De Periodische tabel van Microsoft 365

De periodische tabel van Microsoft bestaat dan wel niet echt, toch is Matt Wade - Jump365 erin geslaagd om op een symbolische manier de verschillende componenten gestructureerd weer te geven. De eerste versie lanceerde hij in 2017 en ondertussen volgden er diverse updates in lijn met nieuwe en verdwijnende applicaties vanuit de Microsoft kant.
​
Als je de tabel bestudeert dan zit er een duidelijke logica in. Al moet het gezegd worden dat dit de interpretatie van de auteur is en niet een officieel statement van Microsoft. Met meer dan 25.000 page views in 2022 kan je wel stellen dat deze weergave als een referentie wordt gebruikt door menig IT-medewerker en consultant. Ook wij staan achter deze voorstelling omdat ze alles mooi op één A4 transparant maakt.

Maar op welke manier kan je aan de slag met deze tabel? Je kan toch onmogelijk verwachten dat je al die applicaties per direct en parallel introduceert?
Het begint al bij de licentie. Niet elke licentie omvat alle applicaties uit de Microsoft 365 omgeving. En er zijn zelfs een aantal applicaties die ook bij de duurste business licentie niet standaard zijn inbegrepen. Denk daarbij onder andere aan ‘Project for the web’ als projectbeheerplatform of ‘Dynamics 365’ voor marketing & sales.
 
Net zoals er geen officiële tabel vanuit Microsoft bestaat, is er ook geen officiële richtlijn die vastlegt in welke volgorde je aan de slag dient te gaan met de applicaties. Vaak is dit deels bedrijfseigen. Dit hangt onder andere af van de digitale maturiteit van de organisatie, het inzicht in de proceswerking, de bereidwilligheid binnen de verschillende teams,…. Toch kunnen we op basis van de jaren ervaring die we hebben een patroon herkennen. Er zijn een aantal grote blokken die als het ware in vervolgfases terugkomen.

Van zodra je een licentie aanschaft voor Microsoft365 en voor de medewerkers een account aanmaakt krijgt die medewerker meteen een aantal zaken ‘cadeau’. Toegegeven er komt ook nog wel wat IT-werk aan te pas als er migraties dienen te gebeuren van een oude naar de nieuwe omgeving.
Je krijgt dan onder andere:

• Outlook (Mail/Kalender/Contacten)
• De ‘Microsoft’-wafel (de toegang naar alle applicaties die voor jou als medewerker beschikbaar zijn
• OneDrive for Business (de eigen persoonlijke omgeving om documenten op te slaan)
  
  Veel hoef je er niet voor te doen, maar als je nog eens goed naar de periodische tabel kijkt dan zal je al meteen opmerken dat Outlook op zichzelf enkel een interface is om drie applicaties transparant te maken.
  
  
• Mail
• Kalender
• Contacten
  
  Waarom staan we hier even bij stil? We zien steeds meer een trend bij onder andere Gen Z (de leeftijd van de huidige schoolverlaters) dat zij onderling minder en minder met email aan het communiceren zijn, maar net wel met Instagram, TikTok, WhatsApp, Snapchat, Messenger,… Het lijkt wel alsof Microsoft met deze opsplitsing al de voorbode aan het klaarzetten is om ooit Mail te vervangen door iets anders. Denk bijvoorbeeld aan Teams, waar we later nog op terugkomen. Het zal zeker nog niet voor morgen zijn. De huidige actieve arbeidsmarkt is een mix van medewerkers uit het pre-email tijdperk en de grootste groep kent eigenlijk weinig anders dan email om structureel en formeel met elkaar te communiceren.  Maar wie weet, tijd brengt raad, zien we daar dus ooit een verschuiving in.
  ​
• Ook Delve en Viva Insights komen al mee om de hoek kijken van zodra je een licentie activeert, maar die zijn voor nu minder belangrijk.

Wie anno 2023 aan de slag gaat met Microsoft365 kan er niet omheen. De Covid-periode heeft ons allemaal naar Teams of Zoom (die andere online meeting app) gestuurd om toch geconnecteerd te blijven met onze collega’s en samen te werken. We kunnen met zekerheid stellen dat dit een blijver is geworden. Al is door de snelheid waarmee Teams ooit geland is in veel organisaties dit niet echt structureel opgezet en verschillende organisaties zitten nu met een totaal foutieve logica. Te vergelijken met ‘de Vlaamse koterijen’ waar je door weer en wind naar buiten moet om de volgende ruimte te bereiken. Lees, het is verre van intuïtief voor de gebruikers met veel frustraties tot gevolg.

