Van AS IS naar TO BE in 12 stappen 

We formuleren duidelijk de doelstellingen en doelen voor de overgang van de huidige "AS IS"-toestand naar de gewenste "TO BE"-toestand. Wat wilt het team bereiken? We bekijk ook meteen wat de belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI's) zijn om het succes te meten.

We stellen een team samen met vertegenwoordigers van verschillende afdelingen of gebieden van de organisatie. Dit zorgt voor een divers perspectief en buy-in van belanghebbenden. Ook in KMO's is dit een belangrijke factor: de diversiteit van het team zit hem in mensen te verzamelen die verschillende rollen opnemen.

We documenteren en analyseren de bestaande processen, workflows en identificeren knelpunten, inefficiënties en gebieden die voor verbetering vatbaar zijn. Technieken zoals het in kaart brengen van processen, interviews en enquêtes komen aan bod

We ontwerpen op basis van de analyse de gewenste toekomstige processen. Daarbij overwegen we hoe we technologie, automatisering en best practices kunnen integreren om de efficiëntie en effectiviteit te verbeteren.

We identificeren de hiaten tussen de huidige staat en de toekomstige staat. Wat dient er te veranderen om deze te overbruggen? En analyseren de knelpunten die dit tegenhouden. Dit is een cruciale stap in de transitie.

We evalueren potentiële risico's en uitdagingen in verband met de overgang. We ontwikkelen strategieën om deze risico's te beperken.

We definiëren een gedetailleerd plan voor de overgang van de huidige staat naar de toekomstige staat. Daarbij bekijken we niet alleen wat nodig is, maar tevens welke impact een activiteit heeft. Dit plan maken we zo concreet mogelijk met deelstappen, tijdslijnen, rollen en verantwoordelijkheden en een toewijzing van middelen.

We testen de nieuwe manier van werken eerst op een kleiner stukje van het proces of van de organisatie vooraleer alle wijzigingen in de hele organisatie te implementeren. Op die manier kunnen we eventuele problemen op voorhand nog identificeren en aanpakken om de slaagkans van het veranderingstraject te vergroten.

We rollen de nieuwe processen uit in de hele organisatie volgens het implementatieplan. Daarbij denken we aan de verschillende deelstappen in de tijdslijn!

We controleren voortdurend de prestaties van de nieuwe processen ten opzichte van de gedefinieerde KPI's en verzamelen feedback van gebruikers en passen waar nodig aan.

Het veranderingstraject (BPR) is een continu proces. We moedigen samen met het management een cultuur van voortdurende verbetering aan, waarbij feedback en gegevens worden gebruikt om de processen na verloop van tijd verder te verfijnen.

We documenteren de nieuwe processen en bewaken dat ze toegankelijk zijn voor alle relevante partijen. Daarbij zorgen we ook dat de nodige communicatie gebeurt. Dat mensen begrijpen wat wijzigt, waarom iets wijzigt en wat de impact is. Effectieve communicatie is essentieel tijdens de overgang en daarna.

Samen erkennen en vieren we successen en mijlpalen. Zo houden we bij iedereen de motivatie op peil.