Preventie - de groene lichten procedure

Stellen we de vraag of de aankoop van de recentste machine gebeurde volgens de ‘3 groene lichten’-procedure dan zien we vaak vraagtekens in de ogen van de werkgever of aankoper. “Euh, … welke procedure?”.
Hier bestaat nochtans een wettelijk kader voor....

De Codex over het welzijn op het werk bepaalt dat de aankoop (en evenzeer het leasen of huren) van arbeidsmiddelen, collectieve en persoonlijke beschermingsmiddelen dient te verlopen volgens de zogenaamde ‘3 groene lichten’-procedure.
Men noemt deze procedure de ‘3 groene lichten’-procedure omdat er steeds 3 stappen te zetten zijn waarbij je slechts naar de volgende stap kunt als het licht op groen springt na correct voltooien van de huidige stap.
​Deze 3 stappen zijn Bestelling, Levering en Indienststelling van het arbeidsmiddel of het beschermingsmiddel.

Bij de aankoop van een arbeidsmiddel of beschermingsmiddel is het niet de bedoeling dat de aankoopdienst hier alleen over beslist en zomaar op eigen houtje een bestelbon de wijde wereld instuurt.
De preventieadviseur en (waar nodig) ook de arbeidsgeneesheer dienen betrokken te worden.
​De opgemaakte bestelbon moet de vereisten met betrekking tot de wettelijke bepalingen bevatten en daarnaast specifieke eisen rond veiligheid en hygiëne afkomstig uit de eerder opgemaakte risicoanalyse.​
Vooraleer de ingevulde bestelbon het bedrijf verlaat, moet de preventieadviseur hierover zijn zegen geven en de bestelbon viseren; dit is ‘voor gezien’ tekenen.

Bij de levering dient de leverancier aan de klant een attest of verklaring te bezorgen waarin bewezen wordt dat de op de bestelbon geformuleerde eisen voldaan zijn.
In de praktijk dekt de EG-verklaring van overeenstemming (ook wel CE-conformiteitsverklaring of CE-Certificaat genoemd) meestal deze eisen.
In geval van bijkomende en specifieke vereisten zal de leverancier hiervoor een additioneel attest moeten afleveren.

Daarnaast dient bij het geleverde product een gebruikershandleiding te zitten in de taal van de gebruiker.
​Denk hierbij zeker ook aan de anderstalige medewerkers in o.a. productieomgevingen. (worst case is een ‘doorvertaling’ nodig naar verscheidene anderstalige werkinstructies of veiligheidsinstructiekaarten.)

Vooraleer het beschermingsmiddel of arbeidsmiddel effectief gebruikt wordt, moet er een indienststelling gebeuren.
De werkgever moet beschikken over een indienststellingsverslag. De preventieadviseur maakt dit verslag op. Hierin bevestigt de preventieadviseur dat de wettelijke en eventueel bijkomende eisen rond veiligheid, gezondheid en hygiëne voldaan zijn.
Deze vaststelling gebeurt in samenspraak met specialisten binnen het bedrijf of externe deskundigen.
Waar nodig betrekt de preventieadviseur ook de arbeidsgeneesheer om zijn advies uit te brengen.
​
Vervolgens gaat het indienststellingsverslag naar de werkgever die – op basis van het advies van de preventieadviseur - de eindbeslissing neemt over het in gebruik nemen van het arbeidsmiddel of beschermingsmiddel. M.a.w. de werkgever kan wel of niet dit advies volgen; maar finaal gezien blijft de werkgever verantwoordelijk voor de indienstname.
 
Bij herhalingsaankopen van identiek hetzelfde arbeidsmiddel of beschermingsmiddel dien je niet de volledige ‘3 groene lichten’-procedure te doorlopen en is het niet noodzakelijk een nieuw indienststellingsverslag op te maken. Het opstellen van een indienststellingsverslag, al is het in een minimalistische afgeslankte vorm is echter wel een aanbeveling. Zo voorkom je misverstanden en beschik je steeds over de nodige aantoonbaarheid.
​
Het preventieprincipe ‘beter voorkomen dan genezen’ is ook hier van toepassing.