Contact

DIGITAAL (SAMEN)WERKEN

Overstappen naar een nieuwe omgeving en alle gegevens overzetten! Help!

Bart H

Bart Hoornaert - 10/12/2023

Operationeel verantwoordelijke & Teamlead Procesteam

​change management

continu verbeteren

professionaliseren

Van server naar SharePoint, start meteen goed!

Veel organisaties zien vandaag de voordelen van een meer digitale manier van werken en stomen hun organisatie hiervoor klaar.
In vele gevallen betekent dit ook een migratie naar een nieuw platform.Bij deze migratie gaat het niet enkel over het overzetten van gegevens, maar ook over het gebruik van nieuwe applicaties.

Laat ons even stilstaan bij dit eerste: het overzetten van gegevens naar een nieuwe omgeving. Hierbij gebeurt dikwijls de fout dat vele organisaties gewoon al hun data zomaar overzetten naar de nieuwe omgeving, ze voeren eigenlijk een soort van gigantische "copy-paste" of "kopieer-plak"- actie uit….. Dit is echter niet aan te raden!

Overstappen op een nieuwe digitale omgeving in Share Point

Waarom is data gewoon overzetten geen goed idee?

Het kopiëren en plakken van gegevens bij het overzetten naar een nieuwe omgeving kan problematisch zijn om verschillende redenen:

  • Integriteit van gegevens: Bij het kopiëren en plakken van gegevens bestaat het risico op fouten, zoals het overslaan van bepaalde bestanden of het maken van typefouten. Dit kan leiden tot gegevensverlies, inconsistenties of onnauwkeurigheden in de nieuwe omgeving.
  • Complexiteit en omvang: Als de hoeveelheid gegevens groot is, kan het kopiëren en plakken een tijdrovende en inefficiënte taak zijn. Het kan moeilijk zijn om een overzicht te behouden en eventuele problemen of inconsistenties op te sporen.
  • Structuur en compatibiliteit: ook is het vaak nodig om de structuur en het formaat van de gegevens aan te passen aan de vereisten van de nieuwe omgeving en dit kan opnieuw leiden tot inconsistenties en gegevensverlies.

 
Naast deze ietwat technische redenen, is de meest belangrijke reden echter het feit dat je geen aandacht besteedt aan de inhoud van hetgeen je omzet!
Als je alles zomaar kopieert dan veronderstel je immers dat ALLE informatie die je tot nu toe verzamelde nog steeds relevant, kwalitatief en up-to-date is. Dit is dikwijls niet het geval!

Vaak vergeten medewerkers hoeveel data ze in de loop der jaren hebben verzameld die al lang niet meer relevant is.

Katrien Verschoote - user adoption consultant

Hoe kan het beter?

Gebruik dit momentum om orde op zaken te stellen en uw data op te schonen!
 
Het opschonen van data voordat men het overzet naar een nieuwe omgeving is een belangrijke stap om de kwaliteit en bruikbaarheid van de gegevens te waarborgen omwille van onderstaande redenen:

  • Datakwaliteit: Door de data op te schonen, kan men eventuele onnauwkeurigheden, fouten of inconsistenties in de data identificeren en corrigeren. Dit omvat:
    • het controleren en verwijderen van dubbele records
    • het aanvullen van ontbrekende gegevens
    • het corrigeren van fouten
    • het oplossen van inconsistenties in de gegevensstructuur.

             => Het zorgt ervoor dat uw gegevens schoon en betrouwbaar zijn voordat ze worden overgezet naar de nieuwe omgeving.

