Sleutel-op-de-deur voor Quality Management

Je kunt een business partner-opdracht een beetje vergelijken met een sleutel-op-de-deur concept.

Tijdens het project pak je het totale gebeuren in handen en loods je de organisatie van de klant naar de vooraf afgesproken te bereiken doelen zonder dat de klant zich hierover dient te bekommeren. Je ontzorgt de klanten letterlijk van taken waarvoor de klant niet over de nodige resources of kennis beschikt. 

​Hoe gebeurt dit concreet? Peter Lamote, één van onze consultants die onder andere actief is bij meerdere klanten als Quality Business Partner, schetst dit in detail.

Tijdens een Business Partner-opdracht ben je gedurende langere tijd aan de slag bij de klant.
Deze opdracht kan gerust over enkele jaren lopen waarbij je de klant letterlijk gaat ontzorgen van taken waarvoor de klant niet over de nodige resources of kennis beschikt. De frequentie is meestal 1 of 2 dagen per maand, maar kan afhankelijk van de noodzaak gerust oplopen tot een dag per week.
​
Typische voorbeelden hiervan zijn het implementeren en het onderhouden van een (kwaliteits)managementsysteem of ondersteuning bieden bij het in orde zetten van het preventie en welzijnsgebeuren in een onderneming.

Tijdens het project pak je het totale gebeuren in handen en loods je de organisatie van de klant naar de vooraf afgesproken te bereiken doelen zonder dat de klant zich hierover dient te bekommeren.
​
Als we even teruggrijpen naar het implementeren en onderhouden van het managementsysteem, dan ben je als consultant in eerste instantie bezig met het aanmaken en het op punt zetten van de nodige gedocumenteerde informatie van de informatie zijnde:

• de opmaak van de 4 verplichte documenten van het managementsysteem.
• het in kaart brengen en documenteren van de processen van de organisatie.
• het opzetten van de nodige registraties.

Dit doen we uiteraard niet alleen, maar we doen dit samen met de andere medewerkers van de onderneming waarin we actief zijn.

Na deze implementatie voeren we interne audits uit om te toetsen of de organisatie nu werkt zoals afgesproken en beschreven en of de nodige registraties ook beschikbaar zijn. We bereiden de Directiebeoordeling voor en presenteren die aan het management. Vervolgens contacteren we een extern certificatie-bureau en begeleiden de organisatie bij hun externe audit.
​
Eenmaal het managementsysteem neergezet, tot leven gebracht en gecertificeerd is, gaan we over tot het onderhouden van het managementsysteem. Dit is meestal met een lagere frequentie dan bij de initiële implementatie, waarbij we 1 à 2 maal per maand bij de klant langsgaan om het managementsysteem op punt te houden.

​Dit kan variëren van volledig onderhoud - zoals het uitvoeren van interne audits, de gedocumenteerde informatie actueel houden, de Directiebeoordeling voorbereiden en uitvoeren -  of een meer coachende activiteit waarbij we een interne persoon, die de maintenance van het managementsysteem heeft overgenomen, gaan ondersteunen.

De consultant die een business partner opdracht uitvoert, wordt als het ware één met zijn omgeving en wordt op termijn als het ware deel van het meubilair van de organisatie van de klant.
​
​De medewerkers van de klant zien de ‘flex-staffer’ na een bepaalde periode niet langer als ‘buitenstaander’ maar als ‘collega’ in de organisatie.
Het interessante van een business partner opdracht is dat de opdracht zichzelf kan ‘vernieuwen’ of ‘verlengen’ als je als consultant toegevoegde waarde voor de klant kan blijven leveren. Dit kan door het spotten van onbenut verbeterpotentieel en (met akkoord van de klant) hiermee aan de slag te gaan.