STRATEGIE

Inzichten borgen.

Abdon Moens - 30/01/2023

CEO - Advisor Bedrijfsstrategie

Hoe alle inspanningen verzilveren voor de toekomst en deze inzichten borgen?

Bij het realiseren van ambities is het borgen - het vastleggen en inbedden van de nieuwe werkwijze in de organisatie waardoor het resultaat blijvend is - een belangrijke stap. Hoe kan je nu de nieuwe werkwijze voldoende borgen? Het antwoord op deze vraag is niet eenduidig te geven. We bekijken dit vanuit verschillende invalshoeken:

Borgen vanuit de hiërarchie of vanuit het team
Bij borgen via de top-down benadering wil de manager dat er iets verandert. Hij voorziet dan de nodige resources en opvolging. Het risico is hier dat het bij de organisatie overkomt alsof de nieuwe werkwijze wordt ‘opgelegd’ waardoor er weinig enthousiasme en betrokkenheid is om deze in praktijk om te zetten

De behoefte om te veranderen en te borgen kan ook bottom-up zijn. Teams worden immers steeds meer zelf-organiserend. Het is de taak van het management om dit proces te faciliteren en te coachen.

Borgen door te leren
De nieuwe situatie oefenen, beter leren beheersen en aldus te borgen is een aanpak die werkt. Het is leren door te beleven, door te doen. Om te vermijden dat men terug in de oude situatie hervalt is het toepassen van PDCA-filosofie wel noodzakelijk. De managers coachen hun medewerkers en werken aan continu verbeteren. Vaak ontstaat zo de behoefte om de afspraken vast te leggen in een standaard en kan men via feedback, interne meldingen en interne audits verbeteropportuniteiten spotten

Borgen vanuit managementsystemen
De verbetercyclus (PDCA - plan-do-check-act) is de essentie van de ISO normen.

De ISO normen schrijven voor hoe een bedrijf de borging het best kan organiseren. Namelijk door:

Het beschikbaar stellen van voldoende en geschikte middelen inclusief competente medewerkers
Ervoor te zorgen dat de doelstellingen SMART zijn en in de organisatie gecommuniceerd worden
In procedures en werkinstructies de concrete werking en afspraken vast te leggen
Het bijhouden van registraties en te zorgen voor de aantoonbaarheid van de effectiviteit van het managementsysteem.
De werking te monitoren via ‘interne audits’.
De resultaten van deze monitoring (audits, product- en procescontrole, omgevingsmonitoring, personeelsbeoordeling, leveranciersbeoordeling, ...) te gebruiken als input voor de directiebeoordeling. Dit kan op haar beurt dan weer leiden tot een herziening van het strategie, de doelstellingen en de actieplannen.

Conclusie
Oefenen en leren van nieuwe vaardigheden + deze regelmatig evalueren is vaak effectiever dan afdwingen, maar borgen volgens de PDCA-filosofie is steeds noodzakelijk. Onze Lumeron experts kunnen u in dit traject van kennis en advies bijstaan.