Welke oplossing biedt een RACI-matrix?

U werkt samen met uw collega’s aan een project en zit regelmatig samen om te overleggen. Het valt u keer op keer op dat bepaalde collega’s hun taken niet opnemen. Dit frustreert je mateloos!
Of, u zit samen met uw manager/teamleader… en hij vraagt u naar de status van bepaalde activiteiten. Tijdens het gesprek kom je tot de vaststelling dat hij dingen van je verwacht waarvan jij niet op de hoogte lijkt te zijn. Dit verbaast zowel jezelf als je meerdere….
Herkenbaar?
Hoe ga je hier mee om? En nog beter: hoe voorkom je dat dergelijke situaties gebeuren

Het eerste voordeel van een RACI matrix, is dat je er een aantal interessante zaken uit afleidt, niet op z’n minst het volgende:

• Wie de (eind)beslissingen neemt
• wie verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een taak
• wie geconsulteerd kan worden over een bepaald onderwerp
• wie geïnformeerd moet worden over een activiteit

of anders:

• wie welke “deliverable” oplevert
• bij wie je te rade kan gaan wanneer je bijkomende info nodig hebt
• wat er van jou verwacht kan worden
• wat een bepaalde rol inhoudt

Een RACI matrix helpt ook om continu te verbeteren: bij het opstellen van een RACI van de huidige situatie, kan je ontdekken wanneer er meer dan één verantwoordelijke is om beslissingen te nemen over eenzelfde onderwerp.
​Wat niet aan te raden is en dus aangepakt dient te worden.
Een ander voorbeeld is het ontdekken van taken die door verschillende rollen opgenomen worden en eigenlijk bij één specifieke rol horen.

Een volgende toegevoegde waarde is dat je een RACI matrix op verschillende manieren kan gebruiken en toepassen.  
Afhankelijk van de noodzaak, kan je een matrix opstellen op procesniveau, op projectniveau, op bedrijfsniveau, ….
Wanneer goed opgesteld, biedt het je een enorme transparantie!
​Het geeft je het nodige inzicht in de werking van een proces, procesgroep, project, bedrijf, ….

Wanneer is het gebruik van een RACI matrix nog interessant en zelfs aan te raden?
In het geval je meerdere rollen opneemt, want dan is het interessant om te weten wat de verantwoordelijkheden zijn die bij een bepaalde rol horen, welke beslissingen genomen moeten worden, kortom wat men van die rol verwacht!

Een laatste voordeel dat ik wil aanhalen is het feit dat het ook een goede teamwerking stimuleert! 
Je spreekt met het team duidelijk af wie wat doet, je creëert een overzicht van de aanwezige expertises en je beslist wie de beslissingen neemt bij bepaalde topics.
​Duidelijke afspraken creëren sterk teamwerk!

• Vooreerst bepaal je het niveau waarop je een RACI wil toepassen: je kan dit op organisatorisch niveau, procesniveau, instructieniveau …. doen.
• Eens die keuze gemaakt is, bekijk je voor de organisatie of het proces welke de hoofdactiviteiten zijn: die lijst je op
  • Tip : neem zeker de activiteiten mee waarin een beslissing genomen wordt + de activiteiten die een bepaalde (fysieke) ‘deliverable’ inhouden.
• Daarna bepaal je  welke rollen betrokken zijn (of zouden moeten zijn) bij de organisatie of het proces
• Vervolgens bepaal je per activiteiten welke verantwoordelijkheid een rol opneemt, de verantwoordelijkheden die courant door ons gebruikt worden zijn:
  • R: Responsible = diegene die de activiteit moet uitvoeren
  • A: Accountable = diegene die de (eind)beslissing neemt
  • C: Consultated = diegene die erbij betrokken wordt, raad geeft, geconsulteerd wordt
  • I: Informed = diegene die geïnformeerd wordt
  • Soms wordt ook nog gebruik gemaakt van een S: Supporting = diegene die de responsible meehelpt, ondersteunt in het uitvoeren van de activiteit
  • Let op: er mag steeds maar 1 Accountable voorkomen per activiteit!
• Je voert een RACI-oefening uit met de processowner, of met de verantwoordelijke voor de organisatie èn met de betrokken personen
• Je herhaalt de oefening tot men tot een consensus komt over de rollen en verantwoordelijkheden
• Het is ook aan te raden om de RACI’s regelmatig te herbekijken en aan te vullen, zeker wanneer de organisatie en/of de manier van werken wijzigt

Door systematisch RACI-matrixen te gebruiken (waar noodzakelijk!), creëer je transparantie, betrokkenheid, duidelijkheid en weet je wat er verwacht wordt wanneer je een bepaalde rol opneemt!  

​Dit leidt tot minder verwarring en minder gefrustreerde collega’s ….
​
Je zou voor minder beslissen om een RACI matrix op te maken 😊 !