Een proces dient ... om gestructureerd af te wijken

Dat zelf kiezen maakt het voor velen lastig. Moet ik nu wel of niet een procedure hebben om vast te leggen hoe een proces loopt. Wat is procesmatig werken? Van langgerekte proza zal al lang niemand meer warm lopen. Daarom kiezen we doelbewust voor visuele procesbeschrijvingen.

Waarom? Omdat dit transparant, toegankelijk en vaak ook overzichtelijker is om zicht te krijgen op wat er wanneer door wie moet gebeuren. Toch blijft de vraag die we vaak krijgen: “ hoe ver moeten we gaan in onze documentering?”. Dit duidt eigenlijk op het feit dat de belangrijkste vraag nog niet gesteld is: “wat kan er fout lopen als we de afspraken niet vastleggen?” Het ene proces is niet het andere. De impact van een potentiële fout varieert evenzeer.
 
Een paar stelregels zijn handig:

• Wat als een medewerker van de ene op de andere dag plots uit valt? In deze tijden voor sommige bedrijven zelfs pure realiteit. Kunnen we dan op een aanvaardbare manier verder, zonder dat die medewerker bij zijn terugkomst een puinhoop aantreft?
• Werken in verschillende ploegen is vaak ook een trigger voor het vastleggen van een aantal afspraken zodat in elke shift het werk op dezelfde manier verloopt.
• Naast werken op verschillende tijdstippen is werken op verschillende locaties zeker ook een belangrijk aandachtspunt. Bij bedrijfsintegraties, bijvoorbeeld bij overnames, blijft dit vaak een hekel punt
• En de laatste is misschien nog de meest onverwachte: Als iemand een taak volledig alleen uitvoert, dan is de kans groot dat die kennis puur in het hoofd van die medewerker zit. En laat net daar soms het probleem zitten dat die medewerkers soms het idee hebben “als ik mijn kennis vastleg of deel, dan wordt ik misschien vervangbaar/misbaar”. Wel dat zou eenieders doel moeten zijn als ze de bedrijfsvisie en -missie steunen. Want was is het bedrijf zonder die cruciale kennis die bij die persoon ingebakken zit. ​

Er zijn verschillende manieren om deze informatie vast te leggen, lees er onder andere meer over in dit nieuwsitem "processen in kaart brengen".  Maar eenmaal een proces vast ligt komt er ook een ander misschien nog belangrijker voordeel boven. Je hebt nu een kapstok om er gestructureerd van af te wijken… 

Vreemd statement? Kijk even naar de realiteit. 95% van de tijd is het proces heilig en willen we echt wel dat iedereen dit volgt. Er gebeurt altijd wel iets onverwacht in de dagdagelijkse werking.  Denk bijvoorbeeld aan een fout in productie waardoor logistiek snel moet schakelen om toch nog tijdig te leveren. Een leverancier die onverwacht niet kan leveren. Een nieuwe opportuniteit die onverwacht opduikt.

Dan zijn er twee mogelijkheden:

• Stick-to-the-process, en soms is dat ook de enige oplossing
• In andere gevallen zal inspelen op de nood die zich op dat moment stelt de beste optie zijn. Dan neem je de vastgelegde afspraken erbij, kijk je met alle betrokkenen wat de impact is als je doelbewust en in teamverband beslist om af te wijken van het proces en leg je vast waarom en hoe je die een uitzondering hebt gemaakt. Zo blijft de flexibiliteit en wendbaarheid toch aanwezig binnen een afgesproken kader

 
Zicht hebben op de processen is dus niet enkel om afspraken vast te leggen, of als input naar procesverbetering, maar ook een werkkader voor de dagdagelijkse realiteit. 

Ook voor jullie bedrijf aan het denken om de processen vast te leggen om zo meer houvast te hebben? ​Meer weten over onze aanpak?