Contact

PROCESSEN

Een proces dient ... om gestructureerd af te wijken

Bart H

Bart Hoornaert - 29/09/2020

Operationeel verantwoordelijke & Teamlead Procesteam

continu verbeteren

kwaliteitsmanagement

processen optimaliseren

professionaliseren

Processen optimaliseren om te professionaliseren

Vroeger stond er in de ISO9001 kwaliteitsmanagementnorm: “de organisatie moet een gedocumenteerde procedure bijhouden… “ nu staat er al een tijdje: “de organisatie moet gedocumenteerde informatie bijhouden…”. De term procedure is vervangen en gelukkig maar. We mogen nu zelf kiezen wat en hoe we bepaalde zaken vastleggen. Wat een luxe… Of toch niet?

Proces optimaliseren

Een procedure of procesbeschrijving: moeten, mogen of... niet nodig?

Dat zelf kiezen maakt het voor velen lastig. Moet ik nu wel of niet een procedure hebben om vast te leggen hoe een proces loopt. Wat is procesmatig werken? Van langgerekte proza zal al lang niemand meer warm lopen. Daarom kiezen we doelbewust voor visuele procesbeschrijvingen.

Waarom? Omdat dit transparant, toegankelijk en vaak ook overzichtelijker is om zicht te krijgen op wat er wanneer door wie moet gebeuren. Toch blijft de vraag die we vaak krijgen: “ hoe ver moeten we gaan in onze documentering?”. Dit duidt eigenlijk op het feit dat de belangrijkste vraag nog niet gesteld is: “wat kan er fout lopen als we de afspraken niet vastleggen?” Het ene proces is niet het andere. De impact van een potentiële fout varieert evenzeer.
 
Een paar stelregels zijn handig:

  • Wat als een medewerker van de ene op de andere dag plots uit valt? In deze tijden voor sommige bedrijven zelfs pure realiteit. Kunnen we dan op een aanvaardbare manier verder, zonder dat die medewerker bij zijn terugkomst een puinhoop aantreft?
  • Werken in verschillende ploegen is vaak ook een trigger voor het vastleggen van een aantal afspraken zodat in elke shift het werk op dezelfde manier verloopt.
  • Naast werken op verschillende tijdstippen is werken op verschillende locaties zeker ook een belangrijk aandachtspunt. Bij bedrijfsintegraties, bijvoorbeeld bij overnames, blijft dit vaak een hekel punt
  • En de laatste is misschien nog de meest onverwachte: Als iemand een taak volledig alleen uitvoert, dan is de kans groot dat die kennis puur in het hoofd van die medewerker zit. En laat net daar soms het probleem zitten dat die medewerkers soms het idee hebben “als ik mijn kennis vastleg of deel, dan wordt ik misschien vervangbaar/misbaar”. Wel dat zou eenieders doel moeten zijn als ze de bedrijfsvisie en -missie steunen. Want was is het bedrijf zonder die cruciale kennis die bij die persoon ingebakken zit. ​

​Verschillende manieren om met procesafspraken om te gaan.

Er zijn verschillende manieren om deze informatie vast te leggen, lees er onder andere meer over in dit nieuwsitem "processen in kaart brengen".  Maar eenmaal een proces vast ligt komt er ook een ander misschien nog belangrijker voordeel boven. Je hebt nu een kapstok om er gestructureerd van af te wijken… 

Vreemd statement? Kijk even naar de realiteit. 95% van de tijd is het proces heilig en willen we echt wel dat iedereen dit volgt. Er gebeurt altijd wel iets onverwacht in de dagdagelijkse werking.  Denk bijvoorbeeld aan een fout in productie waardoor logistiek snel moet schakelen om toch nog tijdig te leveren. Een leverancier die onverwacht niet kan leveren. Een nieuwe opportuniteit die onverwacht opduikt.

Impossible possible

Dan zijn er twee mogelijkheden:

  • Stick-to-the-process, en soms is dat ook de enige oplossing
  • In andere gevallen zal inspelen op de nood die zich op dat moment stelt de beste optie zijn. Dan neem je de vastgelegde afspraken erbij, kijk je met alle betrokkenen wat de impact is als je doelbewust en in teamverband beslist om af te wijken van het proces en leg je vast waarom en hoe je die een uitzondering hebt gemaakt. Zo blijft de flexibiliteit en wendbaarheid toch aanwezig binnen een afgesproken kader

 
Zicht hebben op de processen is dus niet enkel om afspraken vast te leggen, of als input naar procesverbetering, maar ook een werkkader voor de dagdagelijkse realiteit. 

 Een vastgelegd proces dient... om gestructureerd van af te wijken"
Bart Hoornaert - Senior Consultant Strategy & Operations

​Interesse?

Ook voor jullie bedrijf aan het denken om de processen vast te leggen om zo meer houvast te hebben? Meer weten over onze aanpak? 

ONZE REALISATIES

Kind en beer

Pleegzorg VBB - Efficiënter samenwerken met Microsoft 365

Pleegzorg Vlaams Brabant & Brussel

Een SharePoint en Teams omgeving op maat van de organisatie, zodat deze optimaal waarde toevoegt aan de interne manier van werken en met oog voor de medewerkers in de organisatie.

Lees meer
Cases Firma X

De uitdaging van Firma X

Firma X

Welke uitdagingen helpt Lumeron oplossen? Ontdek een aantal concrete projectbeschrijvingen van onze klanten. Dit maakt het allemaal nog iets concreter.

Lees meer

INSPIRATIEBLOG

Klimaat 1

De impact van het Climate Change Amendement

Lees meer
Blog continu verbeteren vs2

Kleine stappen naar een gemeenschappelijk doel, dat is continu verbeteren

Continu verbeteren kunnen we omschrijven als dagelijks met alle medewerkers kleine stappen zetten naar een gemeenschappelijk doel, resultaten verbeteren in functie van de tijd.

Lees meer
Newtons cradle 256213 1280

Business excellence & het perpetuum mobile

"Als men me vraagt wat Lumeron eigenlijk doet dan is mijn antwoord vaak " organisaties in beweging brengen en in beweging houden". Omdat dit antwoord voor velen niet volstaat of nog vragen oproept geef ik meestal extra tekst en uitleg.": zegt Abdon Moens - CEO Lumeron

Lees meer