Hoe blaas je leven in JaarActiePlannen?

Waarom slagen we er niet in om JaarActiePlannen tot een goed einde te brengen?
Je kent het wel, bij het begin van het jaar leg je de strategische doelstellingen voor dit jaar vast. Liefst vertaal je ze ook naar de verschillende processen en/of key activiteiten.
Je doet deze oefening zeer doordacht en steekt er voldoende tijd in zodat het resultaat een duidelijk Jaaractieplan oplevert. Maar hoe komt het dan dat vele JaarActiePlannen dikwijls dode letter zijn?
Hoe komt het dat JaarActiePlannen soms maar 2x per jaar bekeken worden? (in het beste geval 3x per jaar – in het begin van het jaar, op het einde van jaar en nog ergens in het midden van het jaar)

Misschien eerst toch even stilstaan bij wat een JaarActiePlan is.
Een bedrijf bepaalt z’n missie, z’n visie en de waarden die het wil nastreven.
Het gaat z’n kritische succesfactoren bepalen en legt strategische doelstellingen vast.
Deze strategische doelstellingen worden echter niet vanzelf bereikt, deze moeten doordacht gepland en ingepland worden.
Ze moeten doortvertaald worden naar de organisatie, opgevolgd worden via KPI’s en/of andere metingen en bijgestuurd worden waar nodig.
Een JaarActiePlan is de doorvertaling van die strategische doelstellingen naar de verschillende processen en/of afdelingen toe.
Het geeft een duidelijk overzicht van wat er moet gebeuren, wie dit zal uitvoeren en welk resultaat we willen bereiken.

ZEKER EN VAST!
JaarActiepPlannen hebben een enorm grote toegevoegde waarde!
Ze creeëren niet alleen betrokkenheid bij de medewerkers doordat men zicht krijgt op welk steentje men bijdraagt bij het geheel.
Je creëert ook duidelijkheid en een houvast voor de medewerkers.
Wat wordt er van mij verwacht, waar moet ik mee bezig zijn?
JaarActiePlannen zijn dus enorm nuttig, maar hoe creëren ze beweging? Hoe blaas je ze nu leven in?

​​Allereerst: definieer acties op "korte termijn" in je JaarActiePlannen want dan creëer je beweging!
Die korte termijnacties zijn misschien maar kleine stappen, maar je hebt ze wel nodig om de grote milestones te bereiken!
Plan je enkel acties die verder in de tijd liggen, dan krijg je misschien het gevoel dat je nog heel veel tijd hebt om dingen uit te voeren en vermindert ook de betrokkenheid.
​
Op korte termijn ben je ermee bezig!

Het is niet voldoende om de acties op je eentje uit te voeren, de resultaten moeten ook op regelmatige tijdstippen besproken worden. 
Dit doe je best met jouw leidinggevende.
Bij die besprekingen ga je na of je de juiste richting volgt (zijn het de juiste acties die ik uitvoer) en of je deze acties aan de juiste snelheid uitvoert (is mijn timing OK).
De status van de gedefinieerde milestones worden besproken. (Dit zijn de milestones die in je JaarActiePlan aanwezig zijn)
Zorg er wel voor dat dit niet “ad hoc” gebeurt, maar dat dit structureel ingepland is.
Tip: plan dit op voorhand in de nodige agenda’s in!
​
Alleen zo bewaar je de juiste focus. Het is immers noodzakelijk om deze zaken op te volgen!

Nog een voordeel wanneer je de acties in de JaarActiePlannen regelmatig opvolgt (maandelijks bijvoorbeeld); je kan bijsturen wanneer het nodig is!
Eerst moet je nagaan waarom een resultaat niet succesvol was, wat de oorzaak hiervan is.
Daarna definieer je de nodige acties om die oorzaak in het vervolg te vermijden, je wil immers niet 2x in dezelfde valkuil trappen!

Je doet dit elke keer je ziet dat je resultaten niet het beoogde doel bekomen.

1. KT acties plannen
2. De acties uitvoeren
3. De acties zichtbaar maken door de resultaten ervan te bespreken
4. Begrijpen waarom je succes boekt of waarom niet
5. Stuur bij waar nodig

En begin opnieuw!
(Klinkt dit je bekend in de oren? Tip: PDCA!)