Verdere groei dankzij performante processen
De internationale smeermiddelenfabrikant Wolf Oil levert al meer dan 65 jaar producten op maat aan klanten in de automotive, transport en industrie. Een sector waarin kwaliteit – nòg meer dan anders – een essentieel aspect is.
Philippe Verellen, managing director van het Belgische Wolf Oil: “Vanuit Wolf Oil willen we meer doen dan enkel de standaard halen. We gaan 120% voor top notch producten, tot in de kleinste details.” Om de strenge kwaliteitseisen te laten matchen met de sterke groei van Wolf Oil, rekenen ze op de ondersteuning van Lumeron.

Internationale grenzen
“We zijn erin geslaagd om Wolf Oil op tien jaar tijd te zien groeien van 180 naar 300 medewerkers. Daarnaast tasten we steeds meer de internationale grenzen af. Het is dan ook logisch dat onze noden veranderen, zeker op het vlak van kwaliteit. Bij het blenden (ons intern mengproces) van smeerolie en vloeistoffen op maat van klanten komen er namelijk heel wat complexe processen aan te pas. Om onze ambities waar te maken, groeide ook de nood aan performante processen. Daarom klopten we in 2020 aan bij de experten van Lumeron.” schetst Philippe Verellen.
Processen met focus op de klant
Bart Hoornaert, Operationeel verantwoordelijke Lumeron & Teamlead ProcesTeam: “Aan de hand van interviews met tal van medewerkers van Wolf Oil hebben we de wildgroei van ongeveer 50 processen herleid naar 15 sleutelprocessen. We werkten hierbij vanuit een blanco blad om de rollen en verantwoordelijkheden van elkeen zeer helder te krijgen. Enkele voorbeelden van sleutelprocessen zijn de order-processing flow, waarbij elke soort bestelling vlot tot in de productie geraakt, of de productieflow zelf. We hebben stapsgewijs de processen, instructies en werkprocedures duidelijk in kaart gebracht en zijn zo geëvolueerd naar een performant kwaliteitssysteem. Door procesmatig te werken over heel de organisatie heen stap je af van de individuele eilanden, stimuleer je de samenwerking tussen teams én focus je op wat de klant nodig heeft.”
“Het feit dat Lumeron ons al bijna vier jaar ondersteunt, is een bevestiging dat ze de juiste dingen doen”, gaat Philippe Verellen verder. “Het kwaliteitssysteem geeft ons een backbone waarop we als bedrijf verder kunnen bouwen. Onze processen zijn up-to-date en de collega’s worden getriggerd om continu te verbeteren. Het houdt onze organisatie scherp.”
Verder (digitaal) groeien
De volgende stap was om het kwaliteitssysteem te digitaliseren in Microsoft 365. Bart Hoornaert: “In Microsoft SharePoint maakten we een centrale plaats voor alle kwaliteitsmanagement informatie. Dit gaat van een documentenbibliotheek waarop medewerkers vlot de instructies en documenten terugvinden, tot de interne audit informatie, de interne procesverbeterpunten, functiebeschrijvingen, risicomanagement informatie, … . Kortom, alle informatie voor proceseigenaars op één plaats. Dit is niet enkel handig voor de proceseigenaars, maar ook voor de medewerkers om vlot samen te werken, informatie terug te vinden en uniform en transparant te werken. Zeker in een tijd waarin telewerk deel is van de nieuwe werkcultuur.
Ondertussen hebben we het milieumanagementsysteem geïntegreerd bij het kwaliteitsmanagementsysteem. Dit ging relatief vlot doordat veel taken op het vlak van milieu en kwaliteit gelijklopen. Zo is er nu 1 geïntegreerd managementsysteem – ISO 9001 én ISO 14001 samen. Bovendien verlopen hierdoor de externe audits voortaan geïntegreerd en wint iedereen tijd.

Quality as a Service
Philippe Verellen: “Toen onze interne kwaliteitsverantwoordelijke enkele jaren geleden het bedrijf verliet, hebben we ervoor gekozen om haar taken uit te besteden aan Lumeron. Enerzijds om de continuïteit te waarborgen, anderzijds om verdere stappen te zetten. Gezien de lopende samenwerking en de expertise van Lumeron was dit voor ons een logische keuze. Vandaag ondersteunen twee collega’s van Lumeron ons bij het beheer van het kwaliteitssysteem, het lanceren van de nodige verbeteringen, het uitvoeren van de interne audits en het begeleiden van klantenaudits.”
“We zitten minstens één keer per kwartaal samen met de verantwoordelijken van elk proces”, verduidelijkt Bart Hoornaert. “Samen evalueren we hoe alles loopt en wat er eventueel beter kan. Grotere verbeterprojecten pakken we projectmatig aan. Daarnaast volgen we in periodieke meetings het klachtenbeheer op zodat we eventuele problemen structureel kunnen aanpakken. Vanuit Lumeron vinden we het belangrijk om Wolf Oil volledig te ontzorgen op het vlak van kwaliteit en de rol van quality assurance manager flexibel in te vullen. Het unieke aan de mensen bij Wolf Oil is dat ze oprecht continu willen verbeteren. Ze pakken de suggesties vast en gaan ermee aan de slag.”
“Het dna van Lumeron past dan ook bij dit van Wolf Oil”, besluit Philippe Verellen. “Ze betrekken de collega’s en pakken alles op zeer persoonlijke en menselijke manier aan. Ze kunnen bovendien heel flexibel schakelen wanneer nodig. Zelfs op dagen dat ze niet voor ons ingepland zijn, kunnen we hen vlot bereiken.”
Meer weten?
Wil u ontdekken hoe Lumeron uw organisatie een kwaliteitsinjectie kan geven of een mindset van continu verbeteren kan installeren?