Contact

PROCESSEN

MS 365 - bezint eer ge begint en maak eerst het bouwplan

Bart H

Bart Hoornaert - 11/10/2021

Operationeel verantwoordelijke & Teamlead Procesteam

digitaliseren

processen optimaliseren

visie

​change management

Microsoft 365 en digitalisatie

Worstelt u ook met het uitbouwen van een digitaal platform binnen de Microsoft365 mogelijkheden?
Welke app wanneer en vooral hoe gebruiken?
​De mogelijkheden zijn erg uitgebreid en verschillende medewerkers en teams hebben vaak ook nog eens andere verlangens en behoeften…en vaak ook een mening over hoe het geheel op te zetten.

M365 bouwstenen

Van (ICT)Strategie naar succesvol organisatiebreed project

Vanuit een (ICT)strategie komt er op de managementagenda een trigger om de switch te maken naar ‘full cloud’ en/of Microsoft 365.
Zo start dikwijls dergelijk traject. Zo ontstaat ook de eerste uitdaging. Meer bepaald de juiste inzichten en prioriteiten bepalen samen met een team die vaak nog niet helemaal weet waar ze voor staan of wat de voordelen van het geheel zijn.
Tenslotte is dit een oefening die de volledige organisatie impacteert, en dus zonder goede voorbereiding per definitie leidt tot vertragingen of zelfs het vastlopen van de dagdagelijkse processen.

​En laat dat nu net het tegenovergestelde zijn van wat zo’n traject beoogd.

Zorg dat de baksteen niet op de maag blijft liggen…

Wij Belgen hebben zoals ze zeggen ‘een baksteen in de maag’.  Dus laat ons die beeldspraak gebruiken om de vertaalslag te maken.

Als we spreken met medewerkers dan kunnen zij zonder probleem een aantal frustraties uit de huidige werking opnoemen en in veel gevallen hebben ze meteen ook een paar suggesties hoe dit voor hun eigen werkwereld beter zou kunnen.
Daar schuilt echter ook het gevaar. Al te vaak vertrekt een digitaliseringstraject van deze orde vanuit de individuele noden van personen zonder de interactie tussen alle processen te overzien. Om onze beeldspraak te gebruiken…Dit leidt tot de stijl van de oude Vlaamse Koterijen, waar op de achterkoer ruimte na ruimte onsamenhangend aan elkaar hangt en je langs buiten naar het toilet moet… Niet altijd een prettige ervaring dus.
​Het komt er eigenlijk op neer dat mensen heel graag als decorateurs denken. Niets is natuurlijk leuker dan een kamer helemaal naar smaak inrichten zoals je die graag ziet. Alleen… er is nog geen kamer, er is zelfs nog geen huis, laat staan dat de nutsvoorzieningen in de verkaveling al zijn aangelegd.

Microsoft 365

Werk als een projectontwikkelaar

Als een grote lap bouwgrond (onze set van Microsoft 365 app’s) ter beschikking komt, dan is het zaak van hier projectmatig mee om te gaan. Het is letterlijk braakliggend terrein die we zullen omtoveren tot een prachtige verkaveling met wooneenheden die een samenhangend geheel vormen zonder dat dit een saaie woonwijk wordt met allemaal exact dezelfde huizen.
Welke stappen zou een projectontwikkelaar nemen? En neen, wij zijn geen bouwfirma dus vergeef me als ik toch een paar stappen oversla.

Vraag één: Waar komen de toegangswegen en welke leidingen moeten er allemaal liggen? …
Welke andere Applicaties buiten de Microsoft 365 gebruiken we en hoe staan deze in relatie met onze nieuwe M365 ‘verkaveling’?

Vraag twee: Hoe delen we de verkaveling op in loten? …
Welke teams werken onderling samen en hebben hiervoor ook een vaste of flexibele structuur nodig? Trap ook hier niet in de val om enkel en alleen vanuit het organigram te denken. Medewerkers die onderling samenwerken doen dit procesmatig en dus vaak over de structuur van de afdelingen heen…Als we straks rond elk van onze percelen een grote muur bouwen van 2 meter hoog, dan zal dit het samenwerken zeker niet bevorderen en geldt het principe ‘over de muur gooien’ straks opnieuw.

Vraag drie: Als we streven naar wat een coherent geheel in onze wijk, welke basisstijl en welke variantes laten we toe?...
Niet elk team zal exact dezelfde behoeften hebben, maar je mag er zeker van zijn dat elk team onderling communiceert, documenten zal creëren en deze later ook zal delen, acties zal bijhouden en van bepaalde overleggen notities zal maken in één of andere vorm. Het is des te handiger als later nieuwe mensen in de organisatie erbij komen, of medewerkers eens in andere processen actief zijn, dat ze de basisstructuur herkennen en zo vlot hun weg terugvinden.

Vraag vier: Eenmaal onze verkaveling en onze huizen volgens de basisstructuur gebouwd zijn, komen de bewoners erin, maar met welke verkavelingsregels dienen ze rekening te houden? Mogen ze vooraan de tuin verharden? Mogen ze een uitbouw plaatsen met plat dak? Mag er in de tuin een pergola komen? Mogen ze toch nog een muur uitslaan om een kamer aan te passen?...
​Eenmaal elk team gewoon is aan de nieuwe structuur komen de extra vragen om de proceswerking efficiënter te laten verlopen. Dan is het zaak van een aantal goede afspraken te hebben. Wie heeft de gebruikersrechten om zaken aan te passen? Welke aanpassingen mogen ze doen aan documentenbibliotheken, nieuwsberichtstructuur, extra lijsten, layout, … Kortom een reeks van best-practice en governance regels is geen overbodige luxe als je wil vermijden dat die mooie verkaveling op termijn een onsamenhangend geheel wordt, dat klaar is voor de sloop.

Bezint eer ge begint!

Bezint eer ge begint is dus ook hier van tel.
​Vooraleer vol overgave te springen in een GoDigital traject start je dus best met een PrepareDigital modus.

ONZE REALISATIES

Cases Firma X

De uitdaging van Firma X

Firma X

Welke uitdagingen helpt Lumeron oplossen? Ontdek een aantal concrete projectbeschrijvingen van onze klanten. Dit maakt het allemaal nog iets concreter.

Lees meer
Transport robbyns

Investeren in organisatiekwaliteit

Transport Robbyns

Hoe kan je in economische uitdagende tijden toch zorgen voor stabiliteit en groeiambities? Ontdek hoe Transport Robbyns dit heeft aangepakt en hoe Lumeron hen geholpen heeft. ​

Lees meer

INSPIRATIEBLOG

Cover photo symbol

De libel als Lumeron-symbool

Af en toe krijgen we de vraag hoe we aan onze Libel komen als symbool. Daar zit zowel betekenis als een leuke anekdote achter

Lees meer
Speedboot

Maak van je speedboot geen tanker

Een organisatie in groei voelt de energie en de goesting. Vergelijk het met een speedboot op zee. Tot er plots in volle zee een storm opsteekt...

Lees meer
Dragonfly bw

De 5 fasen van de Project Life Cycle

De projectmanager loodst het project door het proces van projectmanagement dat bestaat uit 5 fasen, ook wel de PLC of project life cycle genoemd. Iedere fase heeft zijn eigen deliverables en wordt afgesloten door een mijlpaal. Op de mijlpaal oordelen we of het project rijp is om over te gaan naar de volgende fase.

Lees meer