Contact

DIGITAAL (SAMEN)WERKEN

SharePoint en OneDrive 
...voor velen een nieuwe wereld waar ze niets in terugvinden...

Bart H

Bart Hoornaert - 30/11/2021

Operationeel verantwoordelijke & Teamlead Procesteam

(smart) in transition

continu verbeteren

digitaliseren

visie

​change management

Informatie beheren in Sharepoint, Teams en OneDrive

MS 365: een totaal nieuwe wereld maar ik vind niets meer terug…

Alhoewel er geen pasklaar antwoord is die je strikt kan volgen bij het uitzetten van een framework voor documentenbeheer binnen Microsoft365 (Teams / SharePoint / Onedrive)  zijn er toch een aantal basisregels die telkens terug komen.
Vaak ontbreekt het de gebruikers ook aan vaardigheden om de nieuwe platformen efficiënt te gebruiken net omdat ze het ooit helemaal anders hebben aangeleerd.
Er waren nu eenmaal geen krachtige zoekengines en -opties in het verleden! Wat nu?

Waar had ik dat bestand nu ook al weer opgeladen

Zelfs een goed uitgedachte structuur moet je leren kennen

De Generation Z, geboren tussen 1996 en 2015; komt ondertussen stillaan de bedrijven binnen. Besef goed, dit zijn allemaal mensen die geen leven zonder smartphone of zonder sociale media kennen. Zij zijn het van nature gewoon, en vinden het vaak zelfs logisch dat informatie via allerlei kanalen binnen komt. Ze horen iets, en binnen de paar seconden hebben ze alle info die ze nodig hebben.

Een groot aantal van hen, zeker zij die in het tweede deel van deze generatiegroep geboren is, heeft zelfs geen emailadres meer, behalve dan omdat het soms moet om een account ergens aan te maken, maar laat staan dat ze hun mails nog lezen.

Uit het leven gegrepen...

Ter illustratie: mijn eigen dochter van 16 jaar beschikt over Snapchat, TikTok, Instagram,… en WhatsApp dat is om met mama en papa te communiceren want dat is ‘oud’.
En ja, ze heeft ook een emailadres, omdat er helaas nog websites zijn waar je niet anders kan ter activeren en dan vraagt ze aan mij ‘papa, wat is mijn emailadres ook alweer…”
​Dit is de pure realiteit. Het is een sprekend voorbeeld van hoe communicatie evolueert. Ik houd mijn hart vast als die groep jongeren straks een bedrijf binnen stapt waar alles nog via “the good old email” verloopt

Afb artikel bart MS365

De realiteit op de werkvloer

Als je het nog iets verder doordenkt hebben we op de werkvloer per vandaag medewerkers uit het pre-email-tijdperk en uit het post-email-tijdperk tegelijk op de werkvloer, en ikzelf zit daar ergens middenin.

Ook Microsoft evolueert continu mee en ziet die shift natuurlijk ook gebeuren. De nieuwe tools evolueren mee met deze nieuwe stijl en, willen of niet, ook uw bedrijf zal vroeg of laat meestappen of is meegestapt in die richting met een GoDigital, WeConnect, LetsDigitize,… traject onder de Microsoft 365 vlag.

Hoe vind ik ooit iets terug?

Laat ons er even van uit gaan dat de opzet en het uitdenken van de structuur goed is gebeurd en gekoppeld is aan de dagdagelijkse werking in het bedrijf. En dus hopelijk niet een copy/paste is van de oude serverstructuur.

En laat ons om het behapbaar te houden focussen op documenten. Dan is de kans groot dat deze niet meer zoals vroeger op de C-schijf van je computer of de server staan maar ergens op je eigen OneDrive, of gedeeld via een collega, of op een Teams Bestandenfolder, of op een extra aan een Teams gekoppelde bibliotheek of ergens op een open SharePoint structuur of toch nog ergens op een netwerkschijf voor documenten die niet op SharePoint kregen of… Get the point?