Dit oplossen kan soms met een verbouwing, maar vaak is het starten met een nieuw plan de beste aanpak. Meer weten hierover, dan kan via de inspiratieblog rond het bouwproject.
​

Wie Teams zegt, weet het soms niet, maar geen Teams zonder SharePoint. SharePoint is het centrale platform waar alle documenten volgens de juiste rechtenstructuur beschikbaar staan voor de medewerkers. Het gaat soms zelfs zover dat het tot Babylonische spraakverwarringen kan leiden als de ene medewerkers zegt dat de documenten in Teams staan en de andere dat deze in SharePoint zitten. Voor eens en voor altijd. Alle documenten staan in SharePoint, alleen zijn sommige ervan via Teams bereikbaar en andere niet… of… toch niet zolang niemand die link tussen de beide platformen heeft opgezet. En daar gaan we dus weer.

Maar kortom, SharePoint is dus onlosmakelijk de volgende stap na Teams, en voor sommige organisaties zelfs de eerste stap en Teams daar vlak achterna. Dit hangt grotendeels van je behoeftes af rond manieren van samenwerken, beveiliging van data en gewenste structuur.
In een ondertussen ver verleden was SharePoint alles, er was geen Teams, en SharePoint werd met allerlei on-top-of programmatie omgebouwd tot een centraal werkplatform vaak tot menig ongenoegen van traag werken, niet transparant zijn, taken die toch niet samen stonden,…

De Modern SharePoint gaat nu ook al een aantal jaar mee, en de combi met Microsoft Teams, en de andere applicaties die later volgen, maakt het mogelijk om een goed evenwicht te vinden qua structuur en applicatieopzet.
Maar onderschat het niet. Nadenken over de juiste structuur binnen Teams en SharePoint is het fundament. En een eigenschap van funderingen is dat je ze niet snel meer kan wijzigen zonder drastisch in te grijpen. Dus neem je tijd voor deze fase.

Een op het eerste zicht kleine wijziging is het feit dat documenten nu ook openen in een Word/Excel/PowerPoint online kan ook voor medewerkers die iets meer digibeet zijn voor heel wat verwarring zorgen. Zeker als de instellingen zo staan dat de ene documentenbibliotheek opent in de online omgeving en de andere in de desktop applicatie. Alhoewel de verschillen met de tijd kleiner worden, zijn er nog steeds functionaliteitsverschillen tussen beide en staan knoppen vaak net een beetje anders. In regel kan je stellen dat je meer kan met de desktop applicaties, maar Microsoft begint steeds meer nieuwe functionaliteiten eerst (of alleen maar) naar de online omgeving te lanceren.

Die online omgeving opent altijd in je internet browers (Chrome, Edge, Firefox,…). Een handige tip als je toch het gevoel wil hebben dat je in een Word/PowerPoint/Excel werkt en af wil van die vervelende URL balk en je bookmarkbalk. Bijvoorbeeld als je op een groot scherm aan het presenteren bent. Druk op de functietoets ‘F11’ en je krijgt dit beeldvullend alsof je in de desktop applicatie zit. Terugkeren doe je door nog eens op ‘F11’ te drukken.

Teams en SharePoint geïntroduceerd bij de medewerkers. Via on-the-job coaching, met inspiratoren, met believers op kop, of groepstrainingen… allemaal mogelijk, maar met bijna 100% zekerheid zal het niet lang duren vooraleer de eerste vragen komen rond

• Ik wil taken die we in groep bespreken centraal bijhouden
• Ik wil mijn persoonlijke taken ook ergens kwijt kunnen
• Ik wil notities kunnen nemen in een meeting en deze delen
• Ik wil een lijst bijhouden van XYZ met verschillende weergaves
• Ik wil een bevraging doen bij medewerkers en de data vlot beschikbaar hebben
• Ik wil instructievideo’s vlot kunnen delen en bekijken
  
  

In volgorde betekent dit dat applicaties zoals Planner, To Do, OneNote, Lists, Forms en Streams heel snel als volgende efficiëntiestap erbij zullen komen. Het zijn stuk voor stuk applicaties die goed zijn in één specifiek ding. Lastig? Sommigen vinden van wel, omdat ze tussen al die verschillende applicaties dienen te schakelen. Stel dan even de vraag hoeveel apps ze op hun smartphone hebben, en welke app ze gebruiken om het weer te checken, een kledingstuk aan te kopen, het nieuws te lezen en hun bankzaken te doen. Ik ben vrij zeker dat dit minstens vier verschillende applicaties zullen zijn. Vaak heb je ze daarmee al overstag.

