Teams en zijn mogelijkheden

Heel wat mensen werken de dag van vandaag met Teams. We gebruiken teams om te chatten, bestanden te delen, te telefoneren en te vergaderen. Is dit voldoende? Of kunnen we Teams ook voor andere zaken gebruiken?
 
Als antwoord op bovenstaande vraag: voor sommige mensen is het inderdaad voldoende om Teams te gebruiken zoals hierboven beschreven.
Voor anderen is het echter nuttig om ook de andere functionaliteiten van Teams eens te bekijken.
Vooral als je veel samenwerkt met anderen kan Teams je hierbij helpen.
Want wanneer je een team in Teams aanmaakt (what’s in a name!!!) dan worden onderstaande zaken gecreëerd:

Laat me dit toelichten aan de hand van een voorbeeld:

• Stel, je bent verantwoordelijk voor het uitwerken van project X.
  ​Om dit tot een goed einde te brengen, heb je nood aan de hulp van een aantal collega's, namelijk:
  • In fase 1 ga je samenwerken met Jan en Ann
  • In fase 2 ga je samenwerken met Luc en Mireille
  • In fase 3 heb je de hulp nodig van Paul, Ann en Mireille

• Om die samenwerking gestructureerd te laten verlopen, stel je een Team "Project X" op, waarop je Jan, Ann, Luc, Mireille en Paul uitnodigt om hieraan deel te nemen.
  Daarnaast zet je per fase ook nog eens aparte kanalen op, maar dit terzijde.

 
Wat gebeurt er nu (op de achtergrond) als je dit team "Project X" aanmaakt?

Bij het aanmaken van een Teams "Project X", ge je eigenlijk ook een gebruikersgroep of ledengroep in Microsoft aanmaken met als groepsnaam "Project X". Dit betekent concreet dat je enkel met bovenstaande mensen zult samenwerken rond Project X en met deze mensen ook verschillende toepassingen zult delen en gebruiken. (Zie het als de creatie van een beveiligde groep die een aantal toepassingen aan elkaar verbindt)

Ook krijg je, bij het aanmaken van een Team, een SharePoint site. Dit is de omgeving waar onder andere al je gedeelde bestanden zullen staan, waar je lijsten kan aanmaken, bijkomende bibliotheken kan opzetten, informatie kan uitwisselen.
Concreet, binnen mijn project, ga ik voornamelijk werken via de Teams-omgeving maar ik creëer wel een aparte projectbibliotheek in SharePoint om alle definitieve bestanden, die in mijn project gecreëerd worden, op te slaan.
Daarnaast heb ik een gedeelde lijst voor de eerste fase van mijn project, waarin een aantal onderwerpen voorkomen, met een eigenaar en een status: deze lijst bekijk ik liever online op de SharePoint-omgeving, ook als ik hier aanpassingen aan doe, vind ik het handiger om dit via onze SharePoint Site uit te voeren.

Deze agenda gebruik ik om de projectteam-vergaderingen te plannen. Binnen mijn project organiseer ik voor elke mijlpaal immers een vergadering die ik al van bij het begin van het project inplan in deze kalender. Iedereen binnen het team heeft toegang tot deze agenda en ziet meteen wanneer hij/zij aanwezig moet zijn op een bepaalde vergadering.
Ik integreer meestal de groepsagenda in mijn eigen agenda zodat ik maar één agenda moet raadplegen en onmiddellijk kan zien of er conflicten zijn voor bepaalde vergaderingen.
Vermits mijn projectteam slecht tijdelijk van aard is, werkt dit voor mij goed.

Bij het aanmaken van zo'n Teams krijg je ook automatisch een distributielijst waar alle leden van het team toe behoren. Dit is handig als je mailtjes verstuurt en dit team hiervan op de hoogte moet zijn. In plaats van iedereen apart toe te voegen, kan je deze distributielijst gebruiken.
Voor mijn project maak ik niet zoveel gebruik meer van mail, ik ga vooral Teams gebruiken voor interne communicatie. Maar sporadisch verstuur ik ook nog een mailtje naar een externe partij waarvan mijn Teamleden van Project X op de hoogte moeten zijn en dan maak ik dankbaar gebruik van de distributielijst.
Ook zal je binnen je Outlook mailbox, de groep "Project X" onder je groepen zien staan. Alle mails die naar dit team verzonden worden of vanuit dit team vertrekken, staan hieronder gegroepeerd. Superhandig als je wilt weten welke communicatie reeds gebeurd is. Maar zoals hierboven aangegeven, gebruik ik voornamelijk Teams om intern te communiceren dus staat er niet veel in deze aparte mailbox.

Weliswaar moet ik de planner nog aanmaken maar wanneer ik binnen mijn Team Project X een planner aanmaak, zullen onmiddellijk alle leden toegang krijgen tot deze planner.
Voor grote projecten maak ik een planner aan voor elke fase, voor kleine projecten maak ik één gemeenschappelijke planner aan zodat ik de verschillende taken goed kan opvolgen. Mijn planner is heel eenvoudig opgesteld en bevat enkel nieuwe taken, taken waaraan we werken en de afgewerkte taken. Ik kan de taken makkelijk toewijzen aan personen en zie onmiddellijk het overzicht van alle activiteiten.

Uiteraard heb ik dus ook een Teams site (evident, want hiermee ben ik gestart).
Ik gebruik in mijn Team deze site voornamelijk om informatie rond het project uit te wisselen. Als het informatie is in verband met een bepaalde fase van het project, zal ik die informatie delen via de aparte kanalen. Is het echter informatie die nuttig is voor het volledige team, dan gebruik ik het Algemeen kanaal van mijn Teamsite.
Ook de bestanden waaraan we samenwerken komen in de juiste tabbladen terecht.
In mijn algemeen kanaal maak ik ook nog volgende tabbladen aan

• Een notebook (OneNote)
• Een planner (zie hierboven)
• Een link naar mijn aparte projectbibliotheek op SharePoint

 
We hebben de afspraak binnen mijn team dat alle interne communicatie via Teams verloopt. Dus bestanden delen, vragen stellen, berichten doorsturen, doen we allemaal via Teams.
 
Daarnaast organiseren we ook onze online-vergaderingen via Teams. Ik kan onmiddellijk alle leden van mijn team bereiken en alle zaken en/of gesprekken die we delen tijdens een vergadering staan ook apart.
Een telefoongesprek opzetten met het volledige team, is ook eenvoudig, vermits ik gewoon kan refereren naar het team "Project X" en daarbij alle groepsleden heb.

Daarnaast zijn er nog tal van andere applicaties die je binnen jouw team kan gebruiken en delen. Zoals een Forms en bepaalde Power BI toepassingen maar die heb ik in mijn bovenstaande Team niet nodig.
 
Zoals je ziet, treedt bij het opzetten van een Team in Teams, een heel radarwerk in werking, waarbij achterliggend een aantal zeer interessante zaken gecreëerd worden met als doel om het samenwerken in een Team zo goed mogelijk te organiseren.
Samen aan de slag (met Teams)!