Contact

PROCESSEN

BPMN, the Lumeron way

Bart H

Bart Hoornaert - 11/01/2022

Operationeel verantwoordelijke & Teamlead Procesteam

continu verbeteren

flowchart tekenen

processen optimaliseren

​change management

Processen optimaliseren om te professionaliseren, is niet enkel een BPMN tekenset gebruiken

Ook al gedacht aan het in kaart brengen van de processen om organisatieverbetering vast te pakken?

De vraag is dan, hoe zorg je dat dit ook op de werkvloer landt bij zowel de CEO als de productiemedewerker.
​Elk heeft een ander doel als je over procesmatig werken spreekt. En niet iedereen heeft behoefte aan een doorgedreven opleiding om een proces of instructie te snappen en vooral toe te passen.

Bpmn in the lumeron way quote

Zelfs een goed uitgedachte structuur moet je leren kennen

Processen in kaart brengen om organisatieverbetering vast te pakken? 
Eerst even naar de theorie. 

De basis BPM, voor sommigen betekent dit Beats Per Minute. In procesland staat dit voor Business Process Management. Aan de universiteit kan je dit zelfs als één van de vakken volgen...

Wie aan de slag gaat met Business Process Management kan beroep doen op internationaal erkende standaarden om processen in kaart te brengen. De BPMN ( Business Process Modelling Notation ) is hierbij de meest gekende. Schrik niet als je de tekenset ziet. Heel wat verschillende iconen, elk met hun eigen betekenis.

Het gebruik ervan kan je vergelijken met een spreektaal. Op school leerde je naast Nederlands ook Frans, Engels, of andere taalvakken. Voor de één ging dit makkelijk, voor de andere was dit toch puffen en zweten om de woordjes van buiten te leren. Bij BPMN zijn het geen woorden maar iconen.

Beeld je even in dat je nadat je de taal hebt geleerd en redelijk vlot kan spreken iemand tegen komt in de gang die enkel in de verte ooit eens van die taal gehoord heeft (of zelfs helemaal niet). ​Dan mag je er zeker van zijn dat elke zin die je zegt voor die persoon eerder Chinees zal klinken (als die persoon dan ook Chinees spreekt is het misschien nog OK 😉).

In de meeste gevallen betekent dit dus onbegrip, verkeerde communicatie en het vastlopen van afspraken en werking.

Moeten we dan iedereen eerst een opleiding BPMN geven?

Iedereen eerst in alle detail de nieuwe taal aanleren is eigenlijk een onbegonnen werk. Niet alleen omwille van de kostprijs, ook omwille van het feit dat je een taal pas goed kan onderhouden als je die ook frequent spreekt. Niet iedereen moet in staat zijn om processen uit te tekenen.

De processen kunnen lezen en vooral begrijpen en toepassen is voor heel wat mensen in de organisatie al voldoende. Oef…de taal spreken en ze niet kunnen schrijven dat maakt het al een stuk gemakkelijker. Denk maar even terug aan de les Frans op school… 

Maar ook dan blijft het moeilijk als je nooit Frans geleerd hebt om een Franstalige te begrijpen. Tenzij die de moeite doet om enkel basiswoordenschat te gebruiken samen met wat handgebaren. Dan, als beide partijen bereidwillig zijn, kan er wel een gesprek tot stand komen.

​Denk nog even wat verder terug aan de kindertijd waar je misschien ook met een vriendje of vriendinnetje speelde op reis terwijl jullie eigenlijk een andere taal spraken. Wat was het leven gemakkelijk  toen ​…

Iconenset bpmn 2 0 standaard

De officiële BPMN 2.0 poster zoals terug te vinden bij bpmb.de, met in het midden een officieel BPMN diagram

Het doel van BPMN en de aanpak erachter is en blijft finaal om structuur, verbetering en proceswerking te stimuleren, niet om tekeningen te maken.

Bart Hoornaert

Als beide moeite doen, en de wil is er om samen te werken, dan kan er veel

Dat is nu net wat we willen doen als we vanuit Lumeron aan de slag gaan met processen. Eenmaal een proces duidelijk dan is het belangrijk dat iedereen hiermee verder kan. Met BPMN-the-Lumeron-way, maken we de BPMN-taal verstaanbaar voor iedereen door gebruik te maken van een basisiconenset en die aan te vullen met een aantal specifieke afspraken. Net zoals de handgebaren van vroeger.

Natuurlijk blijft noodzakelijk dat zeker de mensen die de processen zullen uitwerken die basisafspraken aanleren om zo ook de uniformiteit in de documentatie te behouden. Uiteindelijk gebruik je deze aanpak ook om de bedrijfsprocessen van begin tot einde weer te geven. Maar eenmaal een medewerker één keer een proces samen met een ervaren collega heeft doorgelezen dan is elke andere procesbeschrijving duidelijk. Dat streven we na.

Lumeron iconenset bpmn

Hoe doen we dat?

Net zoals de BPMN methodologie geen doel op zich mag zijn, is ook de procestekening geen doel op zich. Je kan deze onmogelijk alleen van achter de bureau maken. Dit doe je samen met alle procesbetrokkenen en daarbij is de weg ernaartoe zoniet nog belangrijker dan de tekening zelf.
Het is de onderlinge interactie en vaak ook het ontstaan van het wederzijds begrip voor elkaars taken en complexiteit van die taken die enorm verhelderend werkt. 

​Meer hierover vind je in onze inspiratieblog gekoppeld aan de opleiding "Breng uw processen in kaart"

ONZE REALISATIES

Kind en beer

Pleegzorg VBB - Efficiënter samenwerken met Microsoft 365

Pleegzorg Vlaams Brabant & Brussel

Een SharePoint en Teams omgeving op maat van de organisatie, zodat deze optimaal waarde toevoegt aan de interne manier van werken en met oog voor de medewerkers in de organisatie.

Lees meer
Cases Firma X

De uitdaging van Firma X

Firma X

Welke uitdagingen helpt Lumeron oplossen? Ontdek een aantal concrete projectbeschrijvingen van onze klanten. Dit maakt het allemaal nog iets concreter.

Lees meer

INSPIRATIEBLOG

Red Dot Chart

Een red-dot chart maakt kwaliteitsproblemen visueel

‘Wie niets doet maakt geen fouten’, al is dat de grootste fout op zichzelf… Van zodra je op een productievloer start met het produceren van eender welk onderdeel ontstaan er talloze opties om fouten te maken. Door elke processtap grondig te analyseren, vanuit risicodenken  (LINK: zoveel mogelijk foutkansen weg te werken, duidelijke instructies op te maken en medewerkers goed op te leiden, kom je al een heel eind.

Lees meer
Blog Continu verbeteren is een doe woord

Continu verbeteren is een "DOE"-woord!

Iedereen heeft het begrip "continu verbeteren" zeker al eens gehoord maar waar draait het nu eigenlijk om? Wat wil dat zeggen, "we moeten continu verbeteren"? En is dat wel altijd het geval?

Lees meer
Cover photo symbol

De libel als Lumeron-symbool

Af en toe krijgen we de vraag hoe we aan onze Libel komen als symbool. Daar zit zowel betekenis als een leuke anekdote achter

Lees meer