Kleine stappen naar een gemeenschappelijk doel, dat is continu verbeteren

Als je deelneemt aan een ploegsport in competitie ken je het gevoel: je wil met de groep betere resultaten behalen in de toekomst en de trainer of coach helpt het team om dit te bereiken. Hoe ver je uiteindelijk raakt hangt van vele factoren af, maar dat je kan verbeteren door dingen anders te doen, staat vast.

Om de ploeg mee te krijgen zorgt de coach ervoor dat iedereen hetzelfde doel of beeld voor ogen heeft. De nieuwe tactiek of werkwijze wordt visueel voorgesteld aan de groep door deze te tekenen op een bord, zodat iedereen hetzelfde begrijpt en ziet.

Ook in een bedrijf visualiseren we doelstellingen en verbetertrajecten door middel van een tekening of grafiek: een stijgende lijn in functie van de tijd.

Bekijken we de grafiek vanuit een andere invalshoek dan kunnen we ons voorstellen dat de lijn een helling of berg voorstelt die we moeten beklimmen. Bergbeklimmen is een andere sport maar ook met een heel duidelijk doel, met name de top bereiken. Voor de minder getrainde atleten onder ons is het iets makkelijker om deze hellingen te overwinnen door een trap of ladder te gebruiken.

Deze trap of ladder als hulpmiddel om verder te klimmen, kunnen we in het bedrijfsleven vertalen als een logica/een methode en een gestructureerde standaard werkwijze.

Zoals bij het bergbeklimmen zijn de steilste hellingen het moeilijkst. Snel verbeteren in korte tijd vraagt een heel specifieke aanpak. We spreken hier van verbeterprojecten waarbij specialisten met een team van mensen aan de slag gaan over een heel welbepaald onderwerp.  Daarover meer in een toekomstige blog.

In deze tekst willen het meer specifiek hebben over de minder steile hellingen in de grafiek die vaak ook veel meer voorkomen, met name kleine dagelijkse verbeteringen. Een dagelijks operations management systeem gekenmerkt door  “Actieve Supervisie” komt hierbij van pas. Een systematiek om bedrijfsdoelstellingen te verbeteren met alle medewerkers.

In de eerste stap dienen de bedrijfsdoelstellingen vertaald te worden naar KPI’s op de werkvloer. Deze  vertaalslag naar concrete indicatoren, die we op de werkvloer kunnen meten en waar onze medewerkers invloed op hebben, is hierbij cruciaal.

Deze KPI’s geven aan of onze bedrijfsprocessen in de juiste richting verlopen en kunnen onderverdeeld worden in enkele categorieën. Als we resultaten willen verbeteren dan is het eigenlijk de bedoeling om alle stakeholders van het bedrijf tevreden te houden:

• de eigen medewerkers door:
  •  veilig te werken
  •  veilige processen en producten te garanderen
• de klanten door producten of diensten te leveren
  • met de juiste kwaliteit
  • op een afgesproken tijd
• de eigenaars of aandeelhouders door kosten te beheren en het streven naar de best mogelijke kostprijs

Al de vastgelegde indicatoren in de verschillende categorieën: Safety – Quality – Delivery en Cost kunnen grafisch weergegeven worden in en dashboard. Dit is een visuele presentatie, een verzameling van grafieken die zonder bijkomende uitleg aangeven wat het doel is en wat we op dit moment realiseren.

Met behulp van het dashboard kunnen de eerste lijn supervisors met hun medewerkers dagdagelijks zien of doelen al dan niet gehaald worden. Dagelijkse communicatie en interactie met betrekking tot de behaalde resultaten is essentieel. Telkens weer vergelijkt men de resultaten met de afgesproken doelen. Bij afwijkingen dient men zo snel mogelijk bij te sturen. Sommige aanpassingen kunnen de operatoren zelf doorvoeren, voor andere acties is er ondersteuning nodig.

Alle afgesproken acties worden bij het dashboard op een actielijst opgevolgd via het Plan- Do- Check- Adjust principe. Acties waarvoor hulp nodig is, worden door de leidinggevende geëscaleerd naar het volgende niveau. Een meeting waarin een afgeleid dashboard besproken wordt tussen de eerste lijn leidinggevenden en de managers die het geheel aansturen.

Naast het dashboard met de KPI’s en de regelmatige korte interacties op de vloer, dienen ook andere rituelen afgestemd te worden op de KPI’s en gedefinieerde acties.

Ploegoverdrachten dienen gestandaardiseerd te worden en bij te dragen tot verbetering van KPI’s en ook de dagelijkse Gemba walks of rondgangen op de vloer dienen met behulp van een checklist gestandaardiseerd te worden en in functie van de resultaten op de dashboards te verlopen.

De verschillende dashboards moeten vervat zitten in het DNA van iedere medewerker.

• Medewerkers begrijpen wat er moet gebeuren en krijgen ondersteuning om de problemen aan te pakken die zij niet kunnen oplossen.
• Dagelijkse gestructureerde communicatie en escalatie van problemen die niet kunnen opgelost worden op hun niveau, zorgt voor een dynamiek van continu verbeteren gedragen door heel de organisatie.
• Telkens een verbeterstap werd gemaakt, wordt een nieuwe standaard ingevoerd om het proces stabiel te houden en kan er uitgekeken worden naar de volgende opportuniteit die zich voordoet.

Vooral begeleiden van de initiële teams en de leidinggevenden en managers is cruciaal omdat het over kennis, kunde en vooral gedrag gaat.

Workshop om dieper in te gaan op het thema? “Workshopserie: Continu verbeteren komt niet vanzelf”