OBEYA - Een krachtig visueel managementsysteem voor projectopvolging

Net zoals een atleet zijn prestaties voortdurend analyseert en bijstuurt, moeten bedrijven hun projecten en strategische initiatieven nauwgezet opvolgen om vooruitgang te boeken.

In veel organisaties werken projectteams binnen verschillende afdelingen, wat leidt tot een versnippering van informatie over diverse teams en systemen. Dit gebrek aan transparantie en samenhang in de communicatie bemoeilijkt het verkrijgen van een volledig en overzichtelijk beeld, wat de voortgang van projecten aanzienlijk kan vertragen.

• Projectinformatie visueel en transparant te maken
• Snelle, data gedreven beslissingen te nemen
• Teams en stakeholders op één lijn te krijgen
• Problemen vroegtijdig te signaleren en aan te pakken

Een OBEYA is meer dan een vergaderruimte met posters, grafieken en schermen. Het is een gestructureerde aanpak voor het opvolgen van strategische projecten en operationele prestaties. Een effectieve OBEYA bevat de volgende componenten:

1. Doelstellingen en KPI’s visualiseren

Net zoals bij Actieve Supervisie, start een OBEYA met het vertalen van bedrijfsdoelen naar concrete KPI’s. Dit omvat:

• Strategische doelstellingen (bv. klanttevredenheid, kostenreductie, innovatieprojecten)
• Operationele KPI’s (bv. productiekwaliteit, levertijden, veiligheid)
• Projectstatus en mijlpalen

Deze KPI’s worden visueel weergegeven via dashboards, grafieken en tijdslijnen. Dit zorgt voor helderheid en focus binnen het team.

2. Een gestructureerde overlegcyclus

Een OBEYA werkt op basis van regelmatige meetings waarbij de projectstatus wordt geëvalueerd en acties worden besproken. Dit kan op verschillende niveaus plaatsvinden:

• Wekelijks: Evaluatie van projectvoortgang en bijsturing
• Maandelijks: Strategische updates en besluitvorming op hoger niveau

Door deze vaste overlegmomenten te hanteren, blijft iedereen betrokken en wordt er sneller geschakeld.

3. Probleemoplossing en besluitvorming

Een OBEYA ondersteunt snelle probleemoplossing en besluitvorming. Dit gebeurt via methodieken zoals:

• Root Cause Analysis (oorzaakanalyse om structurele problemen aan te pakken)
• PDCA-cycli (Plan-Do-Check-Act) om continue verbetering te stimuleren
• Visuele managementtechnieken (bv. Kanban borden, Gantt-diagrammen)

4. Escalatie en ondersteuning

Niet alle problemen kunnen binnen één team worden opgelost. Net zoals in Actieve Supervisie worden knelpunten geëscaleerd naar het juiste niveau. Hierdoor krijgen teams de nodige ondersteuning om obstakels efficiënt te overwinnen.

Het opzetten van een OBEYA gebeurt stapsgewijs en vereist betrokkenheid van alle stakeholders. Dit zijn de belangrijkste stappen:

• Stap 1: Doelen en KPI’s bepalen

         Wat willen we bereiken en hoe meten we succes?

• Stap 2: Visuele ruimte inrichten

         Een fysieke of digitale ruimte met duidelijke dashboards en projectinformatie.

• Stap 3: Overlegstructuur vastleggen

         Wie neemt deel aan welke meeting, en welke frequentie hanteren we?

• Stap 4: Continu verbeteren en aanpassen

         Een OBEYA is geen statisch gegeven – het evolueert mee met de organisatie.