Wanneer OneDrive, Teams en SharePoint gebruiken?

Ook al ligt het gebruik van bovenstaande omgevingen dicht bij elkaar, er is toch een duidelijk verschil.
Laat ons eens kijken wat er gebeurt als we een document moeten aanmaken.

Vb. Er wordt mij gevraagd om een whitepaper te schrijven over een bepaald onderwerp.
Hoe begin ik daaraan en vooral welke van de drie bovenstaande omgevingen ga ik gebruiken?

Het antwoord op dit laatste is eenvoudig: ik ga alle 3 de omgevingen gebruiken!

• Ik begin mijn document te schrijven, maar het zijn nog maar losse ideeën. Het hangt totaal nog niet aan elkaar en eigenlijk wil ik dit document nog niet delen met mijn collega's. Omwille van dit laatste, ga ik het document opslaan om mijn OneDrive-omgeving.
  Zolang ik niet wil dat iemand dit document ziet, blijft het ook op de OneDrive omgeving staan.

• Op een bepaald moment ben ik echter klaar om dit document te delen met mijn collega's en ben ik vooral nieuwsgiering naar hun ideeën hieromtrent. Ik wil dat ze het document lezen, hun commentaar toevoegen en/of zelfs wijzigingen aanbrengen.
  Dit is het ideale moment om gebruik te maken van de Teams-omgeving. Ik ga dus mijn document in Teams gaan delen met een aantal van mijn collega's.
  Ik heb een Team "Interne Projecten" in "Teams" (what's in a name!) waarin ik dit document opsla als bestand en via een post binnen dit Team deel met mijn collega's.
  (Eigenlijk zit ik hier al op een SharePoint omgeving te werken, Teams is in dit geval immers een soort van user interface van SharePoint, maar onthoud gewoon: ik deel via Teams)
  Dus: zolang ik samenwerk aan dit bestand en het nog niet definitief is, hou ik dit bestand in de Teams omgeving.

• Eens iedereen zijn feedback gegeven heeft en het document als "definitief" beschouwd wordt, ga ik het document verslepen ('move') naar een aparte bibliotheek op onze SharePoint communicatiesite, waar ook de rest van de organisatie aankan.
  Dus: het definitieve bestand, sla ik in een aparte bibliotheek op SharePoint op.

Zoals gezegd: ik heb gebruik gemaakt van de 3 omgevingen!

Ik zie OneDrive als mijn vroegere C-schijf. Hier staan een aantal privé-documenten op en de bestanden die ik nog niet wil delen met mijn collega's, waar ik nog aan het werken ben.
Voor mij zijn er een aantal concrete voordelen verbonden aan het gebruik van mijn OneDrive omgeving:

• Al mijn bestanden staan in "de Cloud": daardoor heb ik van overal toegang tot deze bestanden. Werk ik van thuis, vanop mijn persoonlijke computer, of wil ik iets checken via mijn GSM? Ik heb steeds toegang tot deze bestanden.
  Waar vroeger de C-schijf echt gebonden was aan een toestel, is dit nu dus niet meer het geval.
• De super-handige versiecontrole functie: Ik hoef niet langer verschillende versies van mijn bestanden bijkomend op te slaan en zo mijn mappen te vullen met versie1, versie2, versie 3…… Neen, op mijn OneDrive omgeving kan ik gebruik maken van de versiegeschiedenis en kan ik gewoon op hetzelfde document blijven doorwerken!

De Teams-omgeving wordt eigenlijk voor heel veel zaken gebruikt. Het is teveel om op te noemen en verdient een aparte blog. Maar, in mijn voorbeeld hierboven, gebruik ik de Teams-omgeving als een tijdelijke bestanden-opslagplaats en om samen met mijn collega's aan zaken te werken!
Voor mij is dit ideaal en biedt ook Teams een aantal voordelen:

• Ik kan gemakkelijk samenwerken met een deel van mijn collega's rond bepaalde onderwerpen: zo deel ik de bestanden enkel met diegene die eraan moeten werken
• Ook hier geldt de bovenstaande regel dat ik van overal toegang heb op mijn omgeving en ik altijd toegang heb tot die bestanden
• Daarnaast weet ik ook altijd wie er aan een bepaald bestand gewerkt heeft. Dit niet alleen dankzij de versiecontrole maar tevens dankzij de metadata die ik gebruik in Teams. Leve metadata! (ook dit onderwerp is te uitgebreid en verdient een aparte blog.)

Zoals hierboven reeds aangegeven, draait op de achtergrond van Teams een Sharepoint omgeving. Dit heeft als gevolg dat alle bestanden die ik deel via Teams, reeds in een bibliotheek op een Sharepoint omgeving staan.
Maak ik dan nog een aparte bibliotheek aan?
Ja, in sommige gevallen is dit nuttig.
​
Wanneer ik documenten, bestanden creëer die nuttig zijn voor het ganse bedrijf, sla ik die op in een aparte bibliotheek. Die bibliotheek is toegankelijk voor al mijn collega's en daarom staat die ook "fysiek" op een andere plaats dan mijn Teams-bibliotheken.
Ook maak ik het onderscheid tussen werkdocumenten en definitieve versies: enkel de definitieve versies zijn nuttig voor de ganse organisatie en die hou  ik dus apart bij in de "bedrijfsbibliotheek".
Je kan die bibliotheek echt beschouwen als dè plaats, waar alle nuttige informatie gevonden kan worden.
 
Voor mij werkt bovenstaande indeling enorm goed en wat mijn documenten betreft: ik heb als bijkomend voordeel, dat ik steeds weet in welke status mijn documenten zich bevinden, door de plek waar ze staan!
​
Het is ook duidelijk voor mijn collega's wanneer iets van hen verwacht wordt en wanneer de zaken (afspraken) als definitief beschouwd worden.
​
Duidelijk een WIN-WIN!