DIGITAAL (SAMEN)WERKEN

Wanneer gebruiken we Teams en wanneer Outlook?

Katrien Verschoote - 04/08/2024

Consultant Procesteam

Efficïent werken

(digitaal) samenwerken

De Teams en SharePoint wereld blijft maar veranderen...

Vandaag de dag is dit een vraag die in vele bedrijven gesteld wordt. Met de continue aanpassingen van zowel Teams als Outlook, lijken de mogelijkheden onbeperkt. Men ziet door het bos de bomen niet meer en krijgt de indruk dat beide applicaties hetzelfde kunnen en voor hetzelfde gebruikt worden, of toch niet?

Misschien moeten we eerst eens kijken waarvoor we de 2 applicaties kunnen gebruiken:

TEAMS

Teams kan je voor diverse toepassingen gebruiken onder andere

OM GESPREKKEN TE VOEREN, MET ELKAAR VAN GEDACHTEN TE WISSELEN (VIA POSTS)

- We willen binnen een bepaalde groep mensen (vb binnen een team) over een bepaald onderwerp praten, al dan niet via een afzonderlijk kanaal

- We willen (éénzijdige) informatie delen met een grote groep mensen (vb met gans de organisatie) (en verwachten hier al dan niet feedback op)

- We hebben concrete vragen aan collega's ivm onze interne werking

- We willen de aandacht vestigen op een belangrijk topic

- We willen informatie delen die voor een bepaalde groep mensen belangrijk is

- We hebben een vlugge "ad hoc" vraag die werk gerelateerd is en verwachten een vlug antwoord, maar weten niet wie dit antwoord kan geven - we kennen eigenlijk onze "geadresseerde" niet, dan gooien we die vraag "in de groep" (lees Teams) (of zelfs in verschillende Teams)

OM OP EEN ANDERE MANIER GESPREKKEN TE VOEREN OF KORTE BOODSCHAPPEN NAAR ELKAAR TE STUREN (VIA CHATS)

- We willen een 1-op-1 gesprek met iemand aangaan, al dan niet over een werk gerelateerd onderwerp

- We willen met een willekeurige maar selecte groep mensen een gesprek aangaan (over verschillende groepen heen, ….)

- We willen informele informatie met iemand delen

- We willen vlug iets zeggen tegen iemand of een korte vraag stellen (en niet iedereen moet dit zien/weten)

OM TE VERGADEREN EN VERGADERINGEN TE PLANNEN

- We gaan met elkaar via een online omgeving vergaderen

- We kunnen vanuit onze teams-omgeving vergaderingen plannen binnen ons team, binnen een bepaald kanaal, over kanalen heen

- We hebben geen vergaderruimte beschikbaar, zitten verspreid over verschillende locatie en willen elkaar spreken

- We hebben geen "beamer" of mogelijkheid om te projecteren tijdens onze vergadering, maar willen toch een beeld doorgeven (dan kunnen we vb ons scherm delen via de vergaderoptie in Teams)

- We willen dat hetgeen waarover we vergaderen opgenomen wordt

OM MET ELKAAR TE BELLEN

- Kunnen we ook via Teams (wanneer onze organisatie over deze module beschikt), zowel intern als extern

OM BESTANDEN MET ELKAAR TE DELEN

- We willen bestanden met elkaar delen, om er gezamenlijk aan te werken

- We willen bestanden op 1 plaats bijhouden om er samen aan te werken

- We willen bestanden groeperen per team/kanaal/topic

OUTLOOK

Outlook kunnen we tevens voor een aantal zaken gebruiken, onder andere voor volgende:

OM GESPREKKEN TE VOEREN, MET ELKAAR VAN GEDACHTEN TE WISSELEN (VIA E-MAIL)

- We willen binnen een bepaalde groep mensen over een bepaald onderwerp praten

- We willen (éénzijdige) informatie delen met een grote groep mensen (vb met gans de organisatie)

- We hebben concrete vragen aan collega's

- We willen de aandacht vestigen op een belangrijk topic

- We willen informatie delen die voor een bepaalde groep mensen belangrijk is

- We willen een 1-op-1 gesprek met iemand aangaan, al dan niet over een werk gerelateerd onderwerp

- We willen informele informatie met iemand delen

- We willen vlug iets zeggen tegen iemand of een korte vraag stellen (en niet iedereen moet dit zien/weten)

OM VERGADERINGEN TE PLANNEN EN MENSEN UIT TE NODIGEN NAAR DEZE VERGADERINGEN (VIA KALENDER EN E-MAIL)

- We plannen vergaderingen rechtstreeks vanuit onze kalender of vanuit onze mailbox

- Als we met gedeelde kalenders werken, kunnen we op een makkelijke manier de beschikbaarheid van iemand nagaan en hiermee rekening houden bij het plannen van vergaderingen

OM TAKEN TE PLANNEN EN TE BEHEREN (VIA KALENDER EN TAKEN)

