Contact

PROCESSEN

Informatiestroom en fysieke stroom = één verhaal

Katrien V

Katrien Verschoote - 07/02/2023

Consultant Procesteam

professionaliseren

processen optimaliseren

samenwerken

Waarom komen een informatiestroom en een fysieke stroom best overeen?

En wat bedoelen we hiermee en waarom eigenlijk?

Laat ons beginnen met een voorbeeld: Ik ga op reis en ik neem mee….

Mijn bagage, mijn man en kinderen, aangepaste kledij, mijn identiteitskaart, mijn tickets, ….
Ik moet echter ook weten: wanneer moet ik op mijn bestemming aankomen? Hoe ga ik daar geraken? Wanneer moet ik vertrekken, waar moet ik naartoe, welk weer gaat het op mijn plaats van bestemming zijn?
Terwijl de eerste zaken vooral fysieke dingen zijn (fysieke stroom), draait het bij de tweede soort vragen vooral rond informatie (informatiestroom).
Als die twee niet matchen, ga je de mist in: of je komt te laat, of je gaat naar een verkeerde plaats, of je hebt geen aangepaste kledij mee, ….

​Maar wat met het bedrijfsleven?

In een bedrijfsproces komen de iinformatiestroom en fysieke stroom best met elkaar overeen orig

In het bedrijfsleven...

Ook in het bedrijfsleven is het uiterst belangrijk om de fysieke - en de informatiestroom op elkaar af te stemmen!
Bekijken we een productieafdeling: Als jouw productieafdeling niet weet wat, wanneer en hoe te produceren (informatiestroom), is de kans groot dat je een productieproces hebt dat producten (fysieke stroom) maakt die niet aan de eisen van klanten voldoen, ofwel veel afval produceert, ofwel veel te vroeg of te laat produceert, ….

Maar ook puur administratieve processen komen hiermee in aanraking:
Bekijken we de verkoopafdeling als voorbeeld: als een bepaald staal (fysieke stroom)  en de bijhorende offerte (fysieke stroom)  niet de juiste informatie (informatiestroom) bevat en niet naar de juiste klant gestuurd wordt, tegen een bepaalde afgesproken deadline (allemaal informatie die nodig is) …. Zal dat niet in het voordeel van het bedrijf zijn en is de kans groot dat jouw klant niet tevreden is.
Deze voorbeelden maken duidelijk wat een fysieke stroom en informatiestroom eigenlijk is en wat belangrijker is: waarom deze moeten overeenkomen.

Maar hoe pakken we dit nu concreet aan?
En hoe zorgen we ervoor dat de informatiestroom en de fysieke stroom overeenkomen?

Allereerst moet je transparantie creëren. Transparantie in de manier van werken.
En het is het eenvoudigst om te beginnen bij de fysieke stroom: je volgt als het ware, van begin tot einde hoe die verloopt.

We gaan dit aantonen aan de hand van een zeer eenvoudig productieproces: stel je produceert houten stoelen op onderstaande (erg vereenvoudigde) manier:

Flow

Je vertrekt dus van boomstammen, die je bestelt bij je leverancier en die je dan in jouw bedrijf verzaagt, behandelt met vernis, monteert en verpakt. Daarna verzend je ze naar je klant.

Het is belangrijk om dit als eerste zichtbaar te maken.
Daarna moet je nadenken over: welke informatie heb ik nodig om bovenstaand proces uit te voeren? Maw om van boomstammen tot een geleverde stoel te komen? (die overeenkomt met de verwachtingen van mijn klant!)
Op z’n minst moeten we onderstaande zaken weten (Tip: begin bij het standpunt van de klant)​

Flow1 orig

Een volgende stap is het bepalen:

Waar komt die informatie vandaan? Hier kan je een onderscheid maken:

  • Wie is verantwoordelijk om deze informatie te leveren en dat ze correct is?
  • Waar vinden we deze informatie?

Dus zoek vervolgens uit wie verantwoordelijk is voor de nodige informatie:

Flow 2

Daarna kan je hier aan toevoegen waar de informatie beheerd wordt. En waar we de informatie kunnen terugvinden:

Flow 3

Door dit transparant te maken, vindt je steevast enkele verbeterpunten.
Nu moet die informatie nog bij productie geraken…..

Flow 4

Als je bovenstaande (ingewikkelde) tekening bekijkt, merk je hoe belangrijk het is om:

  • Informatie op elkaar af te stemmen
  • De nodige linken te leggen (via systemen of verantwoordelijkheden)
  • Duidelijke afspraken vast te leggen
  • Referentiepunten te bepalen
  • ….

In een bedrijf waar de informatiestromen en de materiaalstromen op elkaar afgestemd zijn, krijg je volgend (in)zicht:

Flow 5 orig

Zoek de verschillen 😊!!!

ONZE REALISATIES

Cases Firma X

De uitdaging van Firma X

Firma X

Welke uitdagingen helpt Lumeron oplossen? Ontdek een aantal concrete projectbeschrijvingen van onze klanten. Dit maakt het allemaal nog iets concreter.

Lees meer
Transport robbyns

Investeren in organisatiekwaliteit

Transport Robbyns

Hoe kan je in economische uitdagende tijden toch zorgen voor stabiliteit en groeiambities? Ontdek hoe Transport Robbyns dit heeft aangepakt en hoe Lumeron hen geholpen heeft. ​

Lees meer

INSPIRATIEBLOG

Cover photo symbol

De libel als Lumeron-symbool

Af en toe krijgen we de vraag hoe we aan onze Libel komen als symbool. Daar zit zowel betekenis als een leuke anekdote achter

Lees meer
Speedboot

Maak van je speedboot geen tanker

Een organisatie in groei voelt de energie en de goesting. Vergelijk het met een speedboot op zee. Tot er plots in volle zee een storm opsteekt...

Lees meer
Dragonfly bw

De 5 fasen van de Project Life Cycle

De projectmanager loodst het project door het proces van projectmanagement dat bestaat uit 5 fasen, ook wel de PLC of project life cycle genoemd. Iedere fase heeft zijn eigen deliverables en wordt afgesloten door een mijlpaal. Op de mijlpaal oordelen we of het project rijp is om over te gaan naar de volgende fase.

Lees meer