Kwaliteitsmanagement en de papieren tijger

Hierdoor ontstond de zogenaamde ‘papieren tijger’, een berg aan documenten die terecht kwamen in dikke klasseermappen vaak onder een flinke laag stof in een of andere kast. 
Gelukkig is dat ISO-principe niet langer van toepassing, maar beoogt ISO vandaag een levend, efficiënt en effectief managementsysteem.

Betekent dit nu dat we helemaal niets meer moeten documenteren?

Bedrijven en organisaties kiezen er vaak voor om een managementsysteem te implementeren en zich tegen een bepaalde norm te laten certificeren.
Denk hierbij aan een kwaliteitsmanagementsysteem, een milieumanagementsysteem of een veiligheidsmanagementsysteem respectievelijk volgens de ISO 9001, ISO 14001 en ISO 45001 normen.
​Dit kan zijn uit vrije wil en omdat het bedrijf ook de meerwaarde ziet om een managementsysteem te hebben, maar dit kan evenzeer omwille van het feit dat hun klanten eisen opleggen in verband met bepaalde certificaten.

Eén ding hebben deze managementsystemen alvast gemeen, met name de nood aan gedocumenteerde informatie.
Het bedrijf moet enerzijds de manier van werken vastleggen in procedures, werkinstructies, enz. en anderzijds moeten de nodige registraties bijgehouden worden om te kunnen bewijzen dat er effectief volgens de beschreven manier gewerkt wordt.

In het verleden was er vanuit ISO de verplichting om procedures tot in punten en komma’s uit te schrijven.
Hierdoor ontstond de zogenaamde ‘papieren tijger’, een berg aan documenten die terecht kwamen in dikke klasseermappen vaak onder een flinke laag stof in een of andere kast.
Dit terwijl de procedures zelf niet of nauwelijks gevolgd werden door de medewerkers.
De ‘papieren tijger’ zorgde niet alleen voor ergernis bij velen, maar ook voor een verkeerde perceptie rond ‘ISO’ en managementsystemen’. 

Gelukkig is dat ISO-principe niet langer van toepassing, maar beoogt ISO vandaag een levend, efficiënt en effectief managementsysteem.
​Tijd dus om de procedures van onder het stof te halen en deze luchtiger te maken. Dit kan door deze te visualiseren aan de hand van procesflowcharts of de meer geavanceerde techniek van ‘swimlanes’.

Betekent dit tevens dat we helemaal niets meer moeten documenteren?
Absoluut niet.
Vanuit de ISO-norm zelf is de verplichting weliswaar weggevallen, maar de graad van documentatie voor een organisatie is wel nog afhankelijk van bijvoorbeeld de wet- en regelgeving en de sector waarin de organisatie actief is.
Denk hierbij aan de strenge vereisten opgelegd vanuit de farmaceutische sector, automobielindustrie of luchtvaart.  
Tevens is het ‘op papier zetten’ vaak de enige manier om die afspraken voor iedereen transparant en duidelijk te maken.
De neergeschreven procedures en werkinstructies bevatten immers een bron van informatie en kennis, bruikbaar om nieuwe medewerkers op te leiden of in geval van back-up bij afwezigheid door verlof of ziekte.

Zorgen voor een goed evenwicht tussen wat moet en kan gedocumenteerd worden, maar bovenal verzekeren dat de voorgeschreven manier van werken effectief geïmplementeerd wordt en tot leven komt in de organisatie is de boodschap.