DIGITAAL (SAMEN)WERKEN
Digitaler werken - stap 3: create the buzz
Bart Hoornaert - 15/03/2021
Operationeel verantwoordelijke & Teamlead Procesteam
(smart) in transition
continu verbeteren
digitaliseren
change management
Digitaler werken... stap 3: create the buzz
Iedereen mee krijgen in digitaler samenwerken berust niet enkel op training. In onze overzichtsblog leggen we uit wat we hiermee bedoelen. We moeten een aantal stappen nemen die dit voorbereiden. In een eerste fase maken we er een organisatieproject van in plaats van een IT-project. In een tweede fase maken we concreet hoe we onze huidige werkwijze, omzetten naar de toekomstig om zo extra slagkracht en efficiëntie bieden.
En nu training...hold it!
Nu is het tijd om iedereen warm te maken voor de verandering. Maar niet door er direct in te vliegen met een training, want ook dan hebben we nog onvoldoende ingezet op het “wat zal ik eraan hebben”-gevoel.
Anders dan velen denken zijn medewerkers niet per definitie tegen verandering. Wel zijn ze op zoek naar een goede reden voor zichzelf om mee te stappen in de verandering. Als we de oefening in de tweede fase goed is uitgevoerd, dan hebben we alle materiaal in handen om hen mee te krijgen.
Vergelijk het met de volgende grote blockbuster in de bioscoop. Weken voor de film op het grote doek komt, start een marketingcampagne om ons “goesting” te doen krijgen. Op de dag van de première staan mensen in de rij om als eerste de film te zien. Of wat dacht je van de lancering van een nieuwe high end smartphone. Ook daar staan mensen van ‘morgens vroeg voor de deur.
Wat maakt dat we met z'n allen in de rij staan?
Dergelijke marketingcampagnes spelen in op onze interesses, gevoelens en verlangens. Net dat doen we ook in deze bewustwordingsfase van ons “digitaler samenwerken” project.
En dit hoeven niet meteen de gigantische marketingbudgetten te zijn uit de film- of electronicawereld. Een paar concrete voorbeelden:
- Naam: Indien nog niet eerder gebeurd, dan is het nu zeker het moment om het project een naam te geven. En niet “Het Microsoft365 project” of “Het nieuwe IT-project”. Denk in termen als “WeConnect”, “GoDigital”, “TeamUp”,… Het zijn maar een paar voorbeelden van concrete namen die projecten rond dit thema in de afgelopen jaren kregen.
- Management: Zorg dat management dit mee opneemt in hun communicatie naar de interne medewerkers. Bijvoorbeeld in een groepsmeeting, een intern event,…
- Visueel: Hoe simpel het ook lijkt, maak een aantal posters die mensen triggeren. Of waarom dacht je dat er van die bewuste blockbuster-film in elk bushokje en reclamepaneel een affiche terug te vinden is. De koffiecorner, de kantine en … de toiletten zijn vaak de meest uitgelezen plaatsen.
- Mailing: Vanaf een maand voor de implementatie via korte mailings medewerkers extra teasen met nieuwe mogelijkheden en best practices die er straks aan komen en dit gefocust op de noden die ze zelf als input gaven in fase 2 richting de scenario’s. Zo ziet iedereen meteen dat wat eraan komt gebaseerd is op hun inputs. Dit is een krachtig signaal. Denk hierbij ook aan het uitnodigen om tijdig in te schrijven voor de trainingsmomenten. Zo voorkom je dat dit niet plots bovenop een dagtaak komt.
Een marketingstelling zegt dat iemand pas iets echt onthoud en interesse krijgt na 30 keer een naam te hebben gezien of gehoord. (n.v.d.r. afhankelijk aan wie je het vraagt kan het getal 30 afwijken) . Dus alle kanalen aanboren om iemand te triggeren rond dit thema is dan ook de beste optie.
Op naar stap 4: Training (& onderhouden)
In het volgend en ook laatste deel van deze blogreeks gaan we dieper in op fase 4 van het digitaler samenwerken implementatietraject: het trainen van de organisatie in de nieuwe werkwijzes parallel aan de IT-uitrol. Het klopt, alle voorgaande 3 fases slaat men al te vaak over, of neemt men veel te snel waardoor finaal de “user adoption” niet slaagt met alle gevolgen van dien.
INSPIRATIEBLOG
Digitaler werken... klinkt logisch maar...
Dat we in 2020 allemaal een versnelling hoger zijn geschakeld in digitaler werken, vaak uit pure noodzaak, is bij iedereen bekent. En dat dit nog wel even zo zal blijven helaas ook. Vele zaken zijn tijdelijk en ad hoc opgestart en omdat dit alles langer blijft duren wordt dit ook vaak de nieuwe werkwijze. Hierdoor ontstaat vaak de verkeerde assumptie dat dit ook bij deze ingebed is in de organisatie.
Lees meerDigitaler werken - stap 2: denken in business scenario's
Door te denken in business scenario's vertalen we de noden van de organisatie niet zomaar in "digitaler" werken maar in een nieuwe manier van werken waarbij de medewerkers en processen winnen aan slagkracht en efficiëntie.
Lees meerDigitaler werken - stap 4: de inspiratoren aan zet
In de drie voorgaande inspiratieblogs legden we uit waarom digitaler samenwerken niet enkel een IT-project is, of alles op te lossen is met grote trainingen. Finaal blijft het natuurlijk belangrijk dat iedereen de juiste kennis op doet om met de nieuwe tools aan de slag te gaan. Maar hoe, als puur trainen niet de oplossing is?
Lees meer