5 misvattingen rond proceswerking

Werken aan de processen van uw organisatie stuwt uw organisatie naar een hoger maturiteitsniveau. Toch zijn er nog veel misvattingen rond proceswerking. Hieronder vind je onze top 5.

‘Als we dat op papier vastleggen dan moeten we dat altijd zo doen of we krijgen onder onze voeten van de externe auditor.’ Een letterlijke quote van een medewerker tijdens een coachingsopdracht. Niets is minder waar. Een vastgelegd proces zorgt voor duidelijkheid op het vlak van afspraken en zorgt ervoor dat als afwijken toch nodig is, dit gefundeerd en in overleg kan gebeuren. Lees er meer over in ons ander inspiratiebericht: "Het perfecte proces dat bestaat niet".

Als we vragen naar proceseigenaarschap dan komen veel mensen aandraven met het organigram. Het gestructureerd overzicht van wie aan wie rapporteert. Processen die goed opgezet zijn stoppen echter niet aan de grenzen van de afdelingsburelen. Processen staan voor ketenwerking over de afdeling heen. Een Order to Cash proces start bij verkoop en eindigt bij facturatie. En ja, dan speelt bijna iedereen in het operationele proces mee.

Je zou vermoeden dat deze stelling klopt. Tot je begint met de processen inzichtelijk te maken en alle procesbetrokken rond de tafel te brengen om samen het proces aan elkaar toe te lichten. Vaak kennen mensen hun eigen taken wel, en met een beetje moeite ook deze van hun collega die inputs levert of hun collega waaraan zijzelf iets afleveren, maar daar stopt het meestal. Het is voor velen een echte eye-opener als ze het totaalplaatje zien ontstaan tijdens een procesoefening.

Dat Business Process Management veel vragen oproept naar de echte betekenis van het woord klopt wel, en al helemaal als het afgekort geschreven wordt als BPM, want dan denkt elke musicus aan Beats Per Minute. Toch hoef je in functie van je Business (woord 1) geen dure systemen op te zetten om met de medewerkers aan de slag te gaan rond de Processen (woord 2) waar ze actief in zijn. Zie de bovenliggende 3 stellingen. Het komt er vooral op neer om dit concreet vast te pakken als een vast onderdeel van de dagdagelijkse werking en dit als proceseigenaar en managementteam te Managen (woord 3).

Als je puur naar productkwaliteit en proceskwaliteit kijkt dan heb je in het ene geval inderdaad iets fysiek in handen wat OK of niet OK is, terwijl het proces minder tastbaar is. Maar ze los zien van elkaar is niet verstandig. Zo creëer je twee stromingen in een organisatie. Soms zie je dit expliciet ontstaan als een Quality Controller en Quality Assurance medewerker naast elkaar praten. Vanuit specificaties van een product kom je via één of meerdere processen tot een effectief product. Deze beide dan ook samen doen groeien is cruciaal om als organisatie er sterker uit te komen.

Meer weten over onze aanpak op het vlak van proceswerking?

• Opleiding - breng uw processen in kaart
• Faciliteren van workshops
• Samen met uw medewerkers het 'as is' en 'to be' proces in kaart brengen
• Managen van de change

Contacteer ons gerust, wij helpen u graag verder.