Contact

LEAN-OPERATIONAL EXCELLENCE

Kan het '5S-principe' helpen bij informatiebeheer?

Katrien V

Katrien Verschoote - 12/12/2022

Consultant Procesteam

professionaliseren

processen optimaliseren

samenwerken

Informatiebeheer en 5S?
Hoe kan het 5S principe helpen bij het beheren van informatie?

Uit het leven gegrepen:
B: Ik heb nù de gegevens uit file x nodig, stuur je ze me even door aub?
A: Ik heb de file vorige week online (in de afgesproken map) gezet. Je vindt ze terug door op deze link te klikken….
B: Stuur toch nog maar eens een kopietje door
A: OK
B: Dit is toch niet de laatste versie? Ik had gisteren nog een aantal wijzigingen aangebracht, maar die staan hier niet in…
 
En zo begint bij menigeen een druk bezette dag: met ietwat frustratie rond data, informatie, gegevens….

5s informatiebeheer orig

INFORMATIEBEHEER

We zien heel wat bedrijven die vandaag de dag enorm worstelen met het doorgeven van informatie, het beheren van versies, het delen van gegevens, het onderscheiden van kritische en niet-kritische informatie. En dat in een tijdperk waar de digitale spirit en het gebruiksgemak van de digitale systemen hoog aangeschreven staan! Hoe is dit mogelijk?

Enerzijds omdat het gebruiksgemak of de toegankelijkheid tot allerlei leuke digitale snufjes een mes is dat aan twee kanten snijdt! Wie gebruikt vandaag niet MS 365? Wie kent Sharepoint nog niet? Wie werkt nog niet met Teams? Bijna iedereen heeft hier dagelijks op één of andere manier mee te maken. De systemen zijn enorm toegankelijk en gebruiksvriendelijk, maar vooraleer je ze gebruikt, is het wel nodig om toch even stil te staan waarvoor je ze nodig hebt en hoe je ze gaat gebruiken. Net zoals bij de goede werking van een bedrijf, heb je toch een aantal afspraken nodig vooraleer je overgaat tot het gebruik van bepaalde systemen/tools/data. En hier knelt het schoentje dikwijls.

Nemen we als voorbeeld de veelheid aan informatie waar elk bedrijf over beschikt en die iedere werknemer op de één of andere manier verzamelt.
Bekijk het bedrijf als één geheel en belicht het end-to-end proces: over de verschillende afdelingen/rollen heen is er bepaalde informatie nodig om te kunnen “managen” of “monitoren” of “sturen” en wordt er dus op diverse vlakken informatie verzameld en (al dan niet) beheerd.

Als je op voorhand niet weet/bepaalt:

  • welke informatie je nodig hebt,
  • waarom je die informatie nodig hebt,
  • wat je met die informatie gaat doen,
  • hoe en waar je die gaat bewaren,
  • wie hier toegang tot moet krijgen en vooral: wie wijzigingen mag/kan aanbrengen,
  • hoe je die informatie up-to-date gaat houden,
  • ….


Dan is de kans groot dat er een wildgroei ontstaat van allerlei documenten/rapporten/lijsten met verschillende versies of flavours van dezelfde data en dat je op den duur het bos door de bomen niet meer ziet. Ook is de kans reëel dat de ene persoon moeite steekt in het verzamelen van data en die bundelt in een rapport, terwijl dit rapport eigenlijk reeds beschikbaar is…. Er is geen transparantie in hetgeen we creëren.
Bovenstaande factoren veroorzaken heel wat inefficiënties en dikwijls ook frustraties. Of zoals sommigen onder ons zouden zeggen: er wordt “waste” gecreëerd.

En als er ièts is wat we zoveel mogelijk willen vermijden, dan is het wel het creëren van overbodige zaken of van “waste”. Dit is zeker ook zo op het gebied van data, informatie en gegevens.
Allemaal goed en wel, maar hoe gaan we dit nu aanpakken? Het is nu eenmaal een realiteit!
Zoals reeds gezegd zien we dit als een gegeven bij veel bedrijven.

Als we onze link naar “Lean” verder trekken, dan zouden we als logische oplossing hetvolgende zien: maak de “waste” zichtbaar en verwijder of minimaliseer deze op een grondige en degelijke manier.
Eén van de technieken die we hier als een zeer efficiënte tool gebruikt hebben bij een aantal van onze klanten is 5S!
Ja inderdaad, 5S pas je niet alleen toe op een productieomgeving en of in een kantooromgeving. Het is ook een zeer efficiënt hulpmiddel als we onze data/informatie/gegevens onder controle willen krijgen.

HOE WERKT DIT DAN?

Hoe werkt dit dan?
Laat ons eerst eens kijken waar die 5S-en voor staan:

5s methode

Zoals je kunt zien, zijn onze doelstellingen zeker gelijkaardig, we willen:

  • Orde creëren
  • Netheid creëren
  • En vooral: de orde en de netheid behouden!

