Contact

MGTSYSTEMEN

Management review, een verplicht nummer?

Katrien V

Katrien Verschoote - 07/06/2021

Consultant Procesteam

Bedrijfsstrategie

continu verbeteren

kwaliteitsmanagement

​change management

Management review maak er geen verplicht nummer van

Krijg jij vlotjes iedereen rond de tafel die moet aanwezig zijn bij een ( ISO 9001 ) management review? 
Chapeau als dit lukt zonder bloed, zweet en tranen!! Goed bezig!

Voor diegene die wel mijn pijn begrijpen, deel ik graag onderstaande ervaring.​

Management review

Een herkenbaar traject voor veel kwaliteitsmanagers

Januari: een nieuw jaar, een nieuw begin! Januari is typisch de maand van de goede voornemens en van planningen: verspreid over het jaar worden belangrijke data vastgelegd, zoals de data voor de interne audits, eventuele externe audits, maar ook de datum voor de management review.
Dit moest immers sterk op voorhand gepland worden, vermits dit met een aantal zéér druk bezette mensen plaatsvond.
Ik spreid graag de risico’s, dus plande ik steeds een 3-tal data in de periode nov - dec – jan en legde die vast in de agenda’s van het management.

Juli – Augustus: De auditkalender zit nog steeds op koers en ik pols eventjes hoe het zit met de data voor mijn management review. Niet totaal onverwacht, valt er al één van mijn data uit de boot. Ik spreek onmiddellijk een nieuwe datum af. So far, so good.
Sept – Oktober: Toch nog eens navragen of de data voor de management review nog voor iedereen OK zijn…. Neen dus, voor 2 personen is er nog slechts 1 datum mogelijk, die echter niet meer beschikbaar is voor een 3de persoon. Opnieuw 3 data vastgelegd voor de management review.
November: Navraag of de data nog OK zijn? Euh, welke data? Oei, neen, er zijn opnieuw wat wijzigingen nodig. Dit is nog steeds geen probleem, dus plannen we de data opnieuw in.
December: In deze maand kan de management review echt niet doorgaan… einde van het jaar… dit had ik toch wel moeten inzien… Inderdaad, daarom ook de data in Januari
Januari (jaar x+1): Volgende week zitten we samen: is dit nog OK voor iedereen? Neen dus, herplanning naar Februari
Februari (jaar x+2): sorry, het gaat ook deze maand niet lukken…
En dan kwam het ultimatum dat ik nooit wil gebruiken, maar toch verplicht werd om te gebruiken: In de 2de helft van maart is er een externe audit en tegen dan moeten we de management review gedaan hebben….
Maart: de management review vindt plaats!!!

Is dat een hieperdepiep hoera moment? Herkenbaar ook bij u?

Hoe creëer je buy-in voor de management review?

Neen, absoluut niet. Ik heb dit dan ook gezegd aan het toen heersende management. Als men het nut van een management review niet inzag, dan hoefde het niet voor mij en was ik ook niet van plan om die management review uit te voeren. Ik wou dat de toegevoegde waarde van die management review duidelijk was voor iedereen, zodat dit enerzijds als een beoordelingsinstrument van het afgelopen jaar kon dienen en anderzijds als een werkinstrument voor volgend jaar kon dienen.

Daarom begon ik de meeting met het uitleggen van het nut van een management review:
In het kort komt het er op neer dat je jouw organisatie en het bijhorende QMS eens onder de loep neemt – je bekijkt wat er het afgelopen jaar, op diverse vlakken, is gebeurd, je bespreekt hoe de dingen werden aangepakt, je behandelt ook potentiële risico’s en problemen… je maakt een uitgebreide evaluatie van de bestaande manier van werken en dus van het QMS. En dan bekijk je wat er beter kan naar volgend jaar toe, je stelt een aantal doelstellingen op, je brengt tekorten in kaart die je in rekening moet brengen omwille van een veranderende markt, je maakt afspraken met het management over hoe het verder moet en je legt die vast.
Toen ik klaar was met mijn introductie over het waarom van de management review, vroeg ik hen of ze hiermee wilden doorgaan en waarom: wat elk van hun hieruit ging meenemen…

Er viel opnieuw een momentje van stilte, wat geschuifel op de stoelen en toen nam onze COO het woord en … waren we vertrokken!
Ik heb nog nooit zo’n productieve vergadering gehad als toen!

Ik heb achteraf naar die vergadering gerefereerd als het concept “management review -  the next level

Waarom loopt het plots goed?

Waarom is de management review sindsdien zo succesvol én op het geplande tijdstip verlopen?
Het was hen enerzijds duidelijk gemaakt wat het belang was, wat hun rol was in het proces (ze waren beslissende factoren) en wat de impact voor het bedrijf zou zijn als dit alles zou wegvallen…. Anderzijds hadden zij het volledige beslissingsrecht in handen: willen jullie verandering? Zijn jullie nog steeds tevreden over onze huidige manier van werken (en dus van het QMS)? Moeten we stoppen, doorgaan, wijzigen, …? Zijn er zaken die jullie missen? Waarover denken jullie dat we moeten nadenken… Ze werden plots een deel van het QMS (wat ze eigenlijk al altijd waren, maar nu voelden ze zich nog meer betrokken).

Er werd gediscussieerd over de zaken die er echt toe deden en er werden beslissingen genomen die duidelijk, to-the-point en doordacht waren én werden gedragen door het hele management!!!

ONZE REALISATIES

Cases Firma X

De uitdaging van Firma X

Firma X

Welke uitdagingen helpt Lumeron oplossen? Ontdek een aantal concrete projectbeschrijvingen van onze klanten. Dit maakt het allemaal nog iets concreter.

Lees meer
Transport robbyns

Investeren in organisatiekwaliteit

Transport Robbyns

Hoe kan je in economische uitdagende tijden toch zorgen voor stabiliteit en groeiambities? Ontdek hoe Transport Robbyns dit heeft aangepakt en hoe Lumeron hen geholpen heeft. ​

Lees meer

INSPIRATIEBLOG

Red Dot Chart

Een red-dot chart maakt kwaliteitsproblemen visueel

‘Wie niets doet maakt geen fouten’, al is dat de grootste fout op zichzelf… Van zodra je op een productievloer start met het produceren van eender welk onderdeel ontstaan er talloze opties om fouten te maken. Door elke processtap grondig te analyseren, vanuit risicodenken  (LINK: zoveel mogelijk foutkansen weg te werken, duidelijke instructies op te maken en medewerkers goed op te leiden, kom je al een heel eind.

Lees meer
Blog Continu verbeteren is een doe woord

Continu verbeteren is een "DOE"-woord!

Iedereen heeft het begrip "continu verbeteren" zeker al eens gehoord maar waar draait het nu eigenlijk om? Wat wil dat zeggen, "we moeten continu verbeteren"? En is dat wel altijd het geval?

Lees meer
Cover photo symbol

De libel als Lumeron-symbool

Af en toe krijgen we de vraag hoe we aan onze Libel komen als symbool. Daar zit zowel betekenis als een leuke anekdote achter

Lees meer