Een ode aan 5S

Als iemand mij vraagt hoe ik 5S uitleg, antwoord ik als volgt: 5S is een techniek die via focus op orde en netheid medewerkersbetrokkenheid verhoogt, en meteen ook de efficiëntie verhoogt en foutenlast vermindert.  Het lijkt kinderlijk eenvoudig, maar dit in stand houden is niet evident. Hoe komt dit? Laat mij dit verduidelijken via een voorbeeld van hoe de 5S methode werkt. Ik had een tweetal maand geleden een discussie met mijn tienerdochter (en ja, dit gebeurt wel vaker 😉) over het opruimen van haar kamer.

We zijn onlangs verhuisd en ik dacht dat ik alles voorzien had om mijn beide kinderen een kamer te geven waar ze zich thuis zouden in voelen en die ze konden omvormen tot hun kleine paradijsje (inclusief de nodige opbergruimte om alles netjes te kunnen opbergen!!! 😊 )
Het begon bij het ontwerpen en de indeling van hun kamers: ze mochten hun wensen doorgeven en daarna bekeken we vanuit een meer praktische perspectief wat er nodig zou zijn om al hun spullen op te bergen.

Om hier een goed zicht op te krijgen, moesten ze een soort inventaris maken van hetgeen ze wilden meenemen naar ons nieuwe huis. Voor deze spulletjes moesten we dus zeker een plaats voorzien. Daarnaast hielden we ook rekening met het feit dat ons kinderen groeien en hun noden kunnen veranderen, dus werd er een zekere “buffer” opgebouwd.

Toen de verhuis in zicht kwam, bekeken we, welke kast welke functie zou krijgen. En bij de effectieve verhuis, konden we voor elke doos, de kast aangeven waar de inhoud van die doos thuishoorde. Ik moet eerlijk toegeven, de verhuis op zich gebeurde vlekkeloos! Alles had een plaatsje en indien er iets over het hoofd gezien was, kon dat dankzij de “bufferplaatsen” toch nog opgeborgen worden. Dit had als gevolg dat we 2 “op maat gemaakte”, gezellige èn nette tienerkamers hadden! So far, so good.

We zijn nu bijna een jaar verder, en die gezellige, nette tienerkamers lijken af en toe een zware ontploffing te hebben meegemaakt!
Nochtans hebben ze de ruimte, ze hebben een zekere structuur … en toch lukt het niet om die kamers proper te houden!

Waar is het toch misgelopen? In de aanpak die ik hierboven beschrijf, kan je eigenlijk een kleine verborgen 5S implementatie terugvinden: we hebben gesorteerd (onnodige van nodige zaken gescheiden), geschikt (alles kreeg een plaats), schoongemaakt (inclusief enkele afspraken rond schoonmaken) en een soort van standaardisatie ingevoerd (het gerief kreeg een vaste plaats, er werden logische opbergmethodes) ingevoerd.

Maar waar ik niet bij heb stilgestaan, is de 5de S: het standhouden, de borging … In mijn geval betekende dit, dat ik af en toe eens gecheckt zou moeten hebben of alles nog OK was, of hun kamers nog opgeruimd waren, of er geen tekorten of veranderingen nodig waren….

Geloof het of niet, maar sedert ik mijn interesse in hun opgeruimde kamers verhoogd heb met een aantal tussentijdse bezoekjes en een aantal vraagjes rond “ik zie dat de rondslingerende kledij keer op keer blijft liggen, wat zou je hieraan kunnen doen? Wat heb je nodig om dit op te lossen” lijkt alles onder controle te blijven!

Eigenlijk is dat bij bedrijven niet veel anders, de waarde van het borgen, is niet te onderschatten.
Een ander voorbeeld van hoe de 5S methode werkt komt uit een klantencase. 
​Onlangs kwam ik bij een bedrijf dat voor de 5-de keer(!) een 5S oefening op dezelfde afdeling ingepland had. Het was een productiebedrijf, waar men niet alleen het nut en de waarde inzag van het principe achter 5S, maar waar men ook goede resultaten geboekt had dankzij de uitgevoerde 5S oefening(en).

Het maakte het leven van de medewerkers aangenamer!
Ze hadden alles, om het te laten slagen; schaduwborden, enthousiaste medewerkers, een zekere structuur, standaarden en zelfs hier, bleef het goede resultaat van de 5S implementatie niet behouden. Tools werden verkeerd gehangen, nieuwe tools hadden nog geen plaats gekregen, standaarden werden niet geüpdate, …. Dus het was tijd voor een nieuwe 5S oefening…

Neen, eigenlijk niet, of toch maar gedeeltelijk: het was tijd om de 5de S rond borging serieus te nemen!

We moeten begrijpen dat bepaalde regels na een tijdje wat minder gevolgd worden of dat mensen in oude (minder goede) gewoontes vervallen of dat medewerkers geen tijd vinden om zaken aan te passen.

Om de goede resultaten te blijven behouden, moeten we ze borgen en blijven onderhouden. Borgen betekent niet enkel dat we regelmatige controles uitoefenen waar nodig, maar ook dat we ontdekken waar verandering noodzakelijk is.

En zo werd de oorspronkelijke 5S oefening bij onze klant herleid tot het uitwerken van een op maat gemaakt borgingsmechanisme, dat eenvoudig te begrijpen en uit te voeren was en dat de goede inspanningen van de vorige 5S oefeningen vrijwaarde.

Onlangs heb ik nog eens geïnformeerd naar de huidige status en kreeg ik een enthousiaste medewerker aan de lijn die me liet weten: “Ik denk dat het deze keer gelukt is!”

​En zo zie je maar hoe 5S tieners, ouders, consultants en bedrijven gelukkig kan maken!  Leve 5S!