DIGITAAL (SAMEN)WERKEN
Wanneer gebruiken we Teams en wanneer Outlook?
Katrien Verschoote - 04/08/2024
Consultant Procesteam
Efficïent werken
(digitaal) samenwerken
De Teams en SharePoint wereld blijft maar veranderen...
Vandaag de dag is dit een vraag die in vele bedrijven gesteld wordt. Met de continue aanpassingen van zowel Teams als Outlook, lijken de mogelijkheden onbeperkt. Men ziet door het bos de bomen niet meer en krijgt de indruk dat beide applicaties hetzelfde kunnen en voor hetzelfde gebruikt worden, of toch niet?
Misschien moeten we eerst eens kijken waarvoor we de 2 applicaties kunnen gebruiken:
TEAMS
Teams kan je voor diverse toepassingen gebruiken onder andere
OUTLOOK
Outlook kunnen we tevens voor een aantal zaken gebruiken, onder andere voor volgende:
Teams of Outlook?
Je ziet een duidelijke gelijkenis in het potentiële gebruik van zowel Teams als Outlook, beide applicaties kunnen voor gelijke activiteiten (of gelijkaardige activiteiten) gebruikt worden. Hoe ga je als organisatie hiermee om?
Door duidelijke afspraken te maken!
Als je dit als organisatie niet doet, bestaat het risico dat je verdwaalt in verschillende manieren van werken, in het niet terugvinden van informatie, in een wildgroei van methodes, in ontevreden en gefrustreerde medewerkers…
Hoe begin ik eraan? ... En niet enkel voor Teams en Outlook...
Welke applicatie wanneer?
Begin bij de activiteiten die via verschillende applicaties kunnen gebeuren: bepaal op een duidelijk manier welke applicatie je waarvoor wil gebruiken. Vb gesprekken voeren: hoe wil je als organisatie dat je medewerkers met elkaar "online" gesprekken voeren? Vb taken opmaken, beheren en bijhouden: hoe wil je dat je medewerkers hun werk regelen?
Werken met use cases
Doe bovenstaande aan de hand van use cases die het ganse bedrijf vertegenwoordigen. Vb bekijk de manieren van werken in verschillende teams gespreid over de organisatie en probeer een zekere consensus te vinden. Betrek de mensen in dit hele proces en LUISTER! Laat hun inbreng toe en hou hier rekening mee. Zorg ervoor dat de top van het bedrijf hier achter staat!
Bepaal de 'waarom'
Leg op voorhand duidelijk vast WAAROM je een bepaalde applicatie gaat gebruiken voor een bepaald doel en vertaal dit door concrete voorbeelden te gebruiken
De Try-out periode
Werk met een try-out periode en pas aan waar nodig: zodat je zeker bent dat de juiste beslissingen genomen werden
Eenduidige manier van werken
Voer een éénduidige manier van werken in, gebaseerd op al het voorgaande en zet geen andere kanalen open: wees strikt, duidelijk, maar benadruk nogmaals het WAAROM
Volg op
Volg op en zorg ervoor dat je de "niet-gewenste" manieren van werken kan onderscheppen
Blijf mee!
De digitale wereld verandert constant, zorg ervoor dat je continu de toepassingen screent en klaar bent om op de volgende kar te springen en begin terug bij 1. :-)
Hulp nodig? Contacteer ons!
ONZE REALISATIES
Pleegzorg VBB - Efficiënter samenwerken met Microsoft 365
Pleegzorg Vlaams Brabant & Brussel
Een SharePoint en Teams omgeving op maat van de organisatie, zodat deze optimaal waarde toevoegt aan de interne manier van werken en met oog voor de medewerkers in de organisatie.
Lees meer
Usecase overzicht
Firma X
Welke uitdagingen helpt Lumeron oplossen? Ontdek een aantal concrete projectbeschrijvingen van onze klanten. Dit maakt het allemaal nog iets concreter.
Lees meerINSPIRATIEBLOG
Inspirerend Leiderschap met Confucius als gids
10 wijze spreuken van Confucius, en waarom deze voor bedrijfsleiders relevant zijn.
Lees meer
Leren rijden is net zoals werken aan kwaliteit
Werken aan kwaliteit in de breedste zin, of het nu organisatie-, product- of proceskwaliteit is, telkens komt het op hetzelfde principe neer. En de vergelijking met het 'leren rijden' traject is niet zover te zoeken.
Lees meer
De donkere kamer en de verborgen trap naar een hoger niveau
Er was eens een zaakvoerder die voor een donkere kamer stond. Hij had gehoord dat erbinnen een mysterieuze trap was die leidde naar een hoger niveau van wijsheid, groei en kennis.
Lees meer