Het eeuwige dilemma van datums en versies op documenten: een eenvoudige oplossing in SharePoint

Proceseigenaren vulden manueel datums in op documenten maar de metadata in SharePoint wijzigde automatisch bij elke aanpassing. Dit leidde tot inconsistentie en soms vergaten medewerkers zelfs de datums op de documenten aan te passen. Een terecht verbeterpunt.

Bovendien gebruikten we in de documentenbibliotheek de check-out/check-in functionaliteit om jaarlijkse verificaties van de documentinhoud te bevestigen. Een eenvoudige Power Automate flow hielp hierbij door tweemaandelijks de proceseigenaren te waarschuwen als documenten meer dan een jaar oud waren. Deze e-mails bevatten rechtstreekse knoppen om documenten snel te openen, wat het proces efficiënt maakte.

In sommige processen wordt de documentdatum als referentie gebruikt voor uitgevoerde testen waardoor deze niet zomaar kon verdwijnen. Bovendien zou het weghalen van de datum en uitsluitend werken met de 'laatst gewijzigd'-datum nog een ander probleem genereren, want een wijziging van de metadata op SharePoint, of onze hierbovengenoemde reviewcyclus zou die datums ook wijzigen, terwijl er inhoudelijk niets aan het document is aangepast.

Een paar dagen voor de volgende externe audit, na jaren van frustratie, kwam de eenvoudige oplossing plots bovendrijven: verander simpelweg de naam van de standaard metadatakolom 'laatst gewijzigd' naar 'laatst gereviewd'.

De aanpassing was in 10 seconden gedaan. Het opstellen van de interne communicatie om deze oplossing aan collega's uit te leggen, duurde langer dan de wijziging zelf.

Deze case benadrukt hoe belangrijk het is om complexe problemen met een frisse blik te benaderen. Soms raken we zo verstrikt in de technische details en processen dat we vergeten dat een kleine, eenvoudige aanpassing soms de beste oplossing kan zijn. Het toont ook aan hoe cruciaal goede afspraken rond documentbeheer zijn in een digitale werkomgeving.

• Maak gebruik van metadata om documenten gemakkelijk doorzoekbaar en traceerbaar te houden.
• Automatiseer herinneringen voor reviews en updates om consistentie te garanderen.
• Denk na over de impact van kleine wijzigingen op andere processen of audits en compliance.
• Werk samen met een ervaren partner die meedenkt en praktische oplossingen biedt.

Soms ligt de meest elegante oplossing voor de hand. Het vraagt alleen tijd om ze te zien. Dit project herinnert ons eraan dat kleine aanpassingen een grote impact kunnen hebben op operationele efficiëntie en documenten en in dit geval ook onrechtstreeks op auditbeheer.

Bij Lumeron helpen we bedrijven met dergelijke praktische oplossingen, zodat ze vandaag verbeteren en morgen groeien. Meer weten? Neem contact met ons op voor ondersteuning in uw digitaal samenwerkingsproces.