Contact

DIGITAAL (SAMEN)WERKEN

Informatie categoriseren of metadata?

Katrien V

Katrien Verschoote - 07/08/2023

Consultant Procesteam

​change management

continu verbeteren

professionaliseren

Informatie categoriseren in mapjes of metadata gebruiken

Foldercultuur

Ik refereer graag naar onze "mapjes"- of "foldercultuur" die ik bij tal van klanten tegenkom. Mensen hebben heel sterk de neiging om voor van alles en nog wat "mapjes" te maken om hun informatie te klasseren en hiermee duidelijkheid te scheppen. Wat ze echter dikwijls vergeten is het feit dat "hun structuur" niet zo gebruiksvriendelijk is voor collega's en dat het niet zo makkelijk is om in dergelijke structuur informatie terug te vinden.
 
Een voorbeeld van zo'n gekende “mapjescultuur”:

Mappenstructuur1 orig

Is er een andere manier om informatie te organiseren zodat je deze makkelijker terug vindt?

JA!
In onze digitale maatschappij gaan we meer en meer over tot het gebruik van "metadata" in plaats van alles in mapjes te organiseren.

Wat is metadata?

Stel je voor dat je een online winkelplatform hebt waarop je verschillende producten kunt kopen, zoals kleding, elektronica en boeken. Om de gebruikers een goede winkelervaring te bieden, is het belangrijk om de producten op een georganiseerde en gemakkelijk doorzoekbare manier weer te geven. Dit is waar metadata van pas komt.


​Elk product kan worden voorzien van verschillende "metadata"-attributen.

Enkele voorbeelden van mogelijke metadata-attributen zijn:

  • Naam van het product
  • Beschrijving van het product
  • Categorie (bijv. kleding, elektronica, boeken)
  • Merk
  • Prijs
  • Beoordelingen en waarderingen
  • Beschikbare maten en kleuren
  • Voorraadstatus
Metadata vs folders orig

Deze metadata-attributen helpen bij het organiseren, categoriseren en filteren van de producten, waardoor gebruikers gemakkelijk kunnen zoeken naar wat ze nodig hebben. Laten we enkele voorbeelden bekijken:

  • Categorie: Door elk product aan een specifieke categorie toe te wijzen, kunnen gebruikers de producten filteren op basis van hun interesse. Iemand die op zoek is naar kleding kan bijvoorbeeld de categorie "kleding" selecteren en zoeken naar specifieke kledingstukken.


  • Prijs: Metadata zoals prijs stellen gebruikers in staat om producten binnen hun budget te vinden. Ze kunnen bijvoorbeeld een maximale prijs instellen om alleen producten binnen een bepaalde prijsklasse te tonen.


  • Beoordelingen en waarderingen: Door metadata te gebruiken om beoordelingen en waarderingen van klanten weer te geven, kunnen gebruikers de kwaliteit en betrouwbaarheid van een product beoordelen voordat ze het kopen. Dit kan hen helpen om beter geïnformeerde beslissingen te nemen.


  • Beschikbare maten en kleuren: Voor producten zoals kleding of schoenen kunnen metadata-attributen zoals beschikbare maten en kleuren gebruikers helpen om specifieke varianten te selecteren die aan hun behoeften voldoen.

 
Door het gebruik van metadata kunnen online winkelsystemen een georganiseerde, gestructureerde en doorzoekbare catalogus van producten bieden. Gebruikers kunnen vervolgens filters en zoekopdrachten gebruiken om specifieke producten te vinden op basis van de beschikbare metadata-attributen. Dit maakt het winkelproces efficiënter en zorgt ervoor dat gebruikers gemakkelijk de producten kunnen vinden die ze willen kopen.​

Waarom metadata gebruiken?


Ik gaf het in de inleiding reeds aan, maar een correct gebruik van metadata helpt bij het organiseren, categoriseren én terugvinden van informatie/data.
Het stelt gebruikers in staat om snel de eigenschappen, kenmerken en context van gegevens te begrijpen, zelfs zonder de daadwerkelijke inhoud te raadplegen.
 
Door metadata aan gegevens toe te voegen, wordt het gemakkelijker om te zoeken, te filteren en te ordenen. Bij het zoeken naar bestanden op een computer kunnen bijvoorbeeld tags of trefwoorden worden gebruikt om specifieke documenten snel te vinden. Het biedt een extra laag van informatie en context die gebruikers kunnen gebruiken om op een efficiënte (en vlugge) manier de juiste gegevens te vinden en ermee aan de slag te gaan.

Metadata versus 'mapjes'

Het gebruik van metadata kan vergeleken worden met het organiseren van gegevens in aparte "mapjes" of categorieën. Net zoals het plaatsen van gegevens in afzonderlijke mapjes helpt metadata bij het organiseren en categoriseren. Maar er is een verschil:

Metadata biedt daarenboven ook een manier om de content binnen je organisatie te standaardiseren en verbetert het zoeken naar en vooral het vinden van documenten/informatie.
 
Bedankt om onze inspiratieblog te lezen. We willen je bedanken en delen nog een extra inzicht rond de link tussen mappenstructuur op een server en metadata in deze korte toelichtingsvideo.

Tot slot een tip voor het aanmaken van metadata:

Als je op een goede manier metadata wil gebruiken, dan moet je jezelf de vraag stellen: hoe wil ik dat mijn gebruikers informatie vinden? Hoe zullen ze naar bepaalde informatie zoeken?
Het antwoord op deze vragen, leid je dikwijls naar de juiste metadata!

ONZE REALISATIES

Kind en beer

Pleegzorg VBB - Efficiënter samenwerken met Microsoft 365

Pleegzorg Vlaams Brabant & Brussel

Een SharePoint en Teams omgeving op maat van de organisatie, zodat deze optimaal waarde toevoegt aan de interne manier van werken en met oog voor de medewerkers in de organisatie.

Lees meer
Cases Firma X

De uitdaging van Firma X

Firma X

Welke uitdagingen helpt Lumeron oplossen? Ontdek een aantal concrete projectbeschrijvingen van onze klanten. Dit maakt het allemaal nog iets concreter.

Lees meer

INSPIRATIEBLOG

Red Dot Chart

Een red-dot chart maakt kwaliteitsproblemen visueel

‘Wie niets doet maakt geen fouten’, al is dat de grootste fout op zichzelf… Van zodra je op een productievloer start met het produceren van eender welk onderdeel ontstaan er talloze opties om fouten te maken. Door elke processtap grondig te analyseren, vanuit risicodenken  (LINK: zoveel mogelijk foutkansen weg te werken, duidelijke instructies op te maken en medewerkers goed op te leiden, kom je al een heel eind.

Lees meer
Blog Continu verbeteren is een doe woord

Continu verbeteren is een "DOE"-woord!

Iedereen heeft het begrip "continu verbeteren" zeker al eens gehoord maar waar draait het nu eigenlijk om? Wat wil dat zeggen, "we moeten continu verbeteren"? En is dat wel altijd het geval?

Lees meer
Cover photo symbol

De libel als Lumeron-symbool

Af en toe krijgen we de vraag hoe we aan onze Libel komen als symbool. Daar zit zowel betekenis als een leuke anekdote achter

Lees meer