Link Business & IT
De digitale wereld om ons heen is continu in verandering. Ook in de dagdagelijkse werking op de werkvloer zijn tools onderhevig aan wijzigingen en zetten organisaties stappen richting implementatie van Microsoft 365 toepassingen of ERP en CRM systemen. Technische implementatie is één ding, maar de medewerkers meekrijgen in de verandering is de echte uitdaging.
Hoe pas je Microsoft 365 praktisch toe? Hoe pak je User Adoption aan?
Hoe krijg je iedereen mee in de noodzakelijke verandering?
"User adoption" kan je zien als de verzameling van alle inspanningen die men binnen een bedrijf stelt om alle medewerkers in staat te stellen om een nieuwe applicatie, software of technologie vakkundig te gebruiken, te omarmen en te integreren in hun dagdagelijkse activiteiten.
User adoption is veel meer dan "alleen maar training geven", het is een combinatie van training, communicatie, ondersteuning en betrokkenheid creëren.
Bij zo'n user adoption traject stellen wij de gebruikers centraal en streven wij ernaar om, op het einde van het traject, niet alleen de nodige kennis te hebben overgebracht, maar ook het enthousiasme over het gebruik en de toegevoegde waarde van de nieuwe applicatie.
Op die manier leggen we de focus op het optimaal gebruik van Microsoft 365 via de praktische toepassing binnen de organisatie.
Een aantal voorbeelden waar user adoption aangewezen is:
- de implementatie van Microsoft 365 binnen een organisatie
- Het gebruik van Teams en al z'n mogelijkheden (als deel van de MS 365 suite)
- Het introduceren van een nieuwe ERP-software
- De implementatie van een nieuw facturatieprogramma
- De introductie van een nieuw (of een aangepaste versie van een bestaand) orderverwerkingssysteem
- Het gebruik van een totaal nieuwe communicatietechnologie
- ….
Lees verder onder de foto.
© image source
A technology is only as good as it's user adoption
Waarom zou je tijd stoppen in user adoption?
Waarom zou je tijd stoppen in user adoption als je ook het tool gewoon kan installeren en een handleiding erbij stoppen? Bij User Adoption gaat het over veel meer dan kennis overbrengen. Als je streeft om de medewerker centraal te zetten , te enthousiasmeren, het nut van de nieuwe applicatie of software te doen inzien, dan heeft dit een hele resem andere positieve zaken tot gevolg.
Een goed user adoption traject helpt op verschillende vlakken
Wat is een user adoption traject?
Een User Adoption traject is een proactieve benadering om ervoor te zorgen dat de introductie van nieuwe technologieën in lijn is met de doelstellingen van de organisatie, de mogelijke verstoring tot een minimum beperkt en de voordelen voor zowel de organisatie als haar werknemers maximaliseert. Het is een cruciaal onderdeel van succesvolle technologie-implementatie en -gebruik.
Een succesvol user adoption traject is een combinatie van communicatie, training, ondersteuning en voortdurende betrokkenheid
Bepalen van de user adoption strategie
Elke organisatie is anders en de impact van de introductie van een nieuwe technologie, software of applicatie kan verschillend zijn. Het is niet alleen budgettair belangrijk, maar met een goede strategie bereidt men zich ook beter voor op de komende veranderingen.
Opzet van duidelijke communicatie
Zowel bij de start van een traject waarbij een duidelijke kick-off communicatie meteen de toon juist zet en medewerkers doet goesting krijgen om mee in te stappen, als in de loop van het traject is communicatie cruciaal. Ook tijdens het traject hebben medewerkers nood aan inzicht in de stand van zaken. Waar staan we in het traject? Wat hebben we reeds gerealiseerd? Welke succesverhalen kunnen we delen?
Integratie in de dagdagelijkse proceswerking
We vinden het noodzakelijk om bij een User Adoption traject, zoveel mogelijk te starten bij de huidige manier van werken en vandaaruit verder te bouwen. Het is immers noodzakelijk om te begrijpen hoe de nieuwe technologie de huidige manier van werken kan aanvullen/verbeteren. Vertrekken vanuit het proces en afspraken vastleggen. Wat is cruciaal in onze werking, wat zijn de knelpunten… hierop mappen we dan de nieuwe technologie.