Hoe zien we dit op het gebied van data/informatie/gegevens? Hieronder enkele hoofdlijnen:
Stap 1: Schiften:

  • In deze fase bepaal je welke informatie je ècht nodig hebt om je werk naar behoren te kunnen doen.
  • Je bepaalt tevens welke informatie “overbodig” is.
  • (bijkomend moet je ook nagaan wie die informatie nodig heeft – je bent misschien niet het enige proces dat deze informatie gebruikt, je gaat dus OVER de processen/afdelingen heen kijken).

 
Stap 2: Schikken:

  • Hier ga je oa de data groeperen: welke soort informatie hoort bij elkaar?
  • Daarnaast bepaal je: hoe zou ik die informatie indelen/identificeren? (vb welke metadata nodig, soorten informatie, in welke map…)
  • (bijkomend bekijk je ook: hoe ga ik die informatie delen?)

Stap 3: Schoonmaken:

  • In deze stap ga je alle informatie die je in stap 1 (en soms ook in stap 2) geïdentificeerd hebt als “overbodig” – ofwel archiveren ofwel deleten (verwijderen dus).
  • ALLE informatie die je aangeduid hebt als belangrijk/kritisch MOET een plaats hebben.

Stap 4: Standaardiseren:

  • Vermits we in de vorige stappen al een duidelijker beeld gekregen hebben over welke de kritische informatie is en hoe we die moeten behandelen, waar we die willen zetten en wie er toegang tot heeft – kunnen we hier focussen over het maken van een aantal afspraken (denk aan “naming conventions” maar ook aan gebruiksregels, toegangscontroles, gebruik van de verschillende systemen (we willen vb dat je de voorbereidingen aan het document op je onedrive opslaat en enkel de definitieve versies op de bedrijfssharepoint….)
  • De afspraken leggen we vast (liefst doe je dit in groep – zodanig dat er een duidelijke consensus is) en worden gecommuniceerd (en neen, gewoonweg een mailtje sturen is niet voldoende. 😊).

Stap 5: Standhouden:

  • Dit is vaak de moeilijkste stap in het proces – je begint met het uitvoeren van een aantal steekproeven waarbij je bekijkt of de afspraken die je gemaakt hebt gevolgd worden.
  • Indien dit niet het geval is, moet je reageren (en liefst ook onderzoeken waarom de afspraak niet duidelijk is – dikwijls kan je hier ook bijsturen).
  • Je blijft die controles op regelmatige basis doen, maar je kan, als alles goed lijkt te verlopen, de frequentie ervan aanpassen.

ZIJN WE ER NU?

Neen, we hebben ons hierboven vooral geconcentreerd op data/informatie/gegevens. Maar wat met de systemen, de tools die we gebruiken? Moeten we die gewoon laten links liggen en de oefening opnieuw doen?
Natuurlijk niet! Tijdens onze oefening op data/informatie/gegevensbeheer nemen we uiteraard ook de systemen en tools mee. (en de vorm waarin de data/informatie/gegevens tot ons komen: elektronisch of op papier!) Ook dit neem je mee in de oefening.
Als je dit op de juiste manier aanpakt zie je dat 5S je enorm helpt bij het structureren van jouw data/informatie/gegevens.

Neem gerust contact op met ons indien je verdere begeleiding wil. Onze professionals staan klaar voor jou.

ONZE REALISATIES

Kind en beer

Pleegzorg VBB - Efficiënter samenwerken met Microsoft 365

Pleegzorg Vlaams Brabant & Brussel

Een SharePoint en Teams omgeving op maat van de organisatie, zodat deze optimaal waarde toevoegt aan de interne manier van werken en met oog voor de medewerkers in de organisatie.

Lees meer
Cases Firma X

De uitdaging van Firma X

Firma X

Welke uitdagingen helpt Lumeron oplossen? Ontdek een aantal concrete projectbeschrijvingen van onze klanten. Dit maakt het allemaal nog iets concreter.

Lees meer

INSPIRATIEBLOG

Newtons cradle 256213 1280

Business excellence & het perpetuum mobile

"Als men me vraagt wat Lumeron eigenlijk doet dan is mijn antwoord vaak " organisaties in beweging brengen en in beweging houden". Omdat dit antwoord voor velen niet volstaat of nog vragen oproept geef ik meestal extra tekst en uitleg.": zegt Abdon Moens - CEO Lumeron

Lees meer
Red Dot Chart

Een red-dot chart maakt kwaliteitsproblemen visueel

‘Wie niets doet maakt geen fouten’, al is dat de grootste fout op zichzelf… Van zodra je op een productievloer start met het produceren van eender welk onderdeel ontstaan er talloze opties om fouten te maken. Door elke processtap grondig te analyseren, vanuit risicodenken  (LINK: zoveel mogelijk foutkansen weg te werken, duidelijke instructies op te maken en medewerkers goed op te leiden, kom je al een heel eind.

Lees meer
Blog Continu verbeteren is een doe woord

Continu verbeteren is een "DOE"-woord!

Iedereen heeft het begrip "continu verbeteren" zeker al eens gehoord maar waar draait het nu eigenlijk om? Wat wil dat zeggen, "we moeten continu verbeteren"? En is dat wel altijd het geval?

Lees meer