Maak van je speedboot geen tanker

Een organisatie in groei voelt de energie en de goesting. De ‘drive’ om vooruit te gaan en nieuwe dingen uit te proberen en lanceren naar de markt toe. ​De sfeer zit goed, het team geeft er een lap op en de klanten zijn enthousiast. We kunnen de wereld aan en niets houdt ons tegen. 

Vergelijk het met de speedboot op zee. Volle gas, genieten, de haren in de wind. De kracht en het geluid van de motor geeft ons nog een extra push om er onbezorgd van te genieten.

Als je met de speedboot op zee bent, dan mag ik ervan uit gaan dat je dit enkel zal doen als het weer dit toelaat. Maar wat als je organisatie in speedboot-modus zit. Gas erop, iedereen zet zich in, het is druk, veel werk maar niemand klaagt want we hebben het ervoor over en voelen dat dit ons vooruit helpt.

Tot er plots in volle zee storm opsteekt, want uit de onbezorgdheid zijn er hier en daar kleine en grotere zaken vergeten. De eerste kwaliteitsproblemen bij afgeleverde producten. Een nieuw product of business concept blijkt na verloop van tijd toch niet zo robust en de markt begint vragen te stellen. Er was onvoldoende oog voor de medewerkers omdat ze allemaal in volle drive zaten en niemand leek hier last mee te hebben maar dit begint zich toch te wreken. Eén of meerdere medewerkers kiest toch voor andere oorden en zet zonder het te willen, een beweging van ‘is dit wel normaal’ in gang bij andere collega’s.
​
De woelige zee steekt op en komt dan vaak binnen langs alle kanten. Plots is de fun eruit en staat de organisatie en processen op losse schroeven. Met het vertrek van een aantal keypersonen blijkt ook belangrijke kennis te zijn verdwenen. Andere medewerkers of zelfs nieuwe medewerkers nemen over en snappen eigenlijk niet zo goed hoe processen en structuren lopen. Het waren allemaal pistes en schakelpunten in de hoofden van de drivers van het eerste uur….
Zo kunnen we nog even doorgaan, maar de impact is duidelijk. ​

De speedboot is niet bestand tegen de storm die er vroeg of laat aan komt. Je kan stormweer omzeilen maar je kan niet stellen dat het nooit zal stormen.
​
Een tanker in volle zee is hierop voorbereid. Die is zo robust gebouwd dat deze elke storm kan trotseren. De gevaren mocht het mis gaan zijn veel te groot.  Maar net die robustheid zorgt er vaak ook voor dat wendbaarheid een groot probleem wordt. En dat is net wat de markt van elk bedrijf blijft verlangen. Dynamiek, meedenken, op maat, gericht op specifieke noden… Het zijn aspecten die men de dag vandaag nog meer verlangt dan vroeger.
Van een organisatie een tanker maken is dus zeker niet altijd het beste plan. Toegegeven, bij een kerncentrale is dit misschien toch wel een goed idee. Maar voor heel wat KMO’s is dit net niet wat men wil.

Het evenwicht vinden tussen die speedboot en de tanker is een kunst en een oefening op zich.

Per proces kan dit zelfs op andere manieren in te vullen zijn.

​Om in de beeldspraak te blijven kom je dan bijvoorbeeld bij de politieboot die wendbaar kan ingrijpen waar nodig maar voldoende robust is opgezet om ook bij ruwere omstandigheden in actie te komen.​

​Niet alleen vanuit een kantoor of online meeting, maar door samen met het team aan de slag te gaan en vooruit te denken. En ja, dat kost tijd. De speedboot is volle gas aan het geven en iedereen zit ook in die modus. Dus goesting om dan even het gas te minderen en na te denken over wat komen kan is niet altijd iets waar de bereidheid zonder meer hoog toe is. (Hoe je dit aanpakt, daar vertellen we meer over in een andere blog: ‘weerstand tegen verandering bestaat niet’) Maar mits dit op de juiste manier aan te pakken en medewerkers inzicht te geven in het waarom we stil staan bij het mogelijk stormweer, zal iedereen beseffen dat nu handelen straks veel miserie kan vermijden.
​
Er zijn een aantal methodes die daarbij helpen:

• Breng het proces overzichtelijk in beeld
• Vertrek vanuit risicodenken. ‘Wat als’, en hoe bereiden we ons daarop voor.
• Nadenken over welke deelstukken van een proces cruciaal zijn en het proces helemaal tot stilstand kunnen brengen als iemand afwezig is. Dit als input richting back-ups
• Rollen en verantwoordelijkheden transparant maken. Een RACI matrix is daarbij een handig instrument

 
Elk proces is anders, elke impact van het proces ook. Dus het detail waarin je deze borging opzet zal ook telkens anders zijn. Maar de beeldspraak blijft. Maak van je speedboot geen tanker maar denk er wel aan hoe je de storm die komt zal trotseren.