Het is pas nadat je per proces / per team ook deze stap gezet hebt, dat je zal merken dat heel wat collega’s het gevoel zullen hebben dat de Microsoft 365 omgeving hun dagdagelijks leven gemakkelijker, transparanter en vooral efficiënter maakt.
​

De Power Rangers, Power Girl, Power Pack, allemaal gekend in de strip en animatiewereld, allen met eenzelfde kracht ‘Power’.  Dat is waar na een tijd de medewerkers en zeker ook leidinggevenden naar zullen vragen. Kan je extra power bijstoppen in onze processen. En dit zowel aan de input als aan de output kant.

Die power zit hem in het automatiseren van (deelstukken van) de procesflows, en up-to-date dashboards (KPI – indicatoren) aan de hand van alle beschikbare data in het platform.
PowerApps stellen je dan in staat om bijvoorbeeld de data-input naar bijvoorbeeld verwerkingslijsten te vergemakkelijken en mogelijk te maken op bijvoorbeeld de productievloer of zelfs op verplaatsing, zonder dat je medewerker alles over de registratielijst dient te kennen. Het kan natuurlijk nog zoveel meer, maar dan gaan we voor nu te ver.

PowerAutomate, de naam zegt het zelf, biedt de mogelijkheden om met wat met noemt low-code de verschillende stappen van het proces te sturen, medewerkers te triggeren, ontvangen inputs te verwerken, … Belangrijk daarbij is dat je niet te snel wil gaan. Zorg eerst dat je de vorige fase goed doorleefd hebt. Dan pas weet je met welke bestanden, lijsten, databronnen,… je wil werken en hoe de procesflow verder geautomatiseerd kan worden. Het is zonde als je dit werk vijf keer opnieuw moet doen omdat je nog in de vorige fase zit en aan het sleutelen bent aan je digitaal basisproces.

Gedaan met het dagelijks maken van PivotTabellen op basis van de Excel-export-van-de-dag.  PowerBI maakt de data inzichtelijk op een grafische en doorklikbare manier. Zo wordt analyse veel eenvoudiger. Maar onderschat het niet. Garbage in is garbage out. Als de data fout zit in het systeem, of gewoon niet consequent beschikbaar is, dan kan je ook geen analyses maken of trek je foutieve conclusies. Ook dit is een proces van goed nadenken en dus proactief bouwen aan de input en verwerkingskant om finaal juiste rapporten on-the-spot beschikbaar te hebben.

Ongeveer gelijk met de Power’tools’ komen ook andere applicaties om de hoek kijken die vaak al iets specifiekere oplossingen bieden voor specifieke teams. Denk daarbij aan een centraal digitaal Whiteboard of voor de medewerkers die iets meer bezig zijn met de grafische kant - Clipchamp, Create, Designer. Deze laatste zijn trouwens nog niet overal wijdverspreid). Of Bookings, niet om hotels te boeken maar wel tijdslotten voor bijvoorbeeld een kapperszaak.

Organisaties die al wat verder staan in hun ‘digital journey’ kunnen zich uitleven met Sway, Power Virtual agents, Loop, Lens, de Viva suite,… maar geen paniek als deze allemaal nog onbekend in de oren klinken. Al zijn het stuk voor stuk applicaties waar we in de komende jaren vermoedelijk steeds meer van zullen zien. Grotere organisaties beginnen nu al de mogelijkheden van de Viva wereld te ontdekken en toe te passen.

Maar ook een Dynamics 365 of Projects zijn applicaties die dan wel een extra licentiekost met zich meebrengen maar voor gerichte processen een serieuse meerwaarde kunnen betekenen. In een aantal gevallen durft het zelfs gebeuren dat zeker die beide laatste zelfs helemaal onafhankelijk van bovenstaand traject gelanceerd worden als oplossing om het sales & marketing proces of het projectmanagement proces te faciliteren.

Organisaties die al wat verder staan in hun ‘digital journey’ kunnen zich uitleven met Sway, Power Virtual agents, Loop, Lens, de Viva suite,… maar geen paniek als deze allemaal nog onbekend in de oren klinken. Al zijn het stuk voor stuk applicaties waar we in de komende jaren vermoedelijk steeds meer van zullen zien. Grotere organisaties beginnen nu al de mogelijkheden van de Viva wereld te ontdekken en toe te passen.

Maar ook een Dynamics 365 of Projects zijn applicaties die dan wel een extra licentiekost met zich meebrengen maar voor gerichte processen een serieuse meerwaarde kunnen betekenen. In een aantal gevallen durft het zelfs gebeuren dat zeker die beide laatste zelfs helemaal onafhankelijk van bovenstaand traject gelanceerd worden als oplossing om het sales & marketing proces of het projectmanagement proces te faciliteren.