Contact

Efficiënter samenwerken met Microsoft 365

De grote uitdaging

Bij Pleegzorg Vlaams Brabant & Brussel stond men voor een grote uitdating. "Voor onze documenten en informatie, wilden wij de overstap maken van een server-based naar cloud-based oplossing. Daarnaast wilden we ook onze SharePoint en Teams omgeving op maat maken van onze organisatie, zodat deze 'systemen' optimaal waarde toevoegden aan onze manier van werken.". Aan het woord is Dasja Janssens, directeur organisatie.

Op een bepaald moment zagen we door het bos de bomen niet meer en zijn we in zee gegaan met Lumeron omdat we, zoals veel organisaties, voor een uitdaging stonden rond digitalisering waar we mee vast zaten. We bekeken samen hoe we ons digitalisatietraject konden verwezenlijken. “

Een traject in twee delen

In de eerste fase lag de focus op het opzetten van een basisstructuur en het in huis krijgen van de nodige basiskennis. In de tweede fase is de centrale documentenbibliotheek efficiënter ingericht door gebruik te maken van Teams en SharePoint en zijn we met een aantal geselecteerde teams aan de slag gegaan om de transitie op maat van hun proces te creëren binnen de Teams-omgeving en andere Microsoft 365 applicaties.

FASE 1

In grote lijnen omvatte het traject volgend stappen:

  • Eerst legden we een basisstructuur voor de Teamsomgeving vast (gelijkaardig aan onderstaand voorbeeld)
Teams
  • Daarna werkten we samen met inspiratoren (krachtgebruikers bij Pleegzorg) en Teams eigenaren om bepaalde topics onder de knie te krijgen. Werken met inspiratoren is een manier om de nodige kennis in de organisatie te brengen. Zij zijn het aanspreekpunt voor de organisatie, de helpende handen waar de collega’s bij terecht kunnen wanneer ze problemen en/of vragen hebben.
  • Via vrije basisopleidingen kon elke medewerker zijn/haar kennis bijspijkeren. Op die manier werd de kennis van enkele geselecteerde topics verder verspreid binnen de organisatie.
  • Tussendoor werkten we met stuurgroepen waarin het volgende aan bod kwam:
    • Bespreken status en vorderingen van het traject
    • Bijsturen waar nodig
    • Bespreken of er extra hulp nodig was
    • Problemen bespreken en beslissen over oplossingen
    • Akkoord krijgen voor de volgende stappen

Hier eindigde deel 1 van het traject, waar de focus lag op het opzetten van een basisstructuur en het in huis krijgen van de nodige basiskennis. Op die manier bereikten we alvast een eerste set van doelstellingen

RESULTAAT FASE 1

1

Basisstructuur

De optimalisatie van de werking van SharePoint en Teams met focus op een duidelijke en aangepaste basisstructuur

2

Kennis

Kennis brengen in de organisatie over het gebruik van SharePoint en Teams

3

Kennisoverdracht

De interne kennisoverdracht bevorderen en hands-on een aantal zaken opzetten

“Lumeron staat voor een heel participatieve en heel ondersteunende aanpak gericht op de organisatie maar vooral gericht op de mensen die in die organisatie werken”

Dasja Janssens - directeur organisatie Pleegzorg Vlaams Brabant & Brussel

FASE 2

In de tweede fase zijn we op een gestructureerde manier de centrale documentenbibliotheek gaan ontlasten door gebruik te maken van Teams en SharePoint. Daarnaast zijn we met een aantal aangeduide teams aan de slag gegaan om een op maat gemaakte Teams-omgeving te creëren, met gebruik van de gepaste applicaties.

In dit traject onderscheiden we drie cruciale mijlpalen.

3 grote mijlpalen in fase 2

1

Herkenbaarheid

Het afwerken van een pilootproject wat leidde tot herkenbaarheid in de organisatie en een duidelijk begrip rond wat werkt wel/niet, wat we extra nodig hadden, wat kan wegvallen en wat beter kan.

2

Afspraken

Het vastleggen van een aantal afspraken omtrent de inrichting en het gebruik van de Microsoft365 applicaties.

3

Op maat gemaakte oplossingen

Het samenzitten met een aantal teams, waarbij we hun werkwijzen en noden in kaart brachten om van daaruit een op maat gemaakte oplossing aan te bieden. Belangrijk om daarbij te vermelden is dat 'op maat' nog steeds betekent met configuratie en gebruik van basisfunctionaliteiten en zonder te programmeren.

Deze teamgerichte aanpak maakte de doorlooptijd van het digitalisatietraject wel langer, maar was ook noodzakelijk om dit goed te doen landen. Een verandering gebeurt immers niet van vandaag op morgen, daar is tijd voor nodig!

Kind en beer

Een participatieve aanpak

“Bij de participatieve aanpak die Lumeron nastreeft, hebben de consultants oog voor de organisatie en vinden zij samenwerken heel belangrijk. Dit had tot gevolg dat we het niet moeten doen met een standaardstramien, maar dat we echt maatwerk kregen binnen de toepassing van de mogelijkheden van de Microsoft 365 applicaties, en met het oog op de medewerkers in onze organisatie.

Als ik op het traject terugkijk, dan is voor mij die centrale aanpak, gericht op medewerkers heel belangrijk. Wij liepen een succesvol traject, waarbij we zelfs de meest weigerachtige collega's aan boord kregen!

Als we de balans opmaken dan zou ik zeggen dat Lumeron staat voor een heel participatieve aanpak, een heel ondersteunende aanpak gericht op de organisatie maar vooral gericht op de mensen die in die organisatie werken.”

Efficiënter digitaal (samen)werken

Zit je zelf met vragen rond efficiënt digitaal (samen)werken met de Microsoft 365 tools? Verliep een eerdere migratie niet zo vlot, of is het toch niet helemaal geland bij de medewerkers? Krijg nog meer inspiratie in ons gratis on-demand webinar of laat ons samen de mogelijkheden eens vrijblijvend bespreken.