Als we terugkijken dan onderscheiden we twee soorten bedrijven die bij Lumeron aankloppen rond deze thematiek:

  • Klanten die aan het begin van hun traject zitten en support zoeken om mee te denken over het opzet van de structuur en van daaruit de doorstart maken naar user adoption
  • Maar evengoed klanten die de eerste fase al door zijn en een structuur hebben maar waar velen het noorden kwijt zijn en het enorm lastig hebben met

Voor zij die in de eerste fase zitten, verwijs ik graag door naar de inspiratieblogreeks rond “digitaler werken
Voor wie eerder op zoek is naar een beter begrip om efficiënter aan de slag te gaan met wat er staat geven ik alvast de volgende tips mee om iets terug te vinden

OneDrive – Teams – SharePoint gaan hand in hand

OneDrive, Teams , SharePoint moet je bijna in een geheel zien. Je kan ze eigenlijk niet meer los zien van elkaar. Met een beetje doordenken haal je veel uit de benaming van die tools:

  • OneDrive: ONE PERSON drive ==> Dit is jouw eigen persoonlijke schijf waarop data staat die enkel jij kan bereiken. Grote voordeel ten opzichte van de C-schijf: PC-defect, inloggen op een andere PC en je bent terug vertrokken
  • Teams: Als we er de definitie van TeamWORK bij nemen “het verrichten van een taak in groepsverband” Het verrichten van een taak wijst dus op actief zaken doen. Lees, de dagdagelijkse operationele bezigheden
  • SharePoint: Share – Point ==> Delen op één centraal punt, als je iets deelt met iemand verwacht je niet noodzakelijk direct iets terug. Het is beschikbaar voor zij die het kunnen gebruiken.

Toegegeven, bovenstaande is nog wat kort door de bocht maar het schetst wel de drie niveau’s.

“Maar ik krijg toch ook gedeelde bestanden van op een OneDrive toegestuurd van collega’s. Dat is toch ook Teamwork?”
Als ik dergelijke vraag krijg dan kan ik steevast antwoorden “je zegt het goed, het is in veel gevallen Teamwork en dus had de file beter in Teams gestaan dan op de OneDrive als we er in groep aan werken. Het zou de eerste organisatie niet zijn die massa’s files vanop tientallen OneDrives met elkaar aan het delen is. Geen wonder dat niemand nog iets terug vindt.

Onthoud deze basisregel: iets delen vanop je OneDrive met iemand, is vaak van heel kortstondige tijdelijke aard en vaak 1 op 1. Meestal ook in voorbereidingsfase om het daarna met een grotere groep te delen. Voor de rest is de OneDrive vooral je eigen one-person drive. Hoe minder je van hieruit individueel deelt hoe beter zou ik bijna stellen.

Waar vind ik al die met mij gedeelde documenten terug?

Zo weinig mogelijk delen betekent nog altijd niet “niet delen”. Je krijgt links in Teams chat doorgestuurd of in emails of zelfs via allerlei andere wegen, en vaak weet je een paar dagen later niet meer via welke weg iets was gedeeld.

Wist je dat je via portal.office.com (de centrale online login van je account) toegang hebt tot je onedrive data en dat je daar zowel de documenten kan zien die je zelf deelde, als deze die met jou gedeeld zijn?

Afb2 artikel bart MS365 2

ONZE REALISATIES

Cases Firma X

De uitdaging van Firma X

Firma X

Welke uitdagingen helpt Lumeron oplossen? Ontdek een aantal concrete projectbeschrijvingen van onze klanten. Dit maakt het allemaal nog iets concreter.

Lees meer
Transport robbyns

Investeren in organisatiekwaliteit

Transport Robbyns

Hoe kan je in economische uitdagende tijden toch zorgen voor stabiliteit en groeiambities? Ontdek hoe Transport Robbyns dit heeft aangepakt en hoe Lumeron hen geholpen heeft. ​

Lees meer

INSPIRATIEBLOG

Cover photo symbol

De libel als Lumeron-symbool

Af en toe krijgen we de vraag hoe we aan onze Libel komen als symbool. Daar zit zowel betekenis als een leuke anekdote achter

Lees meer
Speedboot

Maak van je speedboot geen tanker

Een organisatie in groei voelt de energie en de goesting. Vergelijk het met een speedboot op zee. Tot er plots in volle zee een storm opsteekt...

Lees meer
Dragonfly bw

De 5 fasen van de Project Life Cycle

De projectmanager loodst het project door het proces van projectmanagement dat bestaat uit 5 fasen, ook wel de PLC of project life cycle genoemd. Iedere fase heeft zijn eigen deliverables en wordt afgesloten door een mijlpaal. Op de mijlpaal oordelen we of het project rijp is om over te gaan naar de volgende fase.

Lees meer