  • Efficiëntie: Het opschonen van data kan ook de efficiëntie verbeteren bij het overzetten van gegevens. Door onnodige of verouderde gegevens te verwijderen, verkleint u de omvang van de dataset, waardoor het overzetproces sneller en soepeler verloopt. Het minimaliseert ook de kans op het overbrengen van onnodige gegevens die de prestaties van de nieuwe omgeving kunnen beïnvloeden. 
  • Data-integratie: Als u gegevens van verschillende bronnen combineert of integreert in de nieuwe omgeving, kan het opschonen van de data helpen bij het creëren van consistentie en uniformiteit. Het zorgt ervoor dat de gegevens voldoen aan de structuur en vereisten van de nieuwe omgeving, waardoor een naadloze integratie mogelijk is. Hierdoor kunnen de gegevens effectief worden gebruikt en geanalyseerd worden in de nieuwe omgeving. 
  • Gegevensbeveiliging en privacy: Bij het overzetten van gegevens naar een nieuwe omgeving is het belangrijk om aandacht te besteden aan gegevensbeveiliging en privacy. Het opschonen van uw data biedt de mogelijkheid om gevoelige of persoonlijke informatie te identificeren en te anonimiseren of te verwijderen voordat het wordt overgezet. Dit draagt bij aan de bescherming van de privacy van individuen en zorgt ervoor dat u voldoet aan relevante gegevensbeschermingsvoorschriften.

Samengevat

Door uw data op te schonen voordat u het overzet naar een nieuwe omgeving, zorgt u ervoor dat de gegevens

  • van goede kwaliteit zijn,
  • efficiënt kunnen worden overgebracht
  • naadloos kunnen worden geïntegreerd
  • voldoen aan de beveiligings- en privacy vereisten.

 => Dit legt een solide basis voor het succesvol en effectief gebruik van uw gegevens in de nieuwe omgeving. We noemen dit ook wel eens de digitale versie van het 5S-programma.
 
Dus allen aan de slag!

Een "Teams" site Project X​​

Uiteraard heb ik dus ook een Teams site (evident, want hiermee ben ik gestart).
Ik gebruik in mijn Team deze site voornamelijk om informatie rond het project uit te wisselen. Als het informatie is in verband met een bepaalde fase van het project, zal ik die informatie delen via de aparte kanalen. Is het echter informatie die nuttig is voor het volledige team, dan gebruik ik het Algemeen kanaal van mijn Teamsite.
Ook de bestanden waaraan we samenwerken komen in de juiste tabbladen terecht.
In mijn algemeen kanaal maak ik ook nog volgende tabbladen aan

  • Een notebook (OneNote)
  • Een planner (zie hierboven)
  • Een link naar mijn aparte projectbibliotheek op SharePoint

We hebben de afspraak binnen mijn team dat alle interne communicatie via Teams verloopt. Dus bestanden delen, vragen stellen, berichten doorsturen, doen we allemaal via Teams.
 
Daarnaast organiseren we ook onze online-vergaderingen via Teams. Ik kan onmiddellijk alle leden van mijn team bereiken en alle zaken en/of gesprekken die we delen tijdens een vergadering staan ook apart.
Een telefoongesprek opzetten met het volledige team, is ook eenvoudig, vermits ik gewoon kan refereren naar het team "Project X" en daarbij alle groepsleden heb.

Teams overzicht

Teams beginscherm met o.a. een team voor Project X

Daarnaast zijn er nog tal van andere applicaties die je binnen jouw team kan gebruiken en delen. Zoals een Forms en bepaalde Power BI toepassingen maar die heb ik in mijn bovenstaande Team niet nodig.
 
Zoals je ziet, treedt bij het opzetten van een Team in Teams, een heel radarwerk in werking, waarbij achterliggend een aantal zeer interessante zaken gecreëerd worden met als doel om het samenwerken in een Team zo goed mogelijk te organiseren.


Samen aan de slag (met Teams)!

Meer weten?

Neem vrijblijvend contact met ons op.

INSPIRATIEBLOG

Cover photo symbol

De libel als Lumeron-symbool

Af en toe krijgen we de vraag hoe we aan onze Libel komen als symbool. Daar zit zowel betekenis als een leuke anekdote achter

Lees meer
Speedboot

Maak van je speedboot geen tanker

Een organisatie in groei voelt de energie en de goesting. Vergelijk het met een speedboot op zee. Tot er plots in volle zee een storm opsteekt...

Lees meer
Dragonfly bw

De 5 fasen van de Project Life Cycle

De projectmanager loodst het project door het proces van projectmanagement dat bestaat uit 5 fasen, ook wel de PLC of project life cycle genoemd. Iedere fase heeft zijn eigen deliverables en wordt afgesloten door een mijlpaal. Op de mijlpaal oordelen we of het project rijp is om over te gaan naar de volgende fase.

Lees meer