Efficiënter samenwerken met Microsoft 365

Op een bepaald moment zagen we door het bos de bomen niet meer en zijn we in zee gegaan met Lumeron omdat we, zoals veel organisaties, voor een uitdaging stonden rond digitalisering waar we mee vast zaten. We bekeken samen hoe we ons digitalisatietraject konden verwezenlijken. “

In de eerste fase lag de focus op het opzetten van een basisstructuur en het in huis krijgen van de nodige basiskennis. In de tweede fase is de centrale documentenbibliotheek efficiënter ingericht door gebruik te maken van Teams en SharePoint en zijn we met een aantal geselecteerde teams aan de slag gegaan om de transitie op maat van hun proces te creëren binnen de Teams-omgeving en andere Microsoft 365 applicaties.

In grote lijnen omvatte het traject volgend stappen:

• Eerst legden we een basisstructuur voor de Teamsomgeving vast (gelijkaardig aan onderstaand voorbeeld)

• Daarna werkten we samen met inspiratoren (krachtgebruikers bij Pleegzorg) en Teams eigenaren om bepaalde topics onder de knie te krijgen. Werken met inspiratoren is een manier om de nodige kennis in de organisatie te brengen. Zij zijn het aanspreekpunt voor de organisatie, de helpende handen waar de collega’s bij terecht kunnen wanneer ze problemen en/of vragen hebben.
• Via vrije basisopleidingen kon elke medewerker zijn/haar kennis bijspijkeren. Op die manier werd de kennis van enkele geselecteerde topics verder verspreid binnen de organisatie.
• Tussendoor werkten we met stuurgroepen waarin het volgende aan bod kwam:
  • Bespreken status en vorderingen van het traject
  • Bijsturen waar nodig
  • Bespreken of er extra hulp nodig was
  • Problemen bespreken en beslissen over oplossingen
  • Akkoord krijgen voor de volgende stappen

Hier eindigde deel 1 van het traject, waar de focus lag op het opzetten van een basisstructuur en het in huis krijgen van de nodige basiskennis. Op die manier bereikten we alvast een eerste set van doelstellingen

In de tweede fase zijn we op een gestructureerde manier de centrale documentenbibliotheek gaan ontlasten door gebruik te maken van Teams en SharePoint. Daarnaast zijn we met een aantal aangeduide teams aan de slag gegaan om een op maat gemaakte Teams-omgeving te creëren, met gebruik van de gepaste applicaties.

In dit traject onderscheiden we drie cruciale mijlpalen.

Deze teamgerichte aanpak maakte de doorlooptijd van het digitalisatietraject wel langer, maar was ook noodzakelijk om dit goed te doen landen. Een verandering gebeurt immers niet van vandaag op morgen, daar is tijd voor nodig!

“Bij de participatieve aanpak die Lumeron nastreeft, hebben de consultants oog voor de organisatie en vinden zij samenwerken heel belangrijk. Dit had tot gevolg dat we het niet moeten doen met een standaardstramien, maar dat we echt maatwerk kregen binnen de toepassing van de mogelijkheden van de Microsoft 365 applicaties, en met het oog op de medewerkers in onze organisatie.

Als ik op het traject terugkijk, dan is voor mij die centrale aanpak, gericht op medewerkers heel belangrijk. Wij liepen een succesvol traject, waarbij we zelfs de meest weigerachtige collega's aan boord kregen!

Als we de balans opmaken dan zou ik zeggen dat Lumeron staat voor een heel participatieve aanpak, een heel ondersteunende aanpak gericht op de organisatie maar vooral gericht op de mensen die in die organisatie werken.”