Hoe houd je de continu verbetersystematiek duurzaam?

Hoe zorgen we ervoor dat onze goedbedoelde acties blijvend resultaat opleveren?

Maw hoe borgen we onze continu verbeteractiviteiten?

Laat ons beginnen bij het begin. Als je in een bedrijf werkt, waar totaal geen cultuur van continu verbeteren aanwezig is, dan is er eerst wat werk aan de winkel. Je moet immers vooreerst de nodige acties ondernemen om die "spirit" in het bedrijf te krijgen.

Hoe creëer je nu die “continu verbeteren cultuur”?

Onze ervaring leert dat we ons hierbij het best richten op 2 sporen:

• Het operationele spoor
• Het spoor van continu verbeteren

Het operationele spoor bevat onze dagdagelijkse werking:

• Idealiter, in een omgeving waar het continu verbeteren ingebakken zit, vragen we ons hierbij af: lever ik wat van mij verwacht wordt?

Vervolgens werkt het spoor van continu verbeteren hier dan op in:

• Hoe kan ik mijn dagdagelijkse werking verbeteren?
• Hoe kan ik het operationele spoor doen met minder negatieve energie en een hogere kwaliteit leveren?
• Hoe maak ik mijn werk "makkelijker, aangenamer, productiever"?

In een bedrijf die bezig is met het ganse continu verbeteren luik en waar de mensen mee zijn in deze cultuur, ontstaan bovenstaande vragen vanzelf, zitten ze als het ware in het DNA van de organisatie en z'n medewerkers.

Maar dat is bij vele bedrijven niet het geval: van nature uit zit het immers niet bij iedere persoon in z'n DNA ingebakken om zich af te vragen:

• Waar sta ik vandaag?
• Lever ik wat van mij verwacht wordt?
• Wat kan ik verbeteren?

Wil je deze denkwijze stimuleren, maak dan gebruik van doelstellingen. Deze dienen een aantal zeer belangrijke topics:

• Ze verduidelijken wat van de medewerker verwacht wordt (zie ons operationeel spoor)
• Het zet de mensen aan hun huidige situatie continu te evalueren en te toetsen naar de doelstelling toe: voldoe ik aan de verwachting (zie ons operationeel spoor)
• Als we ze uitdagend genoeg formuleren en/of een paar extra uitdagingen insteken, dienen ze ook het continu verbeteren spoor: ze dagen de mensen uit om net dat ietsje beter te presteren of meer te doen

Een zeer belangrijk aspect bij het definiëren van deze doelstellingen of objectieven is het feit dat ze op maat gemaakt moeten zijn. Mensen moeten zich erin terugvinden.

Groepsdoelstellingen zijn zeker OK, maar je moet ook kijken naar de specifieke rollen/functies in jouw organisatie en ze vertalen tot op dat niveau. Mensen zijn immers op zoek naar wat het concreet voor hen betekent.

Dit gezegd zijnde, stel dat we reeds een cultuur creëerden van continu verbeteren, hoe houden we die "levend"? Hoe gaan we het vervagen ervan tegen?

Om onze continu verbeteracties duurzaam te krijgen zijn er 3 voorwaarden waaraan voldaan moet worden:

De eerste voorwaarde klinkt misschien vreemd in de oren, maar eigenlijk zouden we een soort "gevoel van ontevredenheid" moeten creëren. Mensen zijn immers meer geneigd om te ageren, als ze "ontevreden" zijn over iets… 
Denk maar aan onze collega's die het nut van continu verbeteren niet inzien: dit zal enerzijds zijn omwille van het feit dat ze vinden dat ze "toch goed bezig zijn? Dus waarom zouden we dan moeten veranderen? Don't change a winning team"!.....
Zo'n goed geplaatst gevoel van ontevredenheid kan dus welkom zijn- maar je moet natuurlijk niet overdrijven en het moet professioneel blijven!

Een goede manier om dit gevoel aan te wakkeren is:

• Via benchmarking: ga eens in een andere afdeling kijken, vergelijk de werkwijze van de medewerker met zijn/haar collega's, vergelijk ze zelf met collega's uit andere bedrijven en laat hen zo inzien dat het misschien ook anders kan?
• Via het stellen van doelstellingen: om nog eens terug te komen op het voorgaande: als je doelstellingen formuleert, creëer je ook een soort van verwachting naar de medewerker toe (en weet die dus dat er nog wat werk aan de winkel is!)

• Via het ingaan op de huidige pijnpunten en je medewerkers te stimuleren om na te denken wat ze zelf kunnen doen om die pijnpunten weg te nemen

Een tweede voorwaarde is, dat de organisatie zelf de continu verbetercultuur moet ademen!

• Als de top van de organisatie dit niet belangrijk vindt, krijg je het ook niet geïmplementeerd in de andere regionen van het bedrijf!
• En hoe kan je aantonen, dat je het wel serieus meent? Moet het management nu elke week een vergadering geven waarin ze dit benadrukken? (Dat mag ;-), maar er zijn ook andere manieren om dit aan te tonen!):
  • Je moet als organisatie rituelen inbouwen: denk aan PDCA (Plan Do Check Act) en hier serieus mee bezig zijn. Dit laatste betekent dat je de acties opvolgt, interesse toont in de resultaten en deze dan ook stimuleert! Je moet structuur creëren binnen je organisatie en die structuur benadrukken en borgen.
  • Lead by example: als je de PDCA-gedachte in het bedrijf wil krijgen, start dan bij jezelf! Zorg ervoor dat je dit zelf ook uitstraalt en laat je resultaten zien
  • Wees niet enkel geïnteresseerd in de harde cijfers en feiten, maar toon interesse in het welbehagen op de werkvloer: In Eeklo, waar ik zelf woon, zouden we zeggen: "kom uit uw kot"! Bevraag de mensen op de werkvloer en laat hen aantonen waar ze momenteel staan en welke weg ze nog moeten afleggen: breng hier ook systematiek in.

Een derde voorwaarde is om de mensen te stimuleren om hun problemen zelf te proberen aanpakken en oplossen. Betekent dit dan dat we geen hulp moeten bieden? Totaal niet! Maar soms zie je in bedrijven een cultuur ontstaan, waar medewerkers voor het kleinste en geringste naar hun leidinggevende stappen omdat die dan toch alles oplost… zo stimuleer je de mensen niet om zelf naar oplossingen te zoeken. Het is waarschijnlijk wel het makkelijkst voor de medewerker, maar uiteindelijk help je hen niet echt vooruit en neem je het probleem ook niet weg…. 
Wat je wel moet creëren is, het gevoel dat: als ze het echt niet opgelost krijgen, nadat ze zelf een aantal zaken probeerden, je zeker klaar staat op hulp te bieden. Je hebt een soort escalatieproces nodig, maar eentje dat mensen eerst stimuleert om zelf aan te slag te gaan en pas naar een escalatie toegaat wanneer het echt nodig is.

Proficiat aan diegene die aan elk van bovenstaande voorwaarden voldoet! Jullie zijn nog in de minderheid…

Heb je hulp nodig? Aarzel dan niet om ons te contacteren!