Overbrengen van kennis via het "Train the trainer" principe:
We gaan op zoek naar medewerkers die gemotiveerd en kundig zijn om mee te helpen bij het introduceren van de nieuwe technologie en geloven sterk in het "Train the trainer" principe. Het is immers belangrijk dat de kennis druppelsgewijs in de organisatie terecht komt maar ook blijft en continu wordt upgedate.
Aangepaste trainingsprogramma's voor verschillende gebruikersprofielen
Verschillende opties voor verschillende gebruikersprofielen vergroten het draagvlak. Niet iedereen is even leergierig, niet elke medewerker staat te springen voor digitale vernieuwing of is even snel mee met de nieuwe functionaliteiten. Zo helpen o.a. rolgebaseerde workshops, interactieve oefeningen en use case demonstraties om alle neuzen in dezelfde richting te krijgen.
Gebruik van feedbackmechanismes
Open communicatiekanalen voor feedback helpt in het ontdekken van verbeterpunten, maar biedt ook de nodige steun aan de medewerkers die hulp nodig hebben. Op die manier weten ze waar ze terecht kunnen met hun vragen en opmerkingen.
Microsoft 365 inspiratie
INSPIRATIESESSIE:
In de afgelopen jaren schakelden veel bedrijven over naar het Microsoft 365 licentiemodel, maar heel wat onder hen zijn nog zoekende wat ze met alle applicaties nu concreet kunnen doen en hoe ze hun medewerkers hierin kunnen betrekken en enthousiasmeren. Krijg de eerste inzichten, boek een inspiratiesessie.
WEBINAR:
Microsoft 365 vanuit de gebruikerskant: wat kan je ermee om efficiënter te werken? Na deze webinar weet je waarom je WeTransfer, Dropbox, WhatsApp, Zoom, enz. niet langer hoeft te gebruiken, omdat je de oplossing vaak al binnen je eigen (reeds betaalde) abonnementsfee beschikbaar hebt. Daarnaast leer je Teams gebruiken waarvoor het echt dient.
ONZE REALISATIES
Pleegzorg VBB - Efficiënter samenwerken met Microsoft 365
Pleegzorg Vlaams Brabant & Brussel
Een SharePoint en Teams omgeving op maat van de organisatie, zodat deze optimaal waarde toevoegt aan de interne manier van werken en met oog voor de medewerkers in de organisatie.
Lees meerUsecase overzicht
Firma X
Welke uitdagingen helpt Lumeron oplossen? Ontdek een aantal concrete projectbeschrijvingen van onze klanten. Dit maakt het allemaal nog iets concreter.
Lees meerINSPIRATIEBLOG
De Periodische tabel van Microsoft 365
Op welke manier kan je aan de slag met Microsoft 365? Lees meer over de chemie tussen de verschillende applicaties die Microsoft aanbiedt binnen de Microsoft 365 omgeving om efficiënt(er) digitaal samen te werken.
Lees meerOverstappen naar een nieuwe omgeving - van server naar SharePoint
Het kopiëren en plakken van gegevens bij het overzetten naar een nieuwe omgeving is geen goed idee maar waarom? Wat ooit werkte op een server is misschien niet de beste manier in nieuwe omgevingen zoals SharePoint. 'Think with the end in mind', en denk na hoe je later zaken wil terugvinden.
Lees meerKan het '5S-principe' helpen bij informatiebeheer?
We zien heel wat bedrijven die vandaag de dag enorm worstelen met het doorgeven van informatie, het beheren van versies, het delen van gegevens, het onderscheiden van kritische en niet-kritische informatie. En dat in een tijdperk waar de digitale spirit en het gebruiksgemak van de digitale systemen hoog aangeschreven staan! Hoe is dit mogelijk?
Lees meer