Contact

PROCESSEN

Structuur naar borging en efficiënter samenwerken

Bart H

Bart Hoornaert - 19/04/2023

Operationeel verantwoordelijke & Teamlead Procesteam

professionaliseren

(digitaal) samenwerken

betrokkenheid

processen in kaart

Vanuit structuur & proces naar borging en efficiënter samenwerken

Elke dag zijn medewerkers aan de slag om verschillende activiteiten uit te voeren. Op de productievloer, op de HR dienst, in een servicecentrum, in coaching trajecten,… de lijst is onuitputtelijk van alle diverse activiteiten die binnen KMO organisaties gebeuren.
 
Toch zit er een universele logica in elk van die activiteiten. Het zijn reeksen van kleine acties die samen tot een gewenst resultaat leiden. Of dat is toch de bedoeling.
Als die reeks van kleine acties niet tot het gewenste resultaat leidt, dan heeft de medewerker dit nog zelf gedetecteerd en bijgewerkt. In productietermen spreekt men dan vaak over rework op de werkpost. Maar soms glipt het door naar een volgende stap in de keten.

  • In productiebedrijven kan dit de volgende werkpost zijn op de productievloer, de collega aan de andere kant van het land die een email vanuit sales oppikt en ermee aan de slag gaat om een order in de planning in te boeken, de distribiteur die goederen ontvangt, of de eindklant die ergens minstens een gevoel van ontevredenheid heeft.
  • Maar ook bij dienstenorganisaties komt dit voor. De intake van een nieuwe cliënt die begeleiding vraagt waarbij de verwachtingen / noden door de intaker verkeerd gecapteerd zijn, waardoor de verkeerde consulent gekoppeld wordt, en finaal het gewenste effect voor de cliënt uit blijft.

De oorzaak van deze ‘fouten’ kan divers zijn:

  • Complexiteit van het proces en de onbewust ingebouwde mogelijkheid om een proces op meerdere manieren uit te voeren (met kans op fouten van dien).
  • Procesverstoringen door onverwachte omstandigheden. Niet beschikbaarheden van grondstoffen, medewerkers die ziek vallen en back-up personen met onvoldoende kennis, machinestilstanden en heropstarten die onvoldoende gecontroleerd gebeuren, of IT technische systemen die het even laten afweten.
  • Ook mensen maken uit nature wel eens fouten: onoplettendheid, vermoeidheid, slechte onderlinge communicatie
  • Je kan erover discussiëren of onvoldoende controles ook een foutoorzaak is, want de fout op zich heeft al plaatsgevonden. Als je het bekijkt vanuit de (onvoldoende aanwezigheid van) detectiemogelijkheden in volgende stappen van het proces, dan kan deze zeker mee in het lijstje staan

​Kortom redenen genoeg om tot miserie te leiden.
Al te vaak merk ik dat er dan gekeken wordt naar ‘extra borging’ en ‘extra IT systemen’ om de foutkans te verminderen. Het lijkt op het eerste zicht een logische stap, maar ik gebruik vaak de stelling: Miserie informatiseren (of borgen) is nog grotere miserie.
Als verbeterteams onvoldoende nadenken, dan slaan ze een belangrijke stap over. Deze van de analyse of met uitbreiding de doorgedreven analyse. Want al te vaak komt er als argument ‘de medewerker heeft een fout gemaakt, dus we moeten opleiding voorzien of een tool voorzien om de fout niet meer te kunnen maken’. Maar niet de vraag ‘waarom kon de medewerker de fout maken’. En nog een stap dieper, waarom voeren we deze stap uit?

Proces waarom orig groot

Vertrek vanuit het proces

Door eerst de huidige manier van werken binnen een proces goed in kaart te brengen krijg je groepsdynamiek en teaminzicht. Klinkt logisch maar dit gebeurt per vandaag nog veel te weinig. Door met het team een (deel)proces te bespreken, ontstaat ook onderling inzicht in de stappen die iedereen neemt en de rollen en verantwoordelijkheden die daarbij horen.
Dit inzicht leidt automatisch tot verbeteringsinzicht op zowel efficiëntie als kwaliteitsvlak van de processtappen. We noemen dit ‘van AS IS naar TO BE’. 

Het is pas na deze stap dat het waardevol wordt om

  • Enerzijds ook de verbeterde werkwijze enerzijds te gaan borgen voor de toekomst zodat ook collega’s nu en later enerzijds begrijpen waarom we op een bepaalde manier werken, en waar de aandachtspunten en valkuilen zitten. Het uitbouwen van een kwaliteitsmanagementsysteem, bv volgens ISO 9001, kan op die manier een meerwaarde betekenen. Zo is het implementeren van een kwaliteitsmanagementsysteem geen doel op zich meer, wat vaak voor veel frustratie en ballast zorgt, maar net een middel om verder te groeien en bouwen.
  • Anderzijds de stap te zetten naar digitaler efficiënter samenwerken, want op een bepaald moment ben je natuurlijk uitgeorganiseerd en is het tijd om te informatiseren. Wetende dat dergelijke stap zetten ook een traject op zich is, kan je beter meteen vertrekken vanuit de nieuwe werkwijzen ipv eerst nog oude niet werkende of onvoldoende sluitende methodes te implementeren in een softwareapplicatie om die daarna dan verder te optimaliseren of terug bij te werken.

 
Vandaar dus:

Miserie informatiseren ... is nog grotere miserie.

Bart Hoornaert - Teamlead Procesteam

ONZE REALISATIES

Cases Firma X

De uitdaging van Firma X

Firma X

Welke uitdagingen helpt Lumeron oplossen? Ontdek een aantal concrete projectbeschrijvingen van onze klanten. Dit maakt het allemaal nog iets concreter.

Lees meer
Transport robbyns

Investeren in organisatiekwaliteit

Transport Robbyns

Hoe kan je in economische uitdagende tijden toch zorgen voor stabiliteit en groeiambities? Ontdek hoe Transport Robbyns dit heeft aangepakt en hoe Lumeron hen geholpen heeft. ​

Lees meer

INSPIRATIEBLOG

Red Dot Chart

Een red-dot chart maakt kwaliteitsproblemen visueel

‘Wie niets doet maakt geen fouten’, al is dat de grootste fout op zichzelf… Van zodra je op een productievloer start met het produceren van eender welk onderdeel ontstaan er talloze opties om fouten te maken. Door elke processtap grondig te analyseren, vanuit risicodenken  (LINK: zoveel mogelijk foutkansen weg te werken, duidelijke instructies op te maken en medewerkers goed op te leiden, kom je al een heel eind.

Lees meer
Blog Continu verbeteren is een doe woord

Continu verbeteren is een "DOE"-woord!

Iedereen heeft het begrip "continu verbeteren" zeker al eens gehoord maar waar draait het nu eigenlijk om? Wat wil dat zeggen, "we moeten continu verbeteren"? En is dat wel altijd het geval?

Lees meer
Cover photo symbol

De libel als Lumeron-symbool

Af en toe krijgen we de vraag hoe we aan onze Libel komen als symbool. Daar zit zowel betekenis als een leuke anekdote achter

Lees meer