Wat is de meerwaarde van een managementsysteem?

Bedrijven of organisaties kunnen om diverse redenen ervoor kiezen om een kwaliteitsmanagementsysteem zoals ISO9001:2015 te implementeren. Het bezitten van zo’n ISO-certificaat is in vele gevallen een vraag of zelfs een eis van de klant. Zonder geldig certificaat kom je bij sommige klanten zelfs niet in aanmerking om een offerte aan te bieden. Hier loert echter het gevaar om de hoek dat bedrijven een managementsysteem opzetten om het ‘papiertje’ te hebben zonder dat het managementsysteem echt leeft binnen het bedrijf en zonder meerwaarde.

Een goed geïmplementeerd kwaliteitsmanagementsysteem levert nochtans volgende toegevoegde waarde zonder dat het veel extra inspanning kost boven op de dagdagelijkse activiteiten.
Een kwaliteitsmanagementsysteem helpt onder meer om:

• de strategie van een bedrijf helder te krijgen, zodat iedere medewerker weet welke richting het bedrijf uit gaat en hoe hij zijn steentje kan bijdragen om de bedrijfsdoelstellingen te bereiken.
• organisatiestructuren transparant te maken, zodat iedereen weet waar hij in het bedrijf thuishoort en wat er van hem verwacht wordt.
• de processen van het bedrijf in kaart te brengen; deze efficiënter, klantgerichter en kwalitatiever te maken.

​Kortom een kwaliteitsmanagementsysteem is vandaag een effectief middel geworden om jouw business op een goede manier aan te sturen en te laten functioneren. Het brengt stabiliteit in de organisatie, zorgt voor een verhoogde medewerkersbetrokkenheid en is de basis voor verdere groei en duurzame ontwikkeling.

​Een managementsysteem implementeren, hoe begin je daar nu aan? Wel, je hebt toch behoorlijk wat normkennis nodig. En eenieder die al een ISO-norm ter hand heeft genomen, weet dat dergelijke normen vrij ‘technisch’ geschreven zijn en specifieke terminologie bevatten. Ze lezen toch net iets minder vlot dan een roman voor het slapengaan.
Bij het implementeren van een managementsysteem onderscheiden we twee grote fasen. Eerst gaan we het managementsysteem opzetten en daarna gaan we het managementsysteem onderhouden.

Het opzetten van een managementsysteem bestaat grosso modo uit volgende stappen:

1. De contextanalyse van de organisatie. Op basis van een analyse van de buitenwereld en de verwachtingen en behoeften van de stakeholders gaat een bedrijf zijn strategie en strategische doelstellingen bepalen.
2. Om die doelstellingen te kunnen behalen, moeten een aantal activiteiten en processen opgezet worden. Denk hierbij aan het Salesproces, het Ontwikkelproces, het Productieproces, HR-processen, enz. We gaan die processen transparant maken door ze uit te tekenen en te documenteren.
3. De activiteiten moeten ook door iemand uitgevoerd worden, vandaar gaan we binnen de organisatie vastleggen wie welke functie - met daar bijbehorende verantwoordelijkheden en bevoegdheden - opneemt.
4. Om aan te tonen dat we volgens onze vastgelegde afspraken (& processen) werken dienen we ook nog registraties bij te houden. Het ontwikkelen van templates en opvolgtools zorgt ervoor dat we registraties op een uniforme en systematische manier kunnen bijhouden.

Het onderhoud van een managementsysteem gebeurt op een gestructureerde manier via de PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act):

1. Plan: we bepalen de strategie, jaarlijkse doelstellingen en KPI’s.
2. Do: dagdagelijks voeren we onze activiteiten uit en verzamelen we de nodige data.
3. Check: we volgen onze KPI’s op; we verifiëren aan de hand van interne audits of we nog werken volgens onze afspraken; we lichten ons managementsysteem eens grondig door via de directiebeoordeling.
4. Act: we sturen bij waar nodig.

 
Wat je in een managementsysteem exact allemaal moet onderhouden en bijhouden aan documenten en registraties, vind je in de norm onder de terminologie ‘gedocumenteerde informatie’ of in de Engelse versie van de norm ‘documented information’.

Wil je meer weten over de meerwaarde van een ISO9001 Kwaliteitsmanagementsysteem of wens je diepgaander en praktische kennis op te doen met betrekking tot de ISO9001:2015 norm om zelf een kwaliteitsmanagementsysteem op te zetten, neem dan zeker een kijkje bij de opleidingen.
​
We bieden de opleiding 'Meerwaarde van een ISO9001 Kwaliteitsmanagementsysteem' aan zowel in het Nederlands als in het Engels. Dit kan ‘in-company’ in uw bedrijf, maar evenzeer ‘online’.

Zoek je ondersteuning bij het opzetten van een kwaliteitsmanagementsysteem? Onze Quality Business Partners staan voor u klaar.