- We kunnen onze kalender gebruiken om onze taken te plannen

- Onze kalender biedt een overzicht van alle geplande vergaderingen en/of vergaderverzoeken (ook diegene die uit de Teams omgeving komen)

- We kunnen aparte taken aanmaken (het beheer ervan doen we dan beter via andere applicaties zoals To Do of Planner of via onze Teams-omgeving) vanuit individuele mailtjes

OM BESTANDEN MET ELKAAR TE DELEN

- We willen bestanden met elkaar delen en kunnen dit door het document als een "bijvoegsel" aan de mail te voegen (nadeel hier = dat je verschillende versies op verschillende locaties gaat creëren) of om de links naar documenten te delen (betere manier van werken - want dan laat je het bestand op 1 locatie staan en vermijd je de kopieën)

OM CONTACTEN TE BEHEREN

- We willen een overzicht van al onze contactpersonen met de nodige gegevens (cfr. Visitekaartjes) en we willen deze kunnen beheren

Teams of Outlook?

Je ziet een duidelijke gelijkenis in het potentiële gebruik van zowel Teams als Outlook, beide applicaties kunnen voor gelijke activiteiten (of gelijkaardige activiteiten) gebruikt worden. Hoe ga je als organisatie hiermee om?

Door duidelijke afspraken te maken!

Als je dit als organisatie niet doet, bestaat het risico dat je verdwaalt in verschillende manieren van werken, in het niet terugvinden van informatie, in een wildgroei van methodes, in ontevreden en gefrustreerde medewerkers…

Hoe begin ik eraan? ... En niet enkel voor Teams en Outlook...

Welke applicatie wanneer?

Begin bij de activiteiten die via verschillende applicaties kunnen gebeuren: bepaal op een duidelijk manier welke applicatie je waarvoor wil gebruiken. Vb gesprekken voeren: hoe wil je als organisatie dat je medewerkers met elkaar "online" gesprekken voeren? Vb taken opmaken, beheren en bijhouden: hoe wil je dat je medewerkers hun werk regelen?

Werken met use cases

Doe bovenstaande aan de hand van use cases die het ganse bedrijf vertegenwoordigen. Vb bekijk de manieren van werken in verschillende teams gespreid over de organisatie en probeer een zekere consensus te vinden. Betrek de mensen in dit hele proces en LUISTER! Laat hun inbreng toe en hou hier rekening mee. Zorg ervoor dat de top van het bedrijf hier achter staat!

Bepaal de 'waarom'

Leg op voorhand duidelijk vast WAAROM je een bepaalde applicatie gaat gebruiken voor een bepaald doel en vertaal dit door concrete voorbeelden te gebruiken

De Try-out periode

Werk met een try-out periode en pas aan waar nodig: zodat je zeker bent dat de juiste beslissingen genomen werden

Eenduidige manier van werken

Voer een éénduidige manier van werken in, gebaseerd op al het voorgaande en zet geen andere kanalen open: wees strikt, duidelijk, maar benadruk nogmaals het WAAROM

Volg op

Volg op en zorg ervoor dat je de "niet-gewenste" manieren van werken kan onderscheppen

Blijf mee!

De digitale wereld verandert constant, zorg ervoor dat je continu de toepassingen screent en klaar bent om op de volgende kar te springen en begin terug bij 1. :-)

Hulp nodig? Contacteer ons!

ONZE REALISATIES

Drie ISO-certificaten, waaronder één primeur in België

beMatrix

Als wereldwijde koploper in de standbouwindustrie verstevigt beMatrix zijn positie door drie ISO-certificeringen te behalen. ISO 9001, ISO 14001 en de primeur voor België het ISO 20121 certificaat (duurzaamheidsbeheersysteem voor evenementen).

Lees meer

Verdere groei bij Wolf Oil dankzij performante processen

Wolf Oil

De internationale smeermiddelenfabrikant Wolf Oil levert al meer dan 65 jaar producten op maat aan klanten in de automotive, transport en industrie. Een sector waarin kwaliteit een essentieel aspect is.

Lees meer

INSPIRATIEBLOG

Kwaliteitsmanagement is als steenstapelen

Met welke symboliek zou je een bedrijf dat streeft naar uitmuntendheid in kwaliteitsmanagement kunnen vergelijken?

Lees meer

De stap zetten naar Microsoft 365 is het maken van een digitale reis

Microsoft 365 bewust inzetten, is meer dan een technische implementatie. Het is een reis waarin iedereen in de organisatie – van de pioniers tot de twijfelaars – een belangrijke rol speelt.

Lees meer

Wie ophoudt met verbeteren, zal ooit ophouden goed te zijn

Het is verleidelijk om na het behalen van succes, achterover te leunen en te genieten van het bereikte resultaat. Maar… stilstand is het begin van de achteruitgang.

Lees meer