Hoe kan een schildpad helpen om het bos door de bomen te zien?

Gelukkig heeft de vernieuwde norm daar verandering in gebracht. In plaats van verplicht neergeschreven procedures spreken we nu over gedocumenteerde informatie. Bedoeling hiervan is een managementsysteem te hebben dat echt leeft in de organisatie. Als de sector waarin de organisatie zich bevindt of als de wetgeving of klant geen eisen hieromtrent opleggen, dan kiest de organisatie zelf hoe uitgebreid ze procedures gaat neerschrijven. À la limite kan een organisatie zonder uitgeschreven procedures zich ook ISO 9001:2015 laten certificeren. Voorwaarde is wel dat deze organisatie kan aantonen dat ze procesmatig werkt en over de vereiste gedocumenteerde informatie van de norm beschikt.

De vereiste gedocumenteerde informatie bevat enerzijds 4 verplicht te onderhouden documenten zoals:

1. het Kwaliteitsbeleid
2. het Toepassingsgebied
3. een Procesmodel (een interactieschema tussen de verschillende processen van de organisatie)
4. een Organigram (een weergave van de vastgelegde rollen en bevoegdheden in een organisatie)

Anderzijds legt de ISO9001:2015 norm vereiste registraties vast als bewijs van procesmatige werking.

‘Zeg wat je doet – Doe wat je zegt – Bewijs het – Verbeter het’ blijft het motto van een ISO-managementsysteem.

Het ontbreken van verplicht neergeschreven procedures zorgt voor beginnende maar ook voor wat meer ervaren auditoren voor moeilijkheden tijdens het auditeren. Auditoren hebben hierdoor immers minder leidraad en houvast om de audit uit te voeren. Ze dienen bijgevolg over hogere auditvaardigheden te beschikken.

Hoe kan je de impact van bovenstaande problematiek beperken of verhelpen? Het antwoord is simpel: de schildpad zorgt ervoor dat we het bos door de bomen kunnen zien. We hebben het hier natuurlijk niet over het diertje aan zich, maar wel over het befaamde SIPOC-model of Turtle-diagramma. Dit model kan men altijd en overal hanteren om een managementsysteem-audit uit te voeren zonder te beschikken over een neergeschreven procedure of procesflow.

Iedere stap binnen een proces

• Heeft een input nodig afkomstig van een leverancier. Deze leverancier kan zowel een interne (bv werk van een collega of ander departement) als een externe leverancier zijn (bv leverancier van grondstoffen).
• Het effectief uitvoeren van het proces (of de processtap) zet de input om naar een output.
• De output gaat naar een klant. Ook hier kan dit zowel een interne klant zijn binnen de organisatie of een externe klant.
• We zijn natuurlijk ook geïnteresseerd om te weten of ons product of dienst voldoet aan de wensen en eisen van de klant dus gaan we meten en vooraf wat kwaliteitscontroles inbouwen.

Dit is hoe de SIPOC naar het proces kijkt.

Verder hebben we mensen, middelen, materialen en methodes nodig om het proces te laten functioneren. Dit zijn de poten van onze schildpad. Ook hierover kunnen we heel wat vragen formuleren die ons kunnen helpen bij het uitvoeren van audits. 

​Als we bovenstaande schematisch voorstellen, komen we tot het ‘Turtle-diagramma’. Met deze handige leidraad en wat auditvaardigheden kunnen we de wijde wereld in en kunnen we zonder neergeschreven procedures toch succesvol managementsystemen doorlichten. Handig toch?