Een managementsysteem in topconditie

Om ons kwaliteitsmanagementsysteem minstens op peil te houden en liefst nog verder te verbeteren, gaan we gestructureerd te werk. Een prima methode hiervoor is gebruik te maken van het Wiel van Deming of in de volksmond beter bekend als het toepassen van PDCA (Plan, Do, Check, Act).
Sowieso komen bij het onderhoud van ons kwaliteitsmanagementsysteem een aantal taken en activiteiten herhaaldelijk terug.
​Deze kunnen we perfect ‘mappen’ op de PDCA-cirkel.

De cyclus begint met het jaarlijks nakijken en bijwerken van de bedrijfsstrategie.
Deze bedrijfsstrategie vertalen we door in strategische doelstellingen. Het definiëren en opvolgen van de acties om deze strategische doelstellingen te bereiken doen we aan de hand van een Jaaractieplan (JAP).
De ‘Plan’-fase van de PDCA-cirkel wordt gebruikt om de nodige activiteiten binnen het kwaliteitsmanagementsysteem goed te plannen.

Vervolgens gaan we in de ‘Do’-fase als organisatie onze dagdagelijkse activiteiten uitvoeren. Dit conform de gemaakte afspraken binnen onze organisatie.
Die activiteiten kunnen te maken hebben met het product of met de geleverde diensten of met het kwaliteitsmanagementsysteem zelf. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het opmaken van een flowchart of werkinstructies om de manier van werken vast te leggen en te documenteren.
Tijdens het dagdagelijks operationeel werk is er ook behoorlijk wat data (registraties) om bij te houden, zoals bijvoorbeeld de meetresultaten in productie of de records van uitgevoerde verificaties en kalibraties.

Om te weten of we goed bezig zijn en of de processen van ons kwaliteitsmanagementsysteem goed functioneren, gaan we op regelmatige tijdstippen controles of ‘Checks’ uitvoeren.
We monitoren op maandelijkse of op kwartaal basis onze KPI’s. We voeren de interne audits uit zoals vastgelegd in de interne auditkalender en bespreken minstens één keer per jaar met het management het functioneren van ons kwaliteitsmanagementsysteem tijdens de Directiebeoordeling of Management Review.

Als we bij het ‘checken’ vaststellen dat een en ander minder goed of fout loopt, dan gaan we bijsturen. Dit doen we enerzijds om de fout te corrigeren en anderzijds om te voorkomen dat dezelfde fout zich nog eens voordoet in de toekomst.
Inputs om op te ageren of te re-ageren tijdens deze ‘Act’-fase komen vanuit klantenklachten, interne audits, interne meldingen, leveranciersklachten, aangebrachte risico’s, …
Het opvolgen van al deze items kan via een simpel register in Excel (meldingenregister, verbeterregister, …).
​Het beste is deze opvolging niet zomaar ‘ad hoc’ te doen, maar wel gestructureerd en op regelmatige basis door bijvoorbeeld maandelijks of tweemaandelijks met de proceseigenaars samen te zitten en de open issues te overlopen.

​Door de bovenvermelde PDCA-cyclus te volgen en het wiel van Deming te laten draaien, kun je er dus voor zorgen dat het onderhoud aan het kwaliteitsmanagementsysteem gestructureerd en kwalitatief verloopt. Op die manier kun je minstens het behaalde maturiteitsniveau borgen.

Om je te helpen bij het inplannen en opvolgen van de maintenance-activiteiten van jouw kwaliteitsmanagementsysteem, kun je ook zelf gebruik maken van een zogenaamde kwaliteitswiel. ​Per maand geef je aan welke Kwaliteitstaken er dienen uitgevoerd en volg je deze structureel op. Download hieronder alvast gratis onze kwaliteitskalender als vertrekpunt. Geen fancy tools met allerlei licenties, wel een simpel Excel overzicht die je volledig zelf verder kan aanvullen (of als basis kan gebruiken om in jullie eigen beheersysteem op te bouwen). Enjoy, en vooral...blijf continu verbeteren!

Kom je er zelf niet toe om dit gestructureerd op te pikken via een vaste kwaliteitskalender, dan kan onze Lumeron Quality Business Partner formule een oplossing bieden.