisaties.
Ook steeds vaker merken we dat ook het ‘user adoption’-luik de nodige aandacht krijgt.
Dat is een positieve evolutie. Het is cruciaal om dit niet als IT-project neer te zetten maar als een organisatiebreed project.
​De impact is niet niks. Finaal heeft het gebruik van nieuwe samenwerkings- & communicatietools ook een rechtstreekse impact op de proceswerking en elke medewerker is hierdoor geïmpacteerd.

Eerst doorloopt de organisatie een goed uitgebouwd User Adoption traject met focus op eerst ‘Prepare Digital’ en daarna ‘Go Digital’ (de twee termen die Lumeron gebruikt voor het uitwerken van de omgevingsnoden en het introduceren van de nieuwe werkwijzen).
Maar wat daarna?
Wat als iedereen Teams en SharePoint begint te omarmen om met elkaar te communiceren en documenten te delen.
De ene zal er al iets sneller mee weg zijn dan de andere. Dat is altijd zo. Maar vanuit de Microsoft-hoek komt letterlijk vaak de verrassing om de hoek kijken.
Als je niet goed oplet en je medewerkers niet bij de les houdt, dan loop je het gevaar dat de motor begint te sputteren.

Waarom?
​
Er zijn twee belangrijke redenen hiervoor.

• De natuur van elke organisatie
• De natuur van het Microsoft platform

De tijd dat medewerkers hun leven lang voor dezelfde firma en dan ook nog eens dezelfde job deden, is al lang voorbij.
Bekijken we de cijfers van het personeelsverloop van een aantal jaar terug dan zien we dat er zo’n 400.000 mensen in- of uitstromen op jaarbasis in alle bedrijven.
Dit zijn 400.000 mensen die plots een nieuwe manier van werken moeten aanleren. 
Zij waren niet betrokken in het uitgebreide user adoption traject. Misschien werkten ze in hun vorige job nog totaal niet met Microsoft 365, of zijn ze totaal andere werkwijzen gewoon.
Dan kan en mag je niet verwachten dat al die nieuwe medewerkers met een korte introductie als onderdeel van het onboardingstraject per direct alle afspraken door en door kennen en beheersen. Je kan dan maar beter smart inzetten op deze transition .
​Want ook zij hebben nood aan een, op z’n minst verkort, ‘user adoption traject’

Microsoft zelf zit ook niet stil.
Het platform van een aantal jaar terug is al lang niet meer waar we vandaag mee werken. Dagelijks zijn er kleine en grote updates die vaak in de achtergrond gebeuren waar hooguit de IT-afdeling weet van heeft.
​Geen enkele medewerker heeft er last van, en zonder het te weten krijgen ze bijvoorbeeld performantieverbeteringen cadeau. Mooi meegenomen.

Maar er zijn ook wijzigingen die wel de medewerkers aanbelangen.
​Het zijn de wijzigingen die de gebruikersinterface veranderen.
Vaak is dit met positieve bedoelingen om bijvoorbeeld een nieuwe functionaliteit toe te voegen, of om de vlotter een bepaalde veel gebruikte knop te bereiken. 

Een voorbeeld uit het verleden was het structureel verschuiven van de zoekbalk in alle Microsoft applicaties.
Ondertussen zijn we met z’n allen gewoon dat deze bovenaan in de menubalk staat.
Toch waren er bij de introductie van deze wijziging heel wat mensen die plots hun zoekfunctie niet meer terug vonden. De “search” stond niet meer op de plaats die ze gewoon waren.

Microsoft noemt zijn platform zelf een “evergreen”.
Het gras is altijd jong en groen, dus elke dag nieuw.
​Via allerlei communicatiewegen informeren ze over de komende wijzigingen. Maar net omdat het er zoveel zijn is het niet te doen voor medewerkers om dit allemaal zelf uit te zoeken.

Zelfs voor een IT-afdeling is dit bijna niet bij te houden.
Daar komt nog bovenop dat de uitrol van een nieuwe functionaliteit niet in elke organisatie op hetzelfde moment gebeurt.  (zie kader)

Na een GoDigital-traject iemand aanstellen die instaat voor het up-to-speed brengen van nieuwe medewerkers en het monitoren en volgen van de nieuwigheden is dan ook een cruciale sleutel in het blijvend succes van dergelijke organisatiebrede trajecten.
Bij wijzigingen zal die persoon zorgen voor een vertaalslag naar de eigen organisatie en deze op tijd delen met iedereen zodat er geen grote verrassingen zijn.
En als deze wijziging ook leidt tot een aanpassing in proceswerking, dan is het van belang dat ook daar de nodige analyse en bijsturing op gebeurt.