Management review, een verplicht nummer?

Januari: een nieuw jaar, een nieuw begin! Januari is typisch de maand van de goede voornemens en van planningen: verspreid over het jaar worden belangrijke data vastgelegd, zoals de data voor de interne audits, eventuele externe audits, maar ook de datum voor de management review.
Dit moest immers sterk op voorhand gepland worden, vermits dit met een aantal zéér druk bezette mensen plaatsvond.
Ik spreid graag de risico’s, dus plande ik steeds een 3-tal data in de periode nov - dec – jan en legde die vast in de agenda’s van het management.

Juli – Augustus: De auditkalender zit nog steeds op koers en ik pols eventjes hoe het zit met de data voor mijn management review. Niet totaal onverwacht, valt er al één van mijn data uit de boot. Ik spreek onmiddellijk een nieuwe datum af. So far, so good.
Sept – Oktober: Toch nog eens navragen of de data voor de management review nog voor iedereen OK zijn…. Neen dus, voor 2 personen is er nog slechts 1 datum mogelijk, die echter niet meer beschikbaar is voor een 3de persoon. Opnieuw 3 data vastgelegd voor de management review.
November: Navraag of de data nog OK zijn? Euh, welke data? Oei, neen, er zijn opnieuw wat wijzigingen nodig. Dit is nog steeds geen probleem, dus plannen we de data opnieuw in.
December: In deze maand kan de management review echt niet doorgaan… einde van het jaar… dit had ik toch wel moeten inzien… Inderdaad, daarom ook de data in Januari
Januari (jaar x+1): Volgende week zitten we samen: is dit nog OK voor iedereen? Neen dus, herplanning naar Februari
Februari (jaar x+2): sorry, het gaat ook deze maand niet lukken…
En dan kwam het ultimatum dat ik nooit wil gebruiken, maar toch verplicht werd om te gebruiken: In de 2de helft van maart is er een externe audit en tegen dan moeten we de management review gedaan hebben….
Maart: de management review vindt plaats!!!
​
Is dat een hieperdepiep hoera moment? Herkenbaar ook bij u?

Neen, absoluut niet. Ik heb dit dan ook gezegd aan het toen heersende management. Als men het nut van een management review niet inzag, dan hoefde het niet voor mij en was ik ook niet van plan om die management review uit te voeren. Ik wou dat de toegevoegde waarde van die management review duidelijk was voor iedereen, zodat dit enerzijds als een beoordelingsinstrument van het afgelopen jaar kon dienen en anderzijds als een werkinstrument voor volgend jaar kon dienen.

Daarom begon ik de meeting met het uitleggen van het nut van een management review:
In het kort komt het er op neer dat je jouw organisatie en het bijhorende QMS eens onder de loep neemt – je bekijkt wat er het afgelopen jaar, op diverse vlakken, is gebeurd, je bespreekt hoe de dingen werden aangepakt, je behandelt ook potentiële risico’s en problemen… je maakt een uitgebreide evaluatie van de bestaande manier van werken en dus van het QMS. En dan bekijk je wat er beter kan naar volgend jaar toe, je stelt een aantal doelstellingen op, je brengt tekorten in kaart die je in rekening moet brengen omwille van een veranderende markt, je maakt afspraken met het management over hoe het verder moet en je legt die vast.
Toen ik klaar was met mijn introductie over het waarom van de management review, vroeg ik hen of ze hiermee wilden doorgaan en waarom: wat elk van hun hieruit ging meenemen…

Er viel opnieuw een momentje van stilte, wat geschuifel op de stoelen en toen nam onze COO het woord en … waren we vertrokken!
Ik heb nog nooit zo’n productieve vergadering gehad als toen!

Ik heb achteraf naar die vergadering gerefereerd als het concept “management review -  the next level”

Waarom is de management review sindsdien zo succesvol én op het geplande tijdstip verlopen?
Het was hen enerzijds duidelijk gemaakt wat het belang was, wat hun rol was in het proces (ze waren beslissende factoren) en wat de impact voor het bedrijf zou zijn als dit alles zou wegvallen…. Anderzijds hadden zij het volledige beslissingsrecht in handen: willen jullie verandering? Zijn jullie nog steeds tevreden over onze huidige manier van werken (en dus van het QMS)? Moeten we stoppen, doorgaan, wijzigen, …? Zijn er zaken die jullie missen? Waarover denken jullie dat we moeten nadenken… Ze werden plots een deel van het QMS (wat ze eigenlijk al altijd waren, maar nu voelden ze zich nog meer betrokken).

Er werd gediscussieerd over de zaken die er echt toe deden en er werden beslissingen genomen die duidelijk, to-the-point en doordacht waren én werden gedragen door het hele management!!!