MGTSYSTEMEN
Kwaliteitsmanagement en de papieren tijger

Peter Lamote - 13/12/2021
Senior Consultant Procesteam
continu verbeteren
kwaliteitsmanagement
visie
change management
In de jungle van normen en managementsystemen is het gevaarlijkste dier de papieren tijger
In het verleden was er vanuit ISO de verplichting om procedures tot in punten en komma’s uit te schrijven.
Hierdoor ontstond de zogenaamde ‘papieren tijger’, een berg aan documenten die terecht kwamen in dikke klasseermappen vaak onder een flinke laag stof in een of andere kast.
Gelukkig is dat ISO-principe niet langer van toepassing, maar beoogt ISO vandaag een levend, efficiënt en effectief managementsysteem.
Betekent dit nu dat we helemaal niets meer moeten documenteren?

Bedrijven en organisaties kiezen er vaak voor om een managementsysteem te implementeren en zich tegen een bepaalde norm te laten certificeren.
Denk hierbij aan een kwaliteitsmanagementsysteem, een milieumanagementsysteem of een veiligheidsmanagementsysteem respectievelijk volgens de ISO 9001, ISO 14001 en ISO 45001 normen.
Dit kan zijn uit vrije wil en omdat het bedrijf ook de meerwaarde ziet om een managementsysteem te hebben, maar dit kan evenzeer omwille van het feit dat hun klanten eisen opleggen in verband met bepaalde certificaten.
De nood aan gedocumenteerde informatie
Eén ding hebben deze managementsystemen alvast gemeen, met name de nood aan gedocumenteerde informatie.
Het bedrijf moet enerzijds de manier van werken vastleggen in procedures, werkinstructies, enz. en anderzijds moeten de nodige registraties bijgehouden worden om te kunnen bewijzen dat er effectief volgens de beschreven manier gewerkt wordt.
In het verleden was er vanuit ISO de verplichting om procedures tot in punten en komma’s uit te schrijven.
Hierdoor ontstond de zogenaamde ‘papieren tijger’, een berg aan documenten die terecht kwamen in dikke klasseermappen vaak onder een flinke laag stof in een of andere kast.
Dit terwijl de procedures zelf niet of nauwelijks gevolgd werden door de medewerkers.
De ‘papieren tijger’ zorgde niet alleen voor ergernis bij velen, maar ook voor een verkeerde perceptie rond ‘ISO’ en managementsystemen’.
Gelukkig is dat ISO-principe niet langer van toepassing, maar beoogt ISO vandaag een levend, efficiënt en effectief managementsysteem.
Tijd dus om de procedures van onder het stof te halen en deze luchtiger te maken. Dit kan door deze te visualiseren aan de hand van procesflowcharts of de meer geavanceerde techniek van ‘swimlanes’.
Wat moeten we documenteren?
Betekent dit tevens dat we helemaal niets meer moeten documenteren?
Absoluut niet.
Vanuit de ISO-norm zelf is de verplichting weliswaar weggevallen, maar de graad van documentatie voor een organisatie is wel nog afhankelijk van bijvoorbeeld de wet- en regelgeving en de sector waarin de organisatie actief is.
Denk hierbij aan de strenge vereisten opgelegd vanuit de farmaceutische sector, automobielindustrie of luchtvaart.
Tevens is het ‘op papier zetten’ vaak de enige manier om die afspraken voor iedereen transparant en duidelijk te maken.
De neergeschreven procedures en werkinstructies bevatten immers een bron van informatie en kennis, bruikbaar om nieuwe medewerkers op te leiden of in geval van back-up bij afwezigheid door verlof of ziekte.
Tot slot
Zorgen voor een goed evenwicht tussen wat moet en kan gedocumenteerd worden, maar bovenal verzekeren dat de voorgeschreven manier van werken effectief geïmplementeerd wordt en tot leven komt in de organisatie is de boodschap.
ONZE REALISATIES

Drie ISO-certificaten, waaronder één primeur in België
beMatrix
Als wereldwijde koploper in de standbouwindustrie verstevigt beMatrix zijn positie door drie ISO-certificeringen te behalen. ISO 9001, ISO 14001 en de primeur voor België het ISO 20121 certificaat (duurzaamheidsbeheersysteem voor evenementen).
Lees meer
Verdere groei bij Wolf Oil dankzij performante processen
Wolf Oil
De internationale smeermiddelenfabrikant Wolf Oil levert al meer dan 65 jaar producten op maat aan klanten in de automotive, transport en industrie. Een sector waarin kwaliteit een essentieel aspect is.
Lees meerINSPIRATIEBLOG

Kwaliteitsmanagement is als steenstapelen
Met welke symboliek zou je een bedrijf dat streeft naar uitmuntendheid in kwaliteitsmanagement kunnen vergelijken?
Lees meer
De stap zetten naar Microsoft 365 is het maken van een digitale reis
Microsoft 365 bewust inzetten, is meer dan een technische implementatie. Het is een reis waarin iedereen in de organisatie – van de pioniers tot de twijfelaars – een belangrijke rol speelt.
Lees meer
Wie ophoudt met verbeteren, zal ooit ophouden goed te zijn
Het is verleidelijk om na het behalen van succes, achterover te leunen en te genieten van het bereikte resultaat. Maar… stilstand is het begin van de achteruitgang.
